《电子档案管理办法》中的“归档与移交十条”

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2024年11月1日，即《电子档案管理办法》（以下简称“《办法》”）的施行之日，本号已经发文对《办法》第五章“保管与处置”部分内容进行逐一条款介绍，详细参见本号文章《<电子档案管理办法>中的”保管与处置七条”》。今天，我们将继续介绍《办法》第三章“电子文件整理与归档”以及第四章“电子档案移交与接收”部分的内容，从第14条至第23条共十条，同样采用逐一条款介绍的方式。

※ 第十四条

第十四条对各立档单位提出了“三合一”的要求，具体可以参考档函〔2022〕58号《国家档案局关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》，虽然这个文件针对“机关”，但“团体、企业事业单位和其他组织”可以参照执行。

有关“三合一”制度更为深入、详细的介绍参见本号文章《档案“三合一”制度深入解析》。

※ 第十五条

第十五条第一款在《办法》第三条（即“确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规”，与《档案法》、《实施办法》中的“12字”要求一脉相承）的基础上，进一步要求“电子文件真实、完整、可用、安全”（即所谓的“四性”）。实际上，“四性”和“12字”之间是存在一定逻辑关系的，相关介绍参见本号文章《“来源可靠、程序规范、要素合规”与“四性”》。

第十五条第二款要求“归档功能应当符合相关标准规范”，这里的相关标准规范包括但不限于GB/T 29194-2012《电子文件管理系统通用功能要求》、GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》、GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》、DA/T 92-2022《电子档案单套管理一般要求》等。

※ 第十六条

第十六条主要提出了电子文件格式和元数据的要求。其中的格式要求主要来自于DA/T 47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》；元数据可参考的标准则比较多，包括但不限于DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》、DA/T 54-2014《照片类电子档案元数据方案》、DA/T 63-2017《录音录像类电子档案元数据方案》、GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》等。

关于文件格式和元数据本号可参考的文章也比较多，比如《各种类型电子文件归档格式对比总结》、《我们需要什么样的电子文件格式标准？》、《关于电子文件元数据，忍不住想说几句》等。

※ 第十七条

第十七条第一款进一步对电子文件形成部门在归档之前的工作做出了要求，包括“完成保管期限鉴定、分类、命名以及完整采集元数据”。

第十七条第二款和第三款实际上是对电子文件归档环节“去技术化”的细化规定。GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》5.3中对于“去技术化”是这样描述的“电子公文归档时应要求归档信息包中不包含非开放的压缩、加密、签名、印章、时间戳等技术措施，以减少技术依赖性。”而2019年中办、国办发布的厅字〔2019〕7号《党政机关电子公文处理工作办法》指出：“电子公文归档时，应当去除电子印章的数字签名信息，只保留印章图形。”

所以“去技术化”并不是《办法》首次提出来的，而是一贯以来的要求，尤其是针对党政机关电子公文。只不过关于“电子印章去技术化”业界争议较大，一直存在不同的声音，每次涉及这个话题就会变成大家关注和争论的焦点。本号也发过好几篇有关电子签章的文章，比如《电子印章在归档过程中应该如何处理？》、《建设项目电子档案中的CA电子签名应用》、《全国电子印章平台推出，头疼的电子印章验证问题能解决了吗？》，几乎每次都会引起一波争议。

※ 第十八条

第十八条是对电子文件归档过程中交接双方（电子文件形成部门和电子档案管理部门）的手续和四性检测提出了要求。只需要参照GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》和DA/T 70-2018《文书类电子文件检测一般要求》执行即可。

※ 第十九条

第十九条无需多言，一看就明白。其中档号的编制很多情况下是提前至归档前完成的，当然电子档案管理部门可以对档号进行调整。档号编制可参考DA/T13-2022《档号编制规则》。

※ 第二十条

第二十条是关于立档单位向档案馆移交电子档案的要求。第一款中说明了电子档案移交最基本的要求是“定期移交”，但同时在第二款和第三款中分别说明了“延期移交”和“提前移交”的两种情况：

第二款：“专业性较强或者需要保密的电子档案”按照规定可以延期；

第三款：“明确划分在移交期限届满前该电子档案所涉及的利用、转换、迁移等权责后”，可以提前移交。

另外，第一款实际上也呼应了《办法》第七条的规定：“档案馆应当提升接收和管理各类电子档案的能力，保障电子档案应收尽收。”

关于电子档案移交接收的具体要求可参考DA/T 93-2022《电子档案移交接收操作规程》，其中给出的流程如下图所示：

※ 第二十一条

第二十一条进一步规定了电子档案移交过程中的相关要求。其中（一）主要还是参考DA/T 93-2022《电子档案移交接收操作规程》，电子档案移交信息包结构如下：

（二）、（三）和第十七条电子档案归档环节的“去技术化”要求类似，这里是电子档案移交时的“去技术化”要求。但这里的要求比归档环节更加严格一些，不只是针对“电子公文”，而是所有待移交“电子档案”。

※ 第二十二条

第二十二条主要就是电子档案四性检测的要求以及移交接收过程中的交接手续。“电子档案移交接收登记表”实例如下图所示：

※ 第二十三条

第二十三条规定了通过网络在线移交和通过移动存储介质离线移交的相关要求，更为详细的规定参见DA/T 93-2022《电子档案移交接收操作规程》。电子档案在线移交和离线移交的示意如下图所示：

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