纸质文档智慧化电子归档、合并、复制和检索，提效80%

机关单位中综合办公室琐事比较多，包括一些会议议题单、会议交办事项、文件排版格式、去向备案登记单、公章使用审批单、收发文登记等等，为了方便管理和查找，办公室都会建立台账，而这些文档大多数以纸质文档的形式在使用！

我国早在2013年就印发的《党政机关厉行节约反对浪费条例》也明确提出，要积极利用信息化手段，推行无纸化办公，减少一次性办公用品消耗。

为了响应政策，大部分的文档是以电子文档的形式流通和存储，但在实际工作中，机关事业单位依旧是纸质文件和电子文件同时并行流通，以电子文档形式存储，这就涉及到纸质文件文档转电子化上云过程中一些列繁重的人力问题了。

云盒子企业网盘的OCR识别和AI元数据，可以帮助机关单位实现纸质文档上云、归档、调取等智能化处理，减少人工操作与归档步骤，智能化搜索快速查找，为机关事业单位无纸化办公降本提效，具体步骤我们可以拆分为以下几步：

1. 纸质文档扫描成电子文档；

2. AI元数据识别提取关键信息；

3. 自动创建归档目录，自动合并，自动创建副本归档；

4. 实现元数据精确检索。

接下来我们以场景切入，方便大家快速了解云盒子在优势！

场景一：

纸质文档电子化的OCR识别与归档

就以把一份项目材料中的《保2-20向3井固井小结》纸质文档上传到云盘中归档存储实操一下。

《保2-20向3井固井小结》的纸质文档通过扫描仪或高拍仪进行扫描，形成电子版PDF/图像，再通过图像预处理、字符切割、关键字提前等步骤，OCR将文字识别后，会根据文本结构对识别结果进行校正，形成电子文档。

接下来由AI元数据上场，识别提取电子文档中的关键信息，按照预设命名组合对文件电子版进行重命名为【保2-20向3井固井小结】，并在云盘中自动建立结构目录【油商密】>【五年】>【保2-20向3井】，随后将文件归档在这个目录下，至此整套纸质文档识别并归档的流程结束。

在整套归档流程中，仅拍照环节需要人工操作，后续的识别、重命名、自动化创建归档结构目录、自动命名档案、归档都由系统，大大节省人工成本。

场景二：

多个表单/文档合并归档

2024年1-4月，单位累计收集了上百份《人员去向登记表》，现在需要汇总一份新的《人员去向登记表》，里面只要出现表单名称、月份和人员姓名即可。

那我们只需在云盒子AI元数据任务中预设【单名】、【月份】、【姓名】等字段，当纸质文件通过高拍仪和OCR识别成电子文档时，提取字段内容。

（系统识别预设字段）

系统会根据预设字段、合并条件，自动将所有表单内同时包含【单名】、【月份】、【姓名】字段的内容识别出来并合并，预设字段越详细，合并生成的表单越精准！

（识别结果合并成表格）

场景三：

文件自动创建多副本并自动命名

4月份底，单位要把第一季度的项目材料整理归档，其中有20个档案项目需要《公章使用登记簿》作为材料之一一起归档，但《公章使用登记簿》原件仅有一份，这就需要将原文件《4月公章使用记录登记簿》复制成20份个文件副本。

在云盒子AI元数据上添加任务，按盖章文件名称自动拆分成20个文件副本，并根据盖章文件名称重命名文件，比如《**辖区**通告》、《关于**同志任职公示》等等。

情景四：

海量文件，元数据精准搜索

当纸质文档变成电子文档后，海量文档在查找上也是费事费力，云盒子智能文件搜索让文件查找和调取变得更加简单精确。

云盒子的搜索分为普通搜索和高级搜索，普通搜索可以对文件名、内容、文件类型、标签、修改时间等进行检索。

而高级搜索则是利用元数据实现精准搜索：可根据文件关键信息进行检索。例如合同中搜索金额、甲方等。

当筛选结果太多，还能手动添加文件夹关联字段作为进一步的筛选条件，实现精准定位。

政企事业单位的无纸化办公逐步升级中，云盒子的OCR识别和AI元数据处理技术，自动化实现纸质文档识别、校准、整合、拆分、重命名、归档等琐碎又重复的纸质文档转电子文档相关工作，充分利用科技手段提高党政机关的办公效率，从而达到节约资源，节省行政成本，提升行政效能。