我和刘同学都超爱的一种习惯～

喵～大家周四好呀～

上周推文中有提及我和刘同学都超爱写文档，装修房子和设计师沟通会写文档，提修改意见会反馈文档，连找摄影师约拍都会写文档……评论区有小伙伴提到说想看文档怎么写，于是这周我来更新啦～

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写文档真的是一件超治愈的事

我跟刘同学有一个共同的“爽点”，就是看到别人把自己的想法一一落地，这个过程比亲自去干活儿要爽多了。就好像你在头脑中画了一幅蓝图，有人帮你把它变成了现实。

我俩都是追求极致效率的人，无论工作还是生活，遇到问题通常不会马上动手解决，而是会先花一些时间来思考几种方案，再看哪个方案是最优解（人力、物力、时间综合最优）。小到春节贴春联这种事，两个人都能从剪胶带开始做成一条迷你流水线。当然啦，我们更不能忍受无效沟通、返工，以及大量修改。

因此，我们拜托他人做一件事，会通过前期尽可能全面地提出自己的要求，并且充分确认对方理解了我们的核心诉求，才开始正式动工。

比如说，前段时间找摄影师约拍照片，我给摄影师写了一篇文档（第三部分会具体展开），包括我们想要传达的感觉、情绪，还有我们俩各自最适宜的角度。见面正式开拍之前，化妆的时候，我就会看似闲聊地问摄影师：你觉得我们拍什么样的风格适合今天的场景呀？你觉得我跟我老公各自什么角度比较好看？其实就是确认，她有没有理解我在文档中传达的要点。

比如说，开始装修之前，我俩写了一个长文档给设计师，包括图片示例，每个房间我们希望做成什么样，哪里摆放什么东西。在他出图之前，我们双方在现场碰了一次面，我会让他复述几个后期修改起来会很麻烦、最好一步到位的关键点，确保他理解了我们的意思。

这个应该算是我长期做乙方的工作习惯吧……如果没有在前期跟甲方确认清楚的话，一旦开始动工，他们总会讲“不合适”、“不满意”，要反反复复改策划、改流程、改稿子，来回几次双方都很崩溃。所以我跟客户沟通，通常都会在项目开始之前向他们提一些关键问题，确保我收到的是真正的需求。这么多年了，等到开始执行，极少会出现反复修改的情况，大部分情况都是直接通过或者修改1次就通过。

等到我需要找别人完成任务，自己是甲方的角色了，我也会超级清晰地告诉别人我的需求是什么。

我俩非常享受写文档这个过程，通常都是我来完成文档的主体部分，刘同学再修改一些细节。我会觉得配图、画图例之类的事情比较繁琐，通常这些由刘同学来做。

开始构思文档的时候，我们想要的那个场景，已经在随着一个一个字敲进电脑的过程中落地了。

我在给装修设计师写文档的时候，头脑中是一副完整的“未来的家”的5D画面：我在客厅跳舞，猫咪们在房间里追逐奔跑，刘同学在厨房哼着小曲给我烤小饼干，屋子里弥漫着黄油的香气……我只是把头脑中的画面通过文字记录下来。即使当时面对的房子还是前业主离开时的样子。

我在反馈修改柜子文档的时候，想的是这面柜子的哪一层会装什么东西，摆满格子之后长什么样……我把一件件心爱的、颜色各异的衣服挂进去，像欣赏橱窗里的商品一样欣赏衣柜的感觉。我只是带着这种感觉，用文字记录下来，某块板子到另一块板子到间距有多少厘米。

写文档还有一个好处，就是后期可以重复用。比如去不同的城市找不同的摄影师约拍，稍微改改就好了，基本可以一次写完，用好几年，减少大量沟通成本。

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写好的文档怎么使用

有一篇前情提要，错过的同学一定要先去看：《》，讲的是怎样找到合适的人，无论是招员工、家政阿姨、剪头发的Tony老师、约拍摄影师、收纳师……只要不是自己干活儿的场景都适用。这件事非常非常重要！！！因为你得确保这个人能把你的想法落地，下一步才是通过文档来沟通；要不然费劲吧啦地写了一堆，发现对方看不懂也get不到你的意思，那真是emmmm。

考虑到对方“理解标准”到“按照标准执行”还有一定的误差，我们通常会要求先做部分让我们看一下效果。比如，先拍一两个场景的照片，让我们确认下是不是想要的感觉，是的话再接着拍。修图先返回1-2张给我们确认，再继续完成后面的。

就像是我在工作中，假如客户要100篇稿子，我会先给他10篇看一下，是不是他们想要的风格。确认没问题，再继续安排小伙伴来写。假如一个项目执行周期是一个月，我会先做三天让客户看下效果，确认没问题再完成后面的部分。

