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PART 01
凡事先问“爱”(AI)
我们先就“电子档案移交期限”的问题来问问AI,由于数字罗塞塔计划公众号已经实现了“AI inside”,只需要在公众号后台输入“电子档案的移交期限是多少年?”
罗塞塔AI智能客服给出了精准的回答:“根据《电子档案移交与接收办法》的规定,电子档案的移交期限一般为自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。”主要参考依据就是档发〔2012〕7号《电子档案移交与接收办法》(以下简称“《移交办法》”)第六条:
虽然《移交办法》是2012年的文件,距今已有13年,但过程中并没有更新的、替代性的文件颁布,因此,该文件的规定依然有效!
PART 02
其他相关法规文件中的要求
《中华人民共和国档案法实施条例》(以下简称“《实施条例》”)第四十条规定:
“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家档案主管部门有关规定,定期向有关档案馆移交电子档案。”
国家档案局令第22号《电子档案管理办法》(以下简称“22号令”)第二十条规定:
“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定,定期向档案馆移交电子档案。”
这两份权威法规、文件中都提到“按照国家(档案主管部门)有关规定”“定期”向档案馆移交电子档案。
由于《移交办法》之后没有更新的文件颁布,那这里的“国家有关规定”就是指《移交办法》第六条的规定,也就是“5年内”!
笔者又查阅了两份地方重要文件,一份是沪档规〔2019〕1号《上海市电子档案移交和接收管理办法》,其中第七条规定:
同样要求“5年内”移交,并且对于“政务服务‘一网通办’中形成的电子档案”,要求“次年”移交。
另一份是2024年修订版的《深圳市市级党政机关单位电子公文归档与电子档案移交接收办法》,其中第十五条规定:
也是要求“5年内”移交,有区别的是要求“在电子公文形成之日起”,相对于其他法规文件的规定实际上更加提前。
PART 03
电子档案的移交期限延长了吗?
从上述列举的法规文件可以看出,不管是国家层面还是地方层面,关于电子档案移交进馆的期限至少都要求“5年内”(有特殊要求的电子档案除外),只会比5年短不会比5年长!而且,随着22号令的颁布施行,电子档案管理工作全面推进,电子档案移交进馆的期限有望进一步缩短。
既然如此,为何标题中还会有“依据《实施条例》第四十条,电子档案的移交期限延长至20年了吗?”的疑问呢?
近日,笔者走访了南方某地市级档案馆,在与电子档案管理相关部门负责人沟通过程中得知:《实施条例》于2024年3月1日正式施行之后,该市档案馆依据《实施条例》第四十条和第二十条的对照解读,将电子档案移交进馆的期限由《移交办法》规定的“5年内”延长至“20年”!我们一起来看看是怎么回事。
《实施条例》第二十条第一款、第二款规定如下:
其中确实写的是“满二十年”移交(地市级以上)。问题产生的原因是《实施条例》第二十条并没有区分实体档案还是电子档案,似乎是针对档案移交的统一规定。
我们再来看一下《实施条例》第四十条第一款、第三款:
第三款中明确写的是“本条例第二十条第二款所规定的移交进馆期限”——也就是“二十年”!
由此就产生了标题中的疑问:电子档案的移交期限延长至20年了吗?
这当然是一个误解!前文已经说过,第一款中的“定期”指的是《移交办法》第七条中的规定——“5年内”。但确实《实施条例》第一款和第三款关于电子档案移交期限的说法出现了矛盾的地方,或者说容易让人产生歧义。
笔者就这一问题征求了权威专家的意见,得到以下明确答复:
1、《实施条例》第二十条规定了档案移交期限,是总体规定。针对电子档案的移交期限应该首先遵循第四十条第一款的规定;
2、《实施条例》第四十条第三款是针对“国家档案馆提前提供电子档案保管服务”的规定,也是在《档案法》第十五条基础上对电子档案提前进馆保管的进一步明确。单独针对其中的“移交进馆期限”进行解读属于“断章取义”;
3、《移交办法》颁布实施已有13年时间,确实到了需要修订的时候,但在新的文件颁布之前,依然按照该文件的要求执行;
4、各地档案主管部门可以遵照《档案法》、《实施条例》、22号令等法律法规,参照《移交办法》制定各自的电子档案移交接收管理办法,已经出台规定的参照各自的规定执行。
数字罗塞塔计划公众号致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明,我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字资源管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见,共同为人类文明的传承而努力奋斗!
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