依据《实施条例》第四十条，电子档案的移交期限延长至20年了吗？

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PART 01

凡事先问“爱”（AI）

我们先就“电子档案移交期限”的问题来问问AI，由于数字罗塞塔计划公众号已经实现了“AI inside”，只需要在公众号后台输入“电子档案的移交期限是多少年？”

罗塞塔AI智能客服给出了精准的回答：“根据《电子档案移交与接收办法》的规定，电子档案的移交期限一般为自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。”主要参考依据就是档发〔2012〕7号《电子档案移交与接收办法》（以下简称“《移交办法》”）第六条：

虽然《移交办法》是2012年的文件，距今已有13年，但过程中并没有更新的、替代性的文件颁布，因此，该文件的规定依然有效！

PART 02

其他相关法规文件中的要求

《中华人民共和国档案法实施条例》（以下简称“《实施条例》”）第四十条规定：

“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家档案主管部门有关规定，定期向有关档案馆移交电子档案。”

国家档案局令第22号《电子档案管理办法》（以下简称“22号令”）第二十条规定：

“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交电子档案。”

这两份权威法规、文件中都提到“按照国家（档案主管部门）有关规定”“定期”向档案馆移交电子档案。

由于《移交办法》之后没有更新的文件颁布，那这里的“国家有关规定”就是指《移交办法》第六条的规定，也就是“5年内”！

笔者又查阅了两份地方重要文件，一份是沪档规〔2019〕1号《上海市电子档案移交和接收管理办法》，其中第七条规定：

同样要求“5年内”移交，并且对于“政务服务‘一网通办’中形成的电子档案”，要求“次年”移交。

另一份是2024年修订版的《深圳市市级党政机关单位电子公文归档与电子档案移交接收办法》，其中第十五条规定：

也是要求“5年内”移交，有区别的是要求“在电子公文形成之日起”，相对于其他法规文件的规定实际上更加提前。

PART 03

电子档案的移交期限延长了吗？

从上述列举的法规文件可以看出，不管是国家层面还是地方层面，关于电子档案移交进馆的期限至少都要求“5年内”（有特殊要求的电子档案除外），只会比5年短不会比5年长！而且，随着22号令的颁布施行，电子档案管理工作全面推进，电子档案移交进馆的期限有望进一步缩短。

既然如此，为何标题中还会有“依据《实施条例》第四十条，电子档案的移交期限延长至20年了吗？”的疑问呢？

近日，笔者走访了南方某地市级档案馆，在与电子档案管理相关部门负责人沟通过程中得知：《实施条例》于2024年3月1日正式施行之后，该市档案馆依据《实施条例》第四十条和第二十条的对照解读，将电子档案移交进馆的期限由《移交办法》规定的“5年内”延长至“20年”！我们一起来看看是怎么回事。

《实施条例》第二十条第一款、第二款规定如下：

其中确实写的是“满二十年”移交（地市级以上）。问题产生的原因是《实施条例》第二十条并没有区分实体档案还是电子档案，似乎是针对档案移交的统一规定。

我们再来看一下《实施条例》第四十条第一款、第三款：

第三款中明确写的是“本条例第二十条第二款所规定的移交进馆期限”——也就是“二十年”！

由此就产生了标题中的疑问：电子档案的移交期限延长至20年了吗？

这当然是一个误解！前文已经说过，第一款中的“定期”指的是《移交办法》第七条中的规定——“5年内”。但确实《实施条例》第一款和第三款关于电子档案移交期限的说法出现了矛盾的地方，或者说容易让人产生歧义。

笔者就这一问题征求了权威专家的意见，得到以下明确答复：

1、《实施条例》第二十条规定了档案移交期限，是总体规定。针对电子档案的移交期限应该首先遵循第四十条第一款的规定；

2、《实施条例》第四十条第三款是针对“国家档案馆提前提供电子档案保管服务”的规定，也是在《档案法》第十五条基础上对电子档案提前进馆保管的进一步明确。单独针对其中的“移交进馆期限”进行解读属于“断章取义”；

3、《移交办法》颁布实施已有13年时间，确实到了需要修订的时候，但在新的文件颁布之前，依然按照该文件的要求执行；

4、各地档案主管部门可以遵照《档案法》、《实施条例》、22号令等法律法规，参照《移交办法》制定各自的电子档案移交接收管理办法，已经出台规定的参照各自的规定执行。

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