新规 | 这个管理办法11月开始施行

日前，国家档案局令第22号公布《电子档案管理办法》（以下简称《办法》），自2024年11月1日起施行。《办法》就进一步加强和规范电子档案管理工作，确保电子档案真实、完整、可用、安全，对电子档案全过程管理提出规范要求。

《办法》共七章三十八条。明确了电子档案的定义及“来源可靠、程序规范、要素合规”的具体要求和全过程管理原则。规定了档案主管部门、电子档案形成单位、档案馆的职责。对电子文件整理与归档、电子档案移交与接收、电子档案保管与处置、电子档案开放与利用等方面提出明确要求。

一、什么是“电子档案？

《办法》所称电子档案，是指机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人在履行法定职责或者处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输、存储的，对国家和社会具有保存价值并归档保存的各种信息记录。

二、什么是“四性”检测？

电子档案的“四性”是指真实性、完整性、可用性和安全性。

根据《文书类电子档案检测一般要求》中的定义：

真实性指电子档案的内容、逻辑结构和背景与形成时的原始状况相一致的性质；

完整性指电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质；

可用性指电子档案可以被检索、呈现和理解的性质；

安全性指电子档案的管理过程可控、数据存储可靠，未被破坏、未被非法访问的性质。

真实性——真实性不仅能反映社会各项活动的历史原貌，而且是构成电子档案价值属性的前提，是确保电子档案具有行政有效性和法律凭证性的重要基础。

完整性——完整性是确保电子档案凭证价值的重要保障。

可用性——可用性是电子档案存在和具有保存价值的基础，如果电子档案不能便捷使用，再有价值的档案资料也会失去存在的实际意义。

安全性——安全性是真实性、完整性和可用性的基础，是维护电子档案凭证价值、法律效力的保障。

三、“四性”检测的具体内容有哪些？

1、电子档案移交接收环节

立档单位按照档案馆要求，将需要移交进馆的电子档案移交至档案馆进行长期保存。由于电子档案从立档单位档案室移交至档案馆的过程中存在档案权属的转移，且电子档案在移交过程中必须符合档案馆接收的相关规定与要求。因此在电子档案移交接收过程中，档案室移交人员应对移交的电子档案进行“四性”检测，检测通过后方可正式移交；同样，档案馆接收人员需对接收的电子档案进行“四性”检测，检测通过后才能正式接收。

2、电子文件归档环节

由于电子文件在归档过程中存在业务部门和档案部门之间的权属交接以及从电子文件到电子档案的转变，因此在此环节中需通过“四性”检测手段对归档电子文件质量进行严格把关，将符合归档要求的电子文件归档并统一管理，把不符合要求的电子文件退回业务部门重新进行整理。

3、电子档案长期保存环节

在电子档案进入长期保存库之前，需要对其“四性”进行全面检测，严防不合要求的电子档案进入长期保存库。在电子档案长期保存的过程中，由于技术更新换代或存储介质损坏等原因，可能导致电子档案损毁或无法读取，因此需要设置检测策略，对长期保存的电子档案进行定期或者不定期的“四性”检测，确保电子档案长期可用。

四、专题培训

《电子档案管理办法》的发布，对档案馆和形成档案的机关、团体、企业事业单位以及其他组织规范开展相关工作具有指导意义。为加强和规范电子档案的全过程管理，推动电子档案管理转型，逐步提升档案信息化建设能力，重庆市档案学会与中档联职业技能鉴定中心将联合举办“《电子档案管理办法》专题培训班”，会议信息如下：

①培训时间

时间：2024 年 11 月 26 日-30 日（26 日报到）

地点：丽柏酒店(重庆东站长生桥地铁站店)

地址：重庆市南岸区通江大道93号附19号(长生桥地铁站2号出口即到)

②参会对象

全国各级各类档案馆、高等院校、政府机关和企事业单位分管档案工作的领导、档案部门负责人及相关档 案人员；档案学专业教师；档案服务业企业相关人员等。

③培训内容

1．《电子档案管理办法》整体解读：内容框架及与 《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》的衔接；

2．《电子档案管理办法》关于电子文件整理与归档 的相关规定及实施办法；

3．《电子档案管理办法》关于电子档案移交与接收、 保管与处置、开放与利用的相关规定及实施办法；

4．电子档案管理信息系统建设要求及实施办法；

5．电子档案异地异质备份应对策略；

6．电子档案安全管理体系构建；

7．面向单套制的电子档案管理与发展；

8．数字档案馆（室）建设要点；

9．电子档案管理的重庆实践；

10．研讨交流。

五、夔牛科技数字档案馆（室）建设

重庆夔牛科技数字档案馆（室）建设，包含一个平台，收集、管理、存储、利用、系统管理五大应用，旨在搭建数据处理能力强大、存放环境更安全、用户体验更良好的新型数字档案解决方案。能够实现对档案工作的全流程智能管理，大大提高工作效率，提升服务水平和质量。

其中收集平台能进行在线、离线移交接收，全类型数字档案格式转换，四性检测等，可以对电子档案接收/移交、采集、馆藏档案数字化加工数据迁移等档案收集全流程智能管理。