一文学会：工程函件管理指引！

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工程函件概述

1.工程函件定义

工程函件，是指在建设施工活动中，为了传递通知、要求、提示、证明、批准、决定等信息，一方主体向另一方发出的以工作联系单、公函、整改单、通知单等为载体的书面文件形式。函件是建设施工活动中各方沟通的主要方式，也是合同管理工作的重要内容，合同各方在来往函件中的承诺对各方有同等的约束力。为此，准确地书写工程函件是从事建筑工程活动的基础，也是合同管理的主要手段。

实践中，工程函件的载体形式主要包括工作联系单、公函、整改单、通知单等，发函主体包括业主、总承包、分包、供应商等参与建设施工的合同各方。鉴于公司所属项目函件管理的基本情况，本指引中的函件是指公司作为工程总承包向包括业主、分包、供应商等其他各方发出与回复的工程函件，并主要以工程联系单为例进行示范。

2、工程函件的特征

2.1、语言简明

从文体方面来看，工程函件具有简洁明快的特点。工程函件的制作与发送并非无的放矢， 其目的在于事实的确认、传递某种指示、要求等。尽管几乎所有函件都会对相关事实予以援引，但为了收发双方能够尽快形成共识进而实现函件的目的，事实的描述就必须映射在双方所共同认可的维度之内，因此，工程函件中对于事实的描述多采用“时间+主体+行为+结果”的文体结构，提纲挈领，言简意赅，避免引起收函方的任何歧义。

2.2、对象指明

从发函对象来看，工程函件是一种对象确定、指向明确的非公开性工程文件。工程函件是各方就问题、争议、分歧进行有效沟通协调的载体，函发对象与问题的沟通对象有着一致性，发函时可根据问题的特点、合同约定、工程惯例及经验综合考虑，谨慎选择函发对象。例如，遇有业主指定分包施工过程中存在安全隐患，承包商在查实相关问题的基础上，应当立即向责任分包发函指明安全隐患并要求其尽快整改，同时也应抄送业主及监理， 厘清我方责任， 要求其协助解决。

2.3、感情分明

函件的目的在于沟通解决问题，鉴于建筑市场买卖双方地位差异，工程函件在起草时应当感情分明，慎重措辞，以确保函件的沟通效率。在向业主发函时，应依据充足、要求明确、表述委婉，慎用“责任”、“承担”、“损失”等词语，多使用“原因”、“按照合同应当”、“请”、“以免”、“影响”等，以营造良好的沟通氛围。尤其是涉及索赔时，应采用“先认责， 后索赔”的方式，步步为营，分项确认。在向分包发函时，应当在函件中说明责任及损失，并规定严格的整改时限，以督促尽快解决问题。

3、工程函件的重要性

3.1、交流工具，沟通桥梁

工程函件是建设施工活动中的基本沟通工具。各方主体主要藉此明确施工内容，以合理部署安排施工计划。众所周知，建筑工程工作量浩大，涉及面广，即便施工进度计划、方案等考虑周密、设计详尽，也不可能完全做到算无遗策。这时，就需要根据现场实际及时向合同各方反馈施工状况，处理施工过程中的突发状况，并对设计方案提出可行的优化建议，以满足施工现场管理的需要，而函件就成为合同各方进行互通有无的首选。

3.2、明确费用，支撑结算

一般而言，建设施工合同与分包合同对施工范围、工期、质量、安全等会做出事无巨细的规定，而工程的对价也是在此基础双方协定。但施工过程千变万化，一方面，由于勘察、设计、现场环境、政策等多方面主客观原因，实际施工内容及风险很可能会游离于合同既定范围之外，这些额外成本费用及风险亟需相关方确认；另一方面，补充协议固然是将额外内容纳至主合同范畴的首选，工程项目也不可能“一事一签”，且补充协议往往需要经过洽商、谈判、评审、签署等一系列流程，这是急如星火的项目现场所等待不起的。为此，我们亟需利用函件将合同外事项予以确认，明确相关的费用及责任，以支撑后续结算，保障公司权益。

3.3、厘清责任，保障权益

某些类型函件是合同约定的相关方权利主张的必要构成事项。譬如，《建设工程施工合同(2017范本)》规定，承包人应在知道或应当知道索赔事件发生后 28 天内，向监理人递交索赔意向通知书，并说明发生索赔事件的事由，若承包人未按上述要求发送，则面临失权风险。此外，针对施工现场与地勘报告不符、政策文件发生变化、图纸设计存在漏项等突发情况，也需要通过函件与业主、监理进行沟通，厘清我方责任，为后续索赔埋下伏笔。缘此，惟若借助函件积极沟通，才能有助于诚信履约，推动项目维权创效！