人是一个整体，很难把工作和生活完全分离，生活中随处可见都是工作习惯啊～

然后，放心地交给你拜托的那个人去做就好啦～

3

怎样写沟通文档

和《》中第一点一样，无论你写文档是给谁看，都要先清晰一个问题：我想要什么？

如果这一点不清晰，无论对方做成啥样，你都会觉得“总是差点意思”。实际上是你也不知道自己想要什么，或者想要的一些点互相矛盾，需要取舍，就会导致接下来要花大量的时间进行修改和返工。

我通常会在文档的第一部分列出我想要什么。就像是一家企业的价值观一样，具体的工作流程细节很难一个不漏地枚举，但可以通过企业价值观来作为工作行为准则。

举例：

写给摄影师的文档，我会在开头用加黑加粗字体标明：

我们希望通过镜头记录自己真实的状态。我们更看重画面捕捉到情绪自然流动的感觉，拒绝“美而假”，拒绝浓妆、影楼风、过度精修。

写给装修设计师的文档，我会在开头写：

我们想要一个简洁、大气、温馨的家。希望屋子的空间看起来视野开阔，没有过多的开放格子，以及冗余的摆件和家具。家中有四只猫，所有空间设计需要考虑到猫人共处的情形。

如果是我在乙方角色，跟客户沟通，面对丢过来的一堆物料，我通常会问客户：看到老师发来的很多植入点啦，可以跟我说下，这次传播最重要的是想表达什么吗？

接下来通常会按场景写两部分内容：我希望有的，以及我坚决不要的。

例如，写给装修设计师的文档，我会在第二部分说：

我希望所有柜子都是“顶天立地”的，都嵌入到墙内，不要设计展示柜、展示架之类的地方。

家里的猫会开柜门，打架的时候也会撞上柜门，因此不要使用反弹器。

角落里容易聚集猫毛，希望屋子平整好打扫，不要有犄角旮旯容易藏灰的地方。

例如，写给摄影师的文档，我会在第二部分说：

我们希望更多真实互动中的抓拍，减少摆拍。

我们都是普通人，都有拍摄死角，我的左半侧脸会比右半侧脸好看，希望镜头多从左侧拍摄；我的死角是90度侧面，希望能够规避这个角度。我老公的拍摄死角是非常正的正脸，证件照那种，他只要稍微带一点角度都会好看很多，希望避免他的全正脸。

找到了专业的人，对方会出于过往习惯给到一些规划和建议，但TA永远无法替代你做使用的那个人。所以有的时候，一些情形考虑得没有那么周到，还需要进一步沟通。

例如我们装修的设计师，一开始被我“嵌入式”的思想影响，把钢琴也嵌入了一面墙中。但上方空间被遮挡会影响到琴的共振，进而影响音色；而且调律的时候需要拉出来才能打开顶盖，调完再推回原位，这样音就不准了。以后我是有可能换表现力更高的琴的，如果严丝合缝嵌入，后期就没有升级空间了。

所以在改图的时候，我就让他换掉了这个设计，钢琴靠着墙边放就行。

例如，我们前两年找过一个摄影师，大部分拍摄底片我们都非常满意，但是有一类姿势基本都只能按照废片处理。就是她很介意我比刘同学个子高一点，我当时那组妆造刚好穿的是及地长裙，可以把脚盖的严严实实的。所以我俩很多合影都是让我半蹲拍摄的。但是蹲只能改变高度差，改变不了身材比例，我的胳膊还是很长，腰的位置在照片中也靠下，整体效果看起来非常一言难尽……

所以后来我们把这次经验整合在了“千万不要”那个部分，“千万不要我半蹲我老公站的姿势”。

你看，这种就属于“只有使用者才知道”的点。

第三部分我会写一些非常具体的示例，方便对方去落地。

例如写给装修设计师的文档，我们从《小家越住越大》这本书中截了一些图，表示需要这样的改造；也从社交平台上找了一些其他博主发的图，表示我们就希望这样的效果。

比如说我们所有柜子都想要嵌入墙的效果，其实户型方正的话，没有那么多严丝合缝的墙可以藏柜子。所以我们用的策略是把墙多砌出来一些，或者移动卧室门的位置，刚好门后的墙到侧边墙的深度就够柜子深度了。但这个用语言描述想象就容易有偏差，不如直接画张图讲怎么砌、怎么挪。

比如说我家那个餐边柜，通常情况下设计柜子是不会这样打板子的。一般都是大格子，间距不会这么近。这种情况下我们就得用PPT画个简笔画来说明了。（这个配图是实景拍摄然后转成手绘风格的，当年沟通用的PPT简笔画）

当然啦，如果你想要我家同款餐边柜内部设计，把上面这张图贴上就行。

这样，整个文档从整体，到局部，到细节就写完啦～不用担心对方记不住重点，毕竟咱们第一部分是“指导思想”。有啥担心遗漏的，把自己放在场景中想象一下使用时候的画面，再看看有啥没写全的，补上就好啦。

我们下周四14:00见～

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