原来报销还能这样玩！把 “遭人烦” 的报销，玩成了行业标杆案例

• 填单、审批、到账，走完报销流程动辄一个月，员工怨言不断，财务部成了 “抱怨中心”；

• 推行新系统时，其他部门嫌麻烦、不配合，指责财务 “故意刁难”；

• 财务人员深陷票据核对、流程协调的琐碎工作，不仅效率低下，还常常吃力不讨好。

作为财税人你是不是深有同感？但其实，突破困境并非无迹可寻。通过一套科学且行之有效的方法论，不仅能突破重重阻碍，还能收获超乎想象的成果。

今天就来分享我们是如何将难题逐个击破，让财务费控系统成功落地，并创造卓越价值，还荣获“未来财务先锋创新奖” ，在近百家评选企业中脱颖而出，被《哈佛商业杂志》收录为实践案例。

01

精挑细选，锚定理想伙伴

收集 “敌情”，筛选优质供应商

在选择财务费控系统供应商时，我们深知 “货比三家” 的重要性。广泛与多家供应商沟通，深入了解他们的产品功能、技术实力、服务质量以及价格体系。从系统的稳定性、易用性，到是否能满足公司个性化的业务需求，再到售后服务的响应速度，每一个细节都不放过。

前几家供应商都是销售和技术组队来访，到了最后一家北京合思只来了一个年轻小伙，当时我心里打鼓，“这么年轻能行不？”没想到年轻的销售顾问，对我们提出的技术问题对答如流，还现场在系统中演示实现效果，结束时还给我们申请了演示系统，报价也非常有竞争力。沟通结束后我们领导感慨：“不愧是首都来的顾问，水平就是高！”通过多次沟通比较，最终筛选出性价比高且符合公司要求的软件供应商，为项目的顺利推进奠定了坚实基础。

02

借势而上，赢得关键支持

获取领导站台，深挖价值痛点

在项目启动会中邀请领导站台，一个项目想要顺利开展，离不开高层的支持。通过领导的介绍让各部门了解启动财务费控系统项目的原因、背景以及预期能带来的重大意义。通过数据和案例，深入挖掘公司在费用管控方面存在的痛点，报销周期长导致员工不满、费用支出难以获得实时数据等问题。介绍新系统将如何解决这些问题，为公司带来降本增效、提升管理水平等价值。有了领导的这把 “上方宝剑”，项目推进便有了强有力的后盾。

03

未雨绸缪，夯实项目根基

兵马未动，粮草先行

项目启动会当天，我们与合思项目负责人迅速制定详细的项目进度表，从基础配置、环境搭建，到接口开发，每一个环节都明确责任人和时间节点。就像建造一座高楼，只有打好坚实的地基，后续的施工才能顺利进行。我们提前规划，确保每一项工作都有条不紊地开展，为系统的顺利上线做好充分准备。

04

苦练本领，提升专业素养

财务内部修炼内功

在系统上线前，财务团队深知打铁还需自身硬的道理。我们组织内部培训，让每一位财务人员都能熟悉系统的操作流程，熟练运用各项功能。在这个过程中，难免会遇到各种问题和矛盾，但我们坚持内部消化，通过团队协作、互相学习，逐一解决问题。经过不断的学习和实践，财务团队成为了系统的 “行家里手”，为后续指导其他部门使用系统积累了丰富经验。

05

小步快跑，积累实践经验

试点运行，开展局部战

为了降低全面推广的风险，财务总监建议采取了试点运行的策略。财务部门人员深入到每个部门进行现场指导操作。在试点过程中，我们及时收集反馈意见，发现问题并迅速解决。宣传新费控系统的简单操作，“只要你会京东、淘宝购物，这个新系统就会操作！”通过局部的 “实战演练”，不仅让我们对系统的运行情况有了更深入的了解，也为后续的全面推广积累了宝贵的经验。

06

重点突破，带动整体推进

擒贼先擒王，攻克部门负责人

部门负责人在团队中具有重要的影响力，新系统在集团各部门试运行一周后，我逐个与部门负责人沟通，详细介绍财务费控系统的使用方法和审批流程，了解他们在试运行过程中的体验和意见。通过耐心的讲解和优质的服务，获得了部门负责人的认可和好评。有了他们的支持和带头使用，其他员工也更愿意接受和配合新系统的推广，起到了事半功倍的效果。

07

广而告之，打造极致体验

全员推广，展现系统魅力

为了让全体员工都能了解和熟悉财务费控系统，我们录制了一系列简单易懂的小视频进行推广宣传。趁着公司年会的契机，组织分公司进行现场培训。在培训过程中，我们分享集团试运行的情况，展示各部门的好评反馈，让大家直观感受到新系统的优势。同时，我们还准备了 “惊喜环节”，让同事们提前准备好发票，现场教操作、现场提交报销，财务准备好银行Ukey，实现快速实时到账。极致的报销速度让员工们切身感受到了新系统的便捷，赢得了一致好评。

