《经营主体登记档案管理办法》：优化迁移流程，推动数字化转型

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2月10日，国家市场监督管理总局和国家档案局联合制定出台《经营主体登记档案管理办法》（国家市场监督管理总局令第96号，以下简称《办法》），并将于2025年3月20日正式施行。经营主体登记档案（以下简称“登记档案”）是市场监管体系中的关键要素，对维护市场秩序、保障经营主体合法权益以及促进经济发展具有重要作用。《办法》的颁布旨在加强登记档案的规范化管理、有效保护和利用以及便利经营主体跨区域迁移。

一、笔者的亲身经历

关于登记档案，给笔者留下深刻印象的就是经营主体跨区域迁移业务。前些年，由于业务跨地域发展的需要，笔者曾亲身办理过企业跨区域迁移业务，其中就涉及登记档案迁移事项。客观地讲，给笔者留下的印象是繁琐、耗时的办理程序，用户体验一点都不好。

彼时为了完成登记档案迁移，在迁入迁出两地往返跑了3次，仅材料往返就耗费数周。更令人无奈的是，在迁出地档案尚未完成物理移交期间，企业既无法在原址办理变更登记，也不能在新址启动经营许可申请，基本处于“进退两难”的窘境。

因此，当笔者看到《办法》出台而且明确提及登记档案迁移的最新规定时不由得击节叫好！看来长期困扰企业的跨地区迁移问题应该是迎来了破解之道。不仅如此，为进一步满足新时期登记档案管理的实际需要，《办法》同时也针对登记档案的管理和利用做出了相应规范。

对此，本文将先依据《办法》内容介绍登记档案的构成和特点，再深入探讨登记档案迁移的改革性变化以及其他相关优化管理措施，以期为《办法》的宣贯落地贡献绵薄之力。

二、登记档案的构成和特点

01、登记档案定义

《办法》中对登记档案的定义如下：

具体来说，是指经营主体在注册、变更、备案时，需按法律规定提交材料，如身份信息、公司章程、许可证等。登记机关对提交的材料进行审核，审核通过后将其中具有保存价值的材料按统一标准分类、编号、电子化或纸质归档，形成登记档案。

其中，登记档案涉及的经营主体主要是指：

登记档案的形成是经营主体与登记机关共同作用的结果，但最终档案是由登记机关（如市场监管局）直接形成并管理的。现以两个场景为例阐释登记档案形成过程：

02、登记档案归档范围

《办法》规定登记档案归档范围包括经营主体在登记、备案等过程中形成的下列文件材料：

其中，经营主体向登记机关提交的申请材料一般包括登记（备案）申请书、身份证明、经营场所证明、名称预先核准通知书等文件，特殊行业还需要额外提交许可证、行业审批批文等。登记机关作出登记决定时出具的审核文件一般包括登记核准通知书、备案通知书、营业执照等文件。

下图以上海市公司登记注册事项办理所需一般材料为例：

03、档案整理与管理方式

登记档案管理坚持统一标准、分级管理、集中保管的原则，并按照“一户一档、一档多卷”的原则进行整理，即每个独立的经营主体单独建立一个档案，以统一社会信用代码作为唯一标识，建立独立档案盒或电子文件夹。并根据档案内容、时间或类型等分类方式进行分卷管理，主要包括组卷、排列、编页、编目、编号、装订、装盒等环节。