工程函件起草

1、事实充分，全面准确

起草、审核函件之前须对相关的事实内容进行全面了解，对事实的起因、将导致的后果以及各个事实之间的关联有全面准确的了解。在起草函件时，对事实的描述需要准确，避免使用不确定的事实，避免编造事实。

2、目标明确，有的放矢

发函之前须明确发函的意图和目的，出现在函件中的每个字、每句话原则上都是要为这个目的而服务，避免函件缺乏目的性。同时，在事实的选择上也需要有针对性，对于实现目的无关的事实，可选择不体现。

3、逻辑严密，条理清楚

在起草函件时，需要厘清各个层次之间的关系，避免因果倒置等逻辑上的问题，尽量做到层层递进，脉络明晰。如遇到事实和关系比较复杂的事项，宜分条、分段来描写和论述，可以采用“第一”、“第二”、“第三”和“首先”、“其次”、“最后”词语。

4、详略得当，重点突出

写作时要合理安排篇幅，要明确哪些内容是函件的重点，不必面面俱到，尽量短小精悍。

5、书面用语，简明扼要

函件起草时需要避免两个极端——过口语化和过渡修饰。工程函件由于专业性强，函件的书写须使用书面语言，注意专业名词的使用；同时在函件中也要避免

过多的修饰性词句，以免显得拖泥带水不够简洁明了。

6、明确要求，结尾有力

在函件结尾部分，需要体现我方结论或要求，可以使用“请贵司确认 XXX”“请贵司尽快 XXX”“XXX 须由贵司承担”等祈使句明确我方的诉求。

7、有礼有节，不卑不亢

函件中要体现出一定的“风度”，函件中需要恰当使用谦辞敬辞，体现礼貌，以便中和函件内容双方可能出现的摩擦。但是，礼貌也需要有分寸，不宜贬低自己或过于谄媚，避免失去对方的尊重。

8、着眼全局，拆分目标

注意各单个函件之间的联系，做到前后呼应，至少应做到不前后矛盾。在遇到比较复杂的问题的时，不用刻意追求在一份函件中解决或说明全部问题，可以将某一事项分解成几步，使发函对象容易接受或者减少警惕，最终使关联函件组成一个闭合的链条。

工程函件收发技巧

1、来函签收。对于来函，需要指定专人进行签收，除专人外其他人员不宜签收文件。签收时，需要写明签名日期、签收人，特别注意需要注明“仅作签收”，避免发生争议时对方主张我方已经认可。

2、对来函中的内容存在异议时，需要及时书面回复，注意合同或函件中规定的时效性。

3、发函过程中，须要求对方签收，了解签收人是否取得授权，确认签收时间是否填写完整。同时，合同中对函件送达地址有要求的，需要确认送达地址是否与合同要求一致，如不一致的需要书面确认。

4、采用邮寄方式发送函件的，尽量使用邮政特快专递，需要在快递单上面写明收件人公司全称、地址、寄件时间，尤其注意，要完整写明寄件内容，保留好回执单。

5、对于对方拒收的情形，可以使用如下方法处理：

5.1、利用邮政特快专递等方式寄送，如果发包人拒收快递，可以要求快递公司的工作人员在快件上写上“拒收”字样并加盖快递公司公章，然后然快递公司将快件返还给承包人。需要特别注意的是，承包人不要将快件拆封。

5.2、如果在合同中明确约定过邮件邮箱的，可以向收件方邮箱发送邮件。

5.3、前述方法都无法使用，也可以在公证处进行公证送达。

工程函件模板

1、工期管理类

HJMB-1-01 索赔补偿报告书

HJMB-1-02 要求工期顺延的函

HJMB-1-03 关于 XXXX 影响工程进度的事宜

HJMB-1-04 催促业主提供施工条件的函

HJMB-1-05 催促业主尽快发放图纸的函

HJMB-1-06 催促业主尽快完成作业面划分/移交的函

HJMB-1-07 催促业主尽快提供材料设备的函

HJMB-1-08 催促业主确定材料设备品牌、规格、型号的函

HJMB-1-09 关于提供的材料设备不符合要求影响工期的函

HJMB-1-10 要求确认口头指令的函

HJMB-1-11 要求业主尽快审批专业工程初步设计方案/深化设计/方案的函

HJMB-1-12 关于隐蔽工程开挖影响工期的函

HJMB-1-13 催促业主指定专业分包尽快进场的函(仍未进场)

