15分钟，帮你完成你的第一次时间盒管理

夜读 vol.367

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时间盒管理法不仅是一种管理时间的方法，也是一种思维方式。它通过将待办事项清单放入日历中，更好地掌控时间，更明确自己在做什么，并坚信当下的任务都是应该关注的重点。如果你还没使用过时间盒，读完这篇文章，立马就能用起来！

本文摘录自《时间盒》

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创建时间盒的目标是确保当你开启时间盒任务时，能高效地工作：快速启动、顺利进行、成功完成。

步骤1：选择要放进时间盒的任务

任何你想要做的事情都可以放入时间盒，它们来自你的待办事项清单。正如我们在第10章所提到的那样，这些清单中的任务源自你的想法、信息、会议和谈话等。

时间盒里通常可以放以下8项内容：

·　时间盒计划：指第9章描述的大约15分钟的时段，进行当天的时间盒安排。

·　任务：指你在时间盒计划环节所规划的活动，例如带孩子去公园、晾晒衣物、与女友共进午餐、撰写报告引言、审查评估报告、修改商业计划中的数字、周二晚上倒垃圾等。

·　提醒事项：联系某人、催促回复电子邮件、购买礼物等。

·　会议准备：每个即将召开的会议都应该是重要的，而每个重要的会议都应该做好准备。可以单独进行，也可以与其他参会者协作完成。请注意，会议准备通常会由特定的日程条目触发。例如，当你坐下来计划周二的日程时，发现周三的会议需要一些准备工作，那么就可以在周二安排一个会前准备的时间盒。

·　通勤：可以在你的日历中注明哪些时段你将处于通勤状态，虽然这段时间可能不太方便处理其他事情，但你可以考虑安排一些刻意选择的娱乐或学习活动来丰富这段时间，并为这些活动单独设置时间盒。我通勤时的时间盒标题通常会以“通勤/［某项活动］”的形式来命名。

·　休息或锻炼：提醒自己要休息和锻炼，并向他人表明你正在做这些事，以及何时会结束。

·　定期会议：设置定期的日程预约既合理又高效。不要因为任务提醒是自动的就降低这些会议的优先级，毕竟定期会议可能需要定期的会前准备。

·　个人事项：我们有工作和生活两部分，无论如何划分都在24小时内。因此，请将来自工作和生活各个方面的时间盒整合到一个统一的日历上。

步骤2：合并与分解任务

待办事项清单中的任务如果耗时短，可能需要合并；如果耗时长，则需要进行任务分解。

生活中存在许多琐碎的任务，例如，洗衣服、回复电子邮件或发送感谢短信，这些小事可能只需要几秒钟的时间，但会对我们的生活产生巨大的影响。然而，为这些小任务分配时间盒似乎有些烦琐。解决之道在于，我们可以通过合并或批量处理的方式，将这些小任务整合成一个大项。你可以将时间盒命名为“杂项”或“其他”，然后集中处理，并享受完成后的畅快感。

电子邮件就是一个典型的例子。许多生产力专家提倡安排一天中特定的时间来查看和回复电子邮件，以确保不打扰正常的工作流程。重要或复杂的电子邮件，需要更多的关注度，这些邮件可能值得单独分配时间盒。

在这种情况下，要为这些重要或复杂的电子邮件设置特定的标题以便于事后的记录和追踪，而不仅仅是用“电子邮件”来概括。对于剩余的电子邮件，可以通过记下时间盒开始前有多少封电子邮件，以及处理完后还有多少封，并在你处理完时在时间盒中记录这个数字，从而让这个过程变得有趣。我通常会这样记录：电子邮件[34]>[18]。行政杂事和个人事项也经常适宜合并处理（见图）。

图　关于任务安排的对比

同样，我们也会面临相反的情况：一个任务可能太庞大了。当我们面对一个令人生畏的大任务时，例如，整理车库、装饰房子、撰写商业计划书、改进网站，我们往往不知道从何着手。这时候就需要将大任务分解成更小的任务，然后给这些小任务分配时间盒，而不是一次性完成整个庞大的任务。

判断任务是否分解充分的一个绝佳方法是，你是否清楚地知道每个时间盒任务的第一步操作是什么。例如，时间盒可以命名为“清扫一楼的地面”，那么第一步操作可能是从车库里拿出吸尘器；或者当时间盒是“开具客户发票”时，它的第一步操作可能是从你的电子邮件中找到相关的发票。

