从AI到清单，效率提升的另一种可能

在快节奏的现代工作中，效率提升是每个职场人士的追求目标。尽管新兴技术如AI不断涌现，但有时候，最简单的方法却能带来最显著的改变。本文将探讨如何通过清单法这一古老而实用的工具，解决工作中常见的效率瓶颈问题。

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不知道你是否有这样的困扰？

每周总有那么一两天，工作如潮水般涌来，不断插入的事项，让你的效率如同逆水行舟，难以提升。

每次与客户交流需求，总有些细节问题如同漏网之鱼，让你不得不反复沟通确认，不仅浪费了时间，也影响了客户对你的专业信任。

每当重大项目迎来关键时刻，总有一两个问题如同不速之客，让你措手不及，原本应如丝般顺滑的上线过程，却每每拖至深夜，成为一场与时间的较量。

每次跟伙伴向你提需求时，都对你的产品规划有不同见解（甚至是评判和质疑），让你感觉自我的原则和标准受到挑战，而直接与对方进行“对战”。

如果你有此困扰，建议试试清单法——简洁高效，助你梳理工作，提升效率。

无知之错 VS 无能之错

阿图·葛文德在《清单革命》一书中，提到人会犯的两类错误：无知之错与无能之错。

第一类是无知之错。它是因为我们没有掌握相关的知识，导致无法有效解决问题而犯的错，属于可被原谅的错误。随着科学的进步以及知识体系的健全，我们会不断减少这类错误。比如航空载人火箭发射失败，或自然灾害所造成的损失，或癌症致死等。

第二类是无能之错。它是因为我们虽然掌握了相关知识，却没有有效运用好它们而犯的错，属于不可被原谅的错误。比如医护人员因疏忽导致病人感染，或高楼大厦因设计或施工问题而倒塌，或重大项目因需求有误或决策草率而废弃等。

比如书里提到一个例子：在ICU病房里，每个病人平均24小时需要接受178项护理操作，但每一项操作都充满风险。即使医护人员的操作错误率是1%，也意味着每位病人平均每天要承受2次左右的误操作，而这些误操作就属于无能之错，属于不可被原谅的错误。

作者也给出了解决方案。即将每一项操作的完整步骤细化并编制成操作清单，要求医护人员严格按手册中的清单步骤执行，从而最大限度减少无能之错。

举个例子。

我们在办公楼的洗漱间，经常会看到保洁阿姨的两张关键清单。

第一张清单：流程标准化清单。它详细定义了每个清洁步骤、执行时间及质量要求，使清洁流程可复制、不依赖于个人自主性。

第二张清单：执行与签到清单。为确保标准流程的落地，制定每日工作内容清单及对应的检查确认清单，方便跟踪和监督。

清单的妙用不局限于此，产品经理日常工作中，通过清单提升工作效率的场景，绝非少数。比如每日工作任务、上线工单、项目进度清单、需求清单等等。

案例1：如何通过清单，让每天繁杂的产品工作井井有条？

作为 SaaS 产品经理，我的时间宝贵。据统计，每周约有 40% 的工作时间被各种咨询和事务性工作占据。

为避免被杂事牵着走，我采用“滴答清单”来管理日常事务。每天上班第一件事，就是将所有待办事项，包括解决方案咨询、产品规则梳理、需求排期、人日评估、产品规划与设计等，统统列入清单，并按优先级排序。

根据我的统计，使用“滴答清单”后，我处理事务性工作的效率提升了 30%以上。其原因就在于：

一是减轻记忆负担。脑容量有限，把对应事项清单“挪到”滴答清单后，每次专注于当前事项即可；

二是判断优先级。每次开始一项事项前，都可以跟清单里的其他事项进行优先级比较，优先选择更高优先级的事项；

三是有成就感。每次完成一项任务后，立即划掉，享受每次的小小成就感。尤其是到了晚上，看到清单上全都是勾，心里别提多爽。当然，我并不追求100%完成率，因为每天30%事项不在计划内是SaaS产品经理的常态。

案例2：如何通过清单，有效解决项目排期与进度同步问题？

作为一名SaaS产品经理，面临着快速的需求增长（每周新增需求超过 10 +条，同时，每周有 3-5 人与我沟通需求）。为了集中管理这些需求，我会引导大家将需求提交到需求池，进行统一的评估和规划。

当你“拒绝”对方，让其将需求提至需求池，对方可能会“挑战”你：“这个需求很合理，一直不排期，那你们在做什么呢？”

当被问及“为什么不做这个需求”时，我会解释我们有统一的需求处理流程，并且会根据需求的价值和紧急程度进行排序。

当被问及项目进度时，我会提供公开的项目清单，包含每个项目的进度更新，方便所有人查看。

通过这些实践，我发现将需求池和项目进度公开透明，不仅提高了团队的工作效率，也增强了与其他部门的沟通和协作。

案例3：如何通过清单，提升中大型项目上线成功率？

刚刚进入SaaS行业，每次中大型项目上线时，由于研发、运维等部门间沟通不充分，经常出现上线时间顺序错乱或上线内容遗漏的情况，导致上线失败甚至回滚。

后面我们就做了一个流程优化。即：

一是研发提交上线清单：每次上线前，提前1小时，研发明确上线内容、具体事项及预期时间，形成对应上线清单文档；

二是运维二次确认： 上线当天，核对上线清单文档，确保准确无误后才开始上线。

该流程实施两年多以来，成功避免了因上线内容遗漏或时间顺序错误导致的回滚问题，显著提升了上线成功率。

在追求更高效率和更佳生活质量的征途中，我们往往被新兴的生产力工具和方法所吸引（比如AI人工智能）。

然而，在这个过程中，我们有时会忽视一些最基本、最直观的策略。比如清单法，就是一种被低估了的能力。它不仅仅是一种记录工具，更是一种思考和组织的方式。

正如“拿着锤子找钉子”的故事所启示的，我们有时过于执着于复杂的解决方案，而忽视了简单有效的方法。

正所谓“好记性不如烂笔头”，通过使用清单，我们不仅能够提高效率，更能够在忙碌的生活/生活中找到快乐和成就感。

本文来自微信公众号：产品方法论集散地，作者：邢小作

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