HJMB-1-14 独立分包、指定分包未及时进场影响工期的函(已进场)

HJMB-1-15 确认业主指令、要求影响工期的函

HJMB-1-16 专项验收滞后影响工期的函

HJMB-1-17 工程款迟延支付影响工期的函

HJMB-1-18 停水停电影响工期的函

HJMB-1-19 政府命令影响工期的函

HJMB-1-20 不可抗力、恶劣天气影响工期的函

HJMB-1-21 因民扰、交通、绿化、环卫等项目的周边因素影响工期的函

HJMB-1-22 关于不利物质条件影响工期的函

HJMB-1-23 关于配合观摩检查影响工期的函

HJMB-1-24 第三方检测不及时影响工期的函

HJMB-1-25 独立分包不按时提交竣工验收资料导致工期延误的函

HJMB-1-26 工期违约金的回函

2、技术质量类

HJMB-2-01 关于业主设计变更的意见

HJMB-2-02 关于业主设计变更的报价

HJMB-2-03 关于业主设计变更引起的半成品作废的说明

HJMB-2-04 关于尽快审批深化设计方案的函

HJMB-2-05 我方原因的整改通知单回函

HJMB-2-06 非我方原因的整改通知单回函

HJMB-2-07 关于工程施工优化建议的函

HJMB-2-08 提醒业主尽快提供施工条件的函

HJMB-2-09 提醒业主尽快完成作业面划分/移交的函

HJMB-2-10 提醒业主尽快提供材料设备的函

HJMB-2-11 提醒业主尽快确定材料设备品牌、规格、型号的函

HJMB-2-12 提醒业主尽快发放图纸的函

HJMB-2-13 要求业主尽快审批专业工程初步设计方案/深化设计/方案的函

HJMB-2-14 提醒业主尽快组织专业分包招标的函

HJMB-2-15 提醒业主尽快组织指定专业分包按时进场的函

HJMB-2-16 提醒业主尽快组织指定专业分包按时进场的函

HJMB-2-17 第三方检测不及时影响工期的函

3、安全管理类

HJMB-3-01 关于增加安全措施导致费用增加的函

HJMB-3-02 关于安全整改通知单的回函(非我司原因)

HJMB-3-03 关于安全整改通知单的回函(我司原因)

4、工程验收类

HJMB-4-01 关于过程验收申请的函

HJMB-4-02 关于竣工验收申请的函

HJMB-4-03 关于业主逾期组织竣工验收的函

HJMB-4-04 关于工程未经竣工验收业主擅自使用的函

5、费用调整类

HJMB-5-01 关于人工费调整的申请函

HJMB-5-02 关于材料费调整的申请函

HJMB-5-03 关于催促结算审批的函

HJMB-5-04 关于因政策变化费用调整的函

6、工程付款类

HJMB-6-01 催促业主支付预付款

HJMB-6-02 催促业主支付工程进度款 (月度付款)

HJMB-6-03 催促业主支付工程进度款 (节点付款)

HJMB-6-04 催促业主尽快进行工程结算审核

HJMB-6-05 催促业主支付工程结算款

HJMB-6-06 关于申请增加付款节点的函

HJMB-6-07 关于申请提高付款比例的函

7、工程保修类

HJMB-7-01 催促业主返还保修金

HJMB-7-02 关于维修通知单回复的函(非我方原因)

HJMB-7-03 关于维修通知单回复的函(我方原因)

HJMB-7-04 关于维修通知单回复的函(保修期届满)

8、分供管理类

HJMB-8-01 关于 XXXXXX 工程质量整改的函(业主分包单位)

HJMB-8-02 关于 XXXXXX 工程质量整改的函(自有分包)

HJMB-8-03 关于 XXXXXX 安全隐患整改的函(业主分包单位)

HJMB-8-04 关于 XXXXXX 安全隐患整改的函(自有分包)

HJMB-8-05 关于对 XXXXXX 问题罚款的通知函

HJMB-8-06 关于现场 XXXXXX 问题影响施工进度的函

HJMB-8-07 关于下发总承包管理制度的函(业主分包单位)

HJMB-8-08 关于临时设施/安全防护设施移交的函

HJMB-8-09 关于竣工资料报送的函

HJMB-8-10 关于催促退场的函

HJMB-8-11 关于维修的通知函

HJMB-8-12 关于委托第三方维修的通知函

因篇幅不足，以上工程函件模板内容详见：《中建工程函件管理指引》。

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