步骤3：用充足的信息描述任务

创建一个时间盒只需要极少的信息，这就好像任何达成一致的行动一样，必不可少的要素是“谁”“何时”以及“做什么”。“谁”当然是你自己，这是你的时间盒，你的日历，你的责任。“何时”将在第13章中讨论。而“做什么”是标题和/或详述，它需要足够的信息才能让你高效地、毫不拖延地着手这项任务。为实现这一目标，请考虑以下几点。

命名（必填）

尤其是在使用共享日历与他人协作的情况下，给时间盒命名就变得尤为重要。你希望看到标题时，就知道任务是什么，并且这个命名最好是在你开启任务时能给你正向的激励。

选择一个有用的、能唤起情感的词，如一个技术术语、一个事件的名称、一个你能识别的具体数字。动词通常也很有效，可以带来一些积极的、适当的“行动”能量。

适合给时间盒命名的动词包括：审查、编辑、发送电子邮件、写作、阅读、总结、打电话、思考、考虑、头脑风暴、编码、计划、分析、准备、检查、验证、询问、完成、改进、说服、回复、扩展、增加、组织、策划、提出、构建、商讨、决定、发展、评估、减少、合并、综合、观看、聆听、帮助、理解、学习、发现。

详述（可选）

你很少会用到这项功能。像“参加柔术课”“整理16：00会议摘要”或“优化领英个人资料”等标题可能足以让你开展任务。如果需要更多细节，也不必非要在时间盒中详细说明；最好的做法是提供一个链接或参考来源信息，如网站、你的笔记、文档等。

色彩编码（可选）

根据第8章的理念，时间盒管理法有助于你朝着更宏伟、更有意义的人生目标前进。通过对不同类型的活动进行色彩编码，你可以一目了然地监控自己每天、每周或每月在各种活动上的时间分配情况，并决定是否调整以及如何调整这些比例。

我的时间盒分为4种类别：

·　蓝色——常规工作。

·　绿色——高价值工作。

·　黄色——休闲。

·　紫色——写作。

谷歌日历推出的“时间洞察”功能使此类分析变得更加容易（见图）。

图　谷歌日历“时间洞察”功能界面

话题标签（可选）

在第3章中，我们讨论了时间盒管理法如何摇身一变成为一个记录系统。如果你能严谨地遵循命名规则，这套系统会运转得非常高效。通过建立一套实用的个人术语分类法，只需在你的共享日历中进行简单搜索，就能轻松调出所有与“#一对一会议”“#销售机会”“#加班”和“#项目X”相关的时间盒。

表情符号（可选）

对于许多人来说这听起来很荒谬，但也可能会引起一些人的共鸣。在创建时间盒时，添加一个表情符号可以让你更轻松地进入该时间盒。

对于热衷此方法的朋友们，请适度使用以获取最佳的可持续影响。我承认我也会这样做，但并非总是如此，如 表示思考、 表示通勤、 表示遛狗、 表示接送孩子、 表示时间管理方法的重要性。

考虑到实际所需很少，大多数时间盒都可以在几秒钟内创建完成。因此，你一天内大约会创建20个时间盒，并且可以轻松地在15分钟左右完成。

图11-3是我在第一次写这一章内容时的时间盒日历，当时我正在飞越大西洋的航班上。划分整个下午的时间盒实际上仅花了大约10分钟的时间，并用虚线标注，我将其归类为常规工作。

图　作者撰写第11章时的时间盒安排

随后，我在13：45的活动中添加了足够的信息，以便了解午餐配送情况（送至45C座位）以及选择的音频娱乐内容（下载的YouTube视频）。

由于我对写作素材已经非常熟悉，而且研究与计划的内容已在之前的时间盒里完成了，因此，关于本章初稿的时间盒仅在几个不同时间段中，使用单个词语作为标题就足够了，时间段分别为14：15、14：30、14：45、15：15和15：45。

时间盒创建起来很快，创建它们本身也是值得自豪的事情。事实上，如果你使用共享日历，那么你的时间盒日历很可能会被其他人看到。即使没有人看到，这也是你的个人生产力系统。时间盒安排得越好，产出效率就越高。

让每一分钟都高效

确保当你开启时间盒时，能进行高效的工作：快速启动、顺利进行、成功完成。

任何你想要做的事情都可以放入时间盒，它们来自你的待办事项清单。

待办事项清单中的任务如果耗时短，需要合并；如果耗时长，则需要进行任务分解。

用充足的信息描述时间盒里的任务，必不可少的要素是“谁”“何时”以及“做什么”。

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