档案管理系统应用：档案著录项太多，哪些必须录？干货来了！

随着电子档案管理的推行，档案著录的重要性日益凸显。档案著录是否完整、准确，将直接决定了档案数据库的质量，影响着档案检索与利用的有效性。

那么问题来了：档案著录项那么多，全部录完太耗时耗力，哪些著录项是必要的？哪些著录项更“有用”？关于档案著录项的干货来了，赶紧来看看！

1、哪些是必要著录项？

对于一般单位组织、涵盖各档案门类而言，最关键的档案著录项一般是：

题名、日期、责任者、保管期限、页数

为了检索能顺利进行，需要完整、准确、规范地录入。

其次，根据不同管理需求，不同档案门类的文件，可以确定不同的必要著录项。

比如，有些企业中“合同档案”被划分为独立大类，那么对于合同档案至关重要的合同编号、合同名称、合同签订日期、合同金额、页数这些关键信息，就可以定为必要著录项。

同时，我们可以参考法规对于档案馆(室)的著录项要求。

根据《档案著录规则》（DA/T18—2022），档案著录项目分为标识、背景、内容与结构、查阅与利用控制、相关档案材料、附注、著录控制，共7大项，35小项。

其中：

必著有9项：档案馆代码（全宗级）、著录层级、档号、题名、日期、责任者、档案保管沿革（全宗级）、保管期限、开放标识；

有则必著有5项：文件编号、载体形态（文件级）、销毁情况、密级、公开属性。

2、哪些著录更“有用”？

档案著录，最主要还是为了更好地管理与利用档案。那么，哪些著录项更“有用”？录入后有什么效果？下面，我们通过会博通系统来演示看看。

1)自定义著录项

首先，在会博通系统内，您可按需灵活、完整地设置著录项。

会博通系统提供了不同档案门类的、符合《档案著录规则》的标准属性。应用分类模版时，标准属性会直接继承，如合同档案的标准属性包括序号、合同编号、责任者、题名等。

同时，您可通过附加属性，来设置个性化著录项，如合同档案的附加属性，可以设置为合同类型等。系统还提供调整属性显示功能，您可设置必填项、属性显示名称、排列顺序等。

2)档案著录

您可在新建条目时，直接录入档案属性著录；亦可批量新建、批量著录。新增条目完成后，可以通过“属性”功能，进入档案属性界面，进行修改或补充。

如果您使用的是会博通扫描机器人“龟仔”上传，还可扫描后自动OCR形成双层PDF，可直接复制文档内容进行著录。

3)档案检索

哪些著录项录入后更“有用”？毫无疑问，档案题名是最常用、最关键的。还可通过会博通的组合检索、二次检索等功能，组合日期、保管期限、责任者等信息，快速定位所需档案。

此外，在会博通系统中，还有一项著录项非常“有用”——存放地点。您可录入实体档案的存放地点，检索档案就能快速查询存放位置，也可进行实体与电子档案的同步管理。

最后，档案著录不完整、不准确，将会导致档案检索困难，影响档案信息的利用。例如，合同档案如果没有录入合同金额、责任者，遇到同名合同时，需花费更多时间去分辨；如果保管期限著录错误，可能会导致档案过早销毁或过晚处理，影响档案的正常效用。因此，著录必须确保完整、准确、规范，确保关键信息都能准确无误地记录和保存，才能更好地对档案进行管理与利用。