在归档过程中，应确保文件材料齐全，字迹清晰，格式统一。对于涉及个人身份信息的页面，需要进行专门标注或处理，以确保信息安全。

04、保存期限长

《办法》第九条、十条规定了不同情形下登记档案的保存期限。

存续期间：

经营主体在存续期间，其登记档案需持续保存。

注销后：

经营主体注销后，登记档案的保管期限一般为20年。登记机关应定期对保管期限届满的登记档案进行鉴定，决定予以销毁或移交同级国家综合档案馆永久保存。

被合并：

经营主体被合并，登记档案并入合并后的经营主体的登记档案。

05、法律效力强

登记档案是经营主体设立、变更、注销等重要经营活动的法律凭证，具有法律约束力。无论是电子登记档案还是传统纸质档案，均具有同等的法律效力，可作为法律凭证使用。

三、《办法》框架下的登记档案迁移措施

01、现有登记档案迁移流程

现有的办理迁移登记流程繁琐，包括迁移申请、迁出调档、迁入登记三个环节，需要经营主体多地跑、提交多份证明材料。

并且，部分迁出地政府存在“本土挽留”意识，竭力延长经营主体办理迁移的时间，以达到让其继续留在本地发展的目的，从而造成档案迁移限制多、办理时限长的局面，让迁移流程困在了第一步。

此外，跨省迁移时，《准予迁入调档函》由迁入登记机关出具后，由经营主体自行携带提交给迁出地登记机关，以及两地登记机关之间登记档案的传递仍以线下邮寄为主，这些处理方式不仅拉长了事项办理的周期，还加大了档案损坏、遗失、泄密的风险。同时，由于档案迁移办理完结时间的不确定性，也会影响企业业务的连续性。

02、《办法》登记档案迁移流程

《办法》第十四至十七条规定了登记档案的跨区域迁移相关事项。明确迁出地登记机关和迁入地登记机关是档案迁移活动的责任主体，经营主体只需向迁入地登记机关提交迁入申请即可。

其规定的登记档案迁移流程如下图所示：

《办法》的系列规定主要为登记档案的迁移提供了三点优化措施：

（1）统一档案迁移标准：

明确迁移流程、时限要求以及责任分工，确保档案顺利交接。迁入地和迁出地登记机关相互对接完成档案移交，不得限制或妨碍迁移流程。

（2）无需重复申请：

经营主体只需向迁入地登记机关提交一次申请，即可完成登记档案的迁移，无需再向迁出地重复提出申请。

（3）推行登记档案迁移网上办理：

鼓励优化登记档案迁移程序，通过网络平台完成档案迁移审批，减少线下办理环节，提高效率。

四、《办法》其他优化管理措施

此外，《办法》针对登记档案管理现状还提出了更多的优化管理措施。

01、推进档案信息化建设

（1）推广电子登记档案：确保电子登记档案符合国家电子档案管理要求，推行“无纸化”登记档案管理。

（2）系统互联互通：推进登记档案信息资源共享一体化服务平台建设，支持跨区域、跨部门“一网通查”。

02、提升档案查询服务水平

《办法》第十八至二十四条规定了系列措施帮助提升档案查询和利用的服务水平。

不同主体可查询的档案范围与查询要求不尽相同，如经营主体可查询自身档案；法定代表人、股东等关联人员可查询任职或出资主体的档案；律师、公证机构等可基于受托事项或工作内容查询相关档案；涉及国家安全或公共利益的不予查询。申请档案查询时，申请人需提供身份证件及相关证明文件（如授权书、执业证书、营业执照等），不同主体需提交对应材料。

同时，《办法》还鼓励推进纸质登记档案数字化，推进互联网自助查询和下载服务。其中，档案数字化副本应与原件一致，查询浏览时加载登记机关标识或电子印章，并添加水印以防止非法利用。

03、健全安全保障体系

《办法》第七、八条对登记机关的基础设施建设、工作机制以及档案服务外包都提出了相应安全管理要求。

同时，《办法》第二十七、二十八条针对登记档案管理人员违规行为做出具体界定，并规定了相应的追责机制。无论是档案管理人员或查询利用人员，篡改、损毁及有其他损害登记档案的行为都将依法追责。

五、结 语

登记档案在市场监管体系中发挥着重要作用，其不仅是企业合法运营的基础凭证，也是政府监管市场秩序的重要工具。《办法》的颁布，优化了登记档案迁移流程，统一了登记档案相关管理与利用标准，有力推动了登记档案管理体系向规范化、数字化、安全化转型。未来，随着《办法》的全面落实，登记档案也将更好地发挥其“经济身份证”功能，为各种经济活动提供真实可靠的依据。

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