对“高水平数字档案馆认定指标”的理解

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一、高水平认定指标

近日，国家档案局办公室发布了《推进数字档案馆建设实施办法(试行)》（档办发〔2025〕3号），其中第七条指出：“符合《指标表》中80％以上指标项要求的认定为合格数字档案馆；符合《指标表》中90％以上指标项要求，且标星指标项全部符合的认定为高水平数字档案馆。”这里所说的《指标表》就是《数字档案馆建设和认定指标表》（下同），而标星“＊”的高水平指标项如下表所示（共计12项）：

二、对高水平指标的理解

上周，我们已经对“数字档案馆测评”新旧办法进行了对比，详见《“数字档案馆测评”新旧办法对比》，在本文中，笔者结合多年数字档案馆项目建设和测试辅导的经验，并对照2014版的《数字档案馆系统测试指标表》（以下简称“2014版”），简要谈谈对上述12项高水平数字档案馆认定指标的理解。

01.基础设施-机房-6：

“机房应配备视频安防监控系统、入侵报警系统和出入口控制系统等安全防范系统，各系统之间应具备联动控制功能，监控视频保留6个月以上。”

事实上，视频安防监控系统、入侵报警系统和出入口控制系统等安全防范系统在B级机房建设中应该都已经配备，2014版中也有要求，需要注意的是后面两点要求“各系统之间应具备联动控制功能”、“监控视频保留6个月以上”，这是《指标表》明确提出来的新要求。

02.基础设施-机房-8：

“机房应配备火灾报警系统，设置两组独立的火灾探测器，并与灭火系统和视频监控系统联动。”

这一指标在2014版中未提及，鉴于机房火灾预防和应急处理的极端重要性，这一指标的提出确实在情理之中。

03.应用软件系统功能-管理-35：

“具备运用人工智能、数据分析等技术辅助开展档案开放、销毁等鉴定功能，及工作流程设定等管理功能。”

AI技术的发展日新月异，现在的确到了AI赋能档案管理工作的时候了。本号也一直致力于“AI+档案”或者“智慧档案”方面的研究工作，关于AI赋能开放审核，本号曾发过多篇文章，比如《AI档案开放审核实现路径探讨》、《AI档案开放审核发展路径探析》、《“AI+档案”应用功能开发的实践历程》、《AI赋能档案开放审核：实战》等，从理论探讨到实践方法到实战经验再到成功案例一应俱全，可以为相关单位AI辅助档案开放审核工作的开展提供借鉴。

04.应用软件系统功能-利用-43：

“具备运用人工智能、数据分析等技术进行辅助编研及工作流程设定等管理功能。”

这项指标与前一项“应用软件系统功能-管理-35”如出一辙，只不过由“AI辅助开放审核”换成了“AI辅助编研”。相对而言，AI辅助编研的难度要大于AI辅助开放审核，但自由度也更大，更能充分发挥AI的能力。本号曾发过多篇这一主题的文章，如《大咖论道，智慧档案编研知识共享》、《行业垂直大模型应用在档案管理中的探索》、《DIKW模型在档案信息资源开发中的应用》，供感兴趣的读者查阅。

05.档案数字资源-档案资源建设-52：

“接收的电子档案不保留电子印章的数字签名信息，只保留印章图形。”

关于电子印章“去技术化”处理的问题在GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》、DA/T 92-2022《电子档案单套管理一般要求》等标准规范以及厅字〔2019〕7号《党政机关电子公文处理工作办法》、国家档案局令第22号《电子档案管理办法》等法规文件中均有提及，可以说是一贯以来的要求。

不过这一问题业界争议较大，尽管本号已经多次发文一再强调，在罗塞塔群里也组织过多轮讨论，但依然存在不同的声音。笔者的观点是明确的，支持电子印章“去技术化”处理，以降低电子档案的技术依赖性，否则会给档案部门增加难以预计的管理难度和管理成本，特别是对需要长期保存的电子档案而言。

06.档案数字资源-档案资源建设-58：

“档案数字化安全管理应符合《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）、《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》（DA/T 68.2）等要求。”

档案安全是档案工作的底线，再怎么强调也不为过。上述要求在《档案法》、《实施条例》中均有明确规定。

《档案法》第二十四条：

《实施条例》第二十八条：

07.档案数字资源-档案资源建设-62：

“至少完整、准确完成1个全宗或1万件传统载体档案数字化成果文字、语音等识别工作。”

这是一项量化的指标，同样也是对《实施条例》相关要求的落实。《实施条例》第四十二条第二款：

也就是通常所说的“从数字化到数据化”：

08.档案数字资源-档案资源管理-65：

“剥离非涉密系统中的涉密数据。”

这一指标的重要性和必要性不言而喻，笔者甚至认为不应该将其作为“高水平”指标，而应该是基础指标。当然由于历史原因，这项工作说起来容易做起来难，实际工作量很大。好在现在有了AI加持，能够大幅度提升“SM筛查”的工作效率。

09.保障体系-制度制定与实施-75：

“建立包括防范自然灾害、环境事故、突发事件和人为操作失误等内容的应急预案，近2年内实施过演练。”

10.保障体系-条件保障-83：

“近5年获得国家档案主管部门、省级档案主管部门科技成果奖励，或者参与编制档案信息化国家标准或行业标准并发布实施的。”

11.保障体系-条件保障-84：

“具备数字档案馆运行维护经费，每年达到建设经费10%。”

指标项75、83、84的要求不需要过多解释，实际上在2014版中也均有提及，只不过没有像现在这么明确和量化。应急预案主要强调“近2年内实施过演练”；获得科技成果奖励、参与标准制定是“近5年”，而且标准要求“发布实施”；具备运行维护经费是“每年达到建设经费10%”。

12.服务效能-效能提升-89：

“应用大数据、人工智能等新一代信息技术取得实际成效。”

这一条同样针对以AI为代表的新一代信息技术的应用，但要求“取得实际成效”。

本号一贯重视新一代信息技术赋能档案管理工作方面的研究，也介绍过不少档案部门应用新技术开展工作的实践做法和成功案例，有兴趣大家可以去本号#业务技术板块查阅。

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