08

行业认可：从实践到 “未来财务先锋”

首届“未来财务先锋”评选历经案例征集、线上调研、终审会等环节，从近百家企业中脱颖而出。我们的费控系统，凭借在行业领先、创新赋能、价值放大、实施赋能等维度的突出表现，荣获“未来财务先锋创新奖 ”。

评选中，北大计算机学院教授陈钟提到财务数字化转型更深入，企业积极推动业财融合，我们的项目正是这一趋势的典型实践 ，同时我也分享了借助数智化工具优化报销流程的经验。

颁奖时，《财经》杂志主编何刚嘉宾对 “未来财务先锋” 提出专业能力强、具全局前瞻视野等期待，我们的项目从解决实际财务难题出发，通过系统落地让报销体验从 “被抱怨” 到 “获赞扬”，既展现专业能力，又以数字化手段推动业财协同，契合奖项对财务人突破传统 “算账” 角色、赋能企业经营的要求 。

09

柔性引导，激发自主选择

非强制可选择，让员工主动拥抱改变

在推广过程中，我们没有采取强制手段，而是给予员工自主选择的权利。员工既可以选择按新的方式在系统提交报销，也可以按照原方式手工提交。但我们明确告知，原方式的报销时间和原来差不多，需要一个月左右，而新系统能实现快速到账。

通过前期打造的极致体验，员工们纷纷选择新的报销方式。此外，我们还在系统中启用信用管理，督促员工按时提交纸质发票，每一次不按时提交扣5分，低于85分取消先行支付待遇，只能见到发票后才能报销。这一举措让大家都非常珍惜自己的信誉，进一步保障了系统的有效运行。

10

死磕技术难关，破解接口困局

当财务费控系统进入全员实施阶段，看似平稳的运行却暗藏危机 —— 机器人凭证接口频繁出现异常。凭证接口作为财务数据流转的 “生命线”，一旦出错，不仅会导致报销流程停滞，更会引发财务核算的连锁反应。那段时间，系统报错提示如同密集的警报，不是机器人罢工了，就是系统数据有误，每天的心情就像过山车。

为了攻克这一难题，我和同事开启了长达半个月的 “技术攻坚战”。每天与第三方开发团队召开 “战地会议”，从接口日志排查到数据库字段校验，从服务器负载监测到程序代码比对，每一个可能的故障点都不放过。紧盯系统运行状态，详细记录每一次报错的时间、类型和触发场景。

功夫不负有心人，经过无数次数据比对和代码调试，终于把机器人调教听话了，服从指令安排。这半个月的日夜奋战，终于换来了系统的稳定运行。

11

经验共享，照亮同行之路

凭借财务费控系统的出色成果，我们迎来了两波不同行业的客户前来考察交流。会议室摇身一变成为 “经验分享课堂”，我们介绍了系统在费用管控、流程优化、信用管理等模块的应用场景和项目落地过程中的 “踩坑” 经历与应对策略。

从供应商选择时容易忽视的技术扩展性问题，到跨部门沟通中可能遭遇的抵触情绪化解方法；从试点运行阶段的数据校准要点，到系统上线后接口维护的注意事项，每一个细节都结合实际案例进行讲解。一位前来考察的财务总监感慨道：“你们分享的这些经验，就像给我们的项目装上了‘避坑雷达’，少走了很多弯路！”

在交流过程中，我们深刻体会到，财务人的价值不仅在于解决自身企业的难题，更在于通过经验共享，帮助同行共同进步。当我们看到同行们认真记录的笔记，听到他们充满感激的反馈，心中涌现出来成就感自豪感，人生没有白走的路，没有白吃的苦，所有的付出都会以另外一种形式反馈给你。

12

成果斐然，树立行业标杆

通过这一系列的方法和措施，我们成功实现了财务费控系统的全员使用。实施后，报销时间由一个多月缩短至3.5天，集团备用金下降 60%，该项目更是荣获未来财务先锋创新奖，并被收录于《哈佛商业杂志》案例库。这不仅是对我们工作的高度认可，也证明了只要运用科学的方法论，财务难题都能迎刃而解。

我们的实践，也为行业提供了可借鉴的样本。正如合思创始人兼CEO 马春荃所言，未来财务人需被数字化赋能，我们通过费控系统落地，让财务能力释放到企业经营各环节，推动业财融合更紧密。

每一位财税人都应保持空杯心态，主动拥抱变化，不断学习新的知识与技能，探索财务领域的更多可能。

作者 | 高玲

转自公众号：人间哆啦A梦

精选文章

优秀实践在这里

行业洞察在这里

加入我们在这里