管理者／经理人的日常基本工作技巧

在现代社会，工作与生活的节奏日益加快，管理者面临的挑战也愈发复杂。无论是高效利用时间、保持身心健康，还是处理繁杂的信息和沟通任务，每一项都考验着管理者的自我管理能力。如何在纷繁的工作中找到秩序，提升效率，同时兼顾个人发展，已成为每一位经理人必须面对的课题。只有在这些基本领域中找到适合自己的方法，才能真正掌握工作节奏，实现职业和生活的双赢。

1. 时间的利用

每个人每天拥有的时间都是24小时，但每个人利用时间的方式和对时间的认知却各不相同。这种不同的认知会对个人产生不同的影响。

在研讨会上，当我们讨论时间时，我经常问参与者：“一年有多少小时？” 能迅速回答正确答案的人不到1％。一年有8760小时（非闰年），这算多还是少？全看我们如何使用这些时间。通常每个人每天大约需要8小时的睡眠，扣除睡眠时间后，实际可支配的时间为5800小时。

如果要高效运用时间，每个人都应该问自己一个问题：“我想如何使用这清醒的5800小时？” 否则，人将无法管理时间，而是被时间管理。只有回答好这个问题，才能主宰自己的人生，而不是被环境牵制，最终虚度光阴。当然，高效并不意味着必须工作5800小时，而是相反：做更少但收获更多。将这句话作为座右铭，才能在时间管理上取得成功。

我们应当自觉且慎重地决定如何使用时间：我们希望或必须投入多少时间在工作、家庭、个人发展和兴趣爱好中。如果无法系统地思考并做出决定，极有可能被环境左右，或浪费时间。

充分利用时间的最佳工具是日历和计划本。经理人应尽早开始规划日程，太多人拖延了太久。建议提前两三年确定重要事项，不需太详细，只要有个大概的框架即可。即使到时无法完全按计划执行，也没关系，因为总会有意外情况发生。现实生活中的这种不确定性无法避免，但这并不影响日历对于合理安排时间的重要性。

因此，我特别建议大家制定长期计划，尤其是那些工作时间需求较大的经理人。大多数情况下，经理人的会议日程通常在一年之前就已经安排好，想要彻底改变，必须从长计议。无论如何，一定要有明确的起点，否则一切都会停滞不前。无法有效利用时间的人，永远无法成为优秀的经理人。想要改善时间利用，首先要问自己：“我应该停止做什么？”

2. 身心健康

个人的工作方法还包括适当照顾自己的健康。良好的体能锻炼对个人表现、心理和情绪状态都有正面影响，这一点适用于每一个人。关于体能锻炼的方式，我们不再多做详细讨论，但适量的耐力训练、柔韧性和平衡感的练习，以及少量的力量训练，足以预防很多职业病，比如腰背疼痛等“文明病”。健康的人通常有更强的耐受力、接受能力和良好的心态。

之前的章节提到过自我训练及其对身体和心理健康的作用。我个人通过这种方法，保持积极正向的态度，帮助自己突破极限，提升表现。自我训练同样适用于工作方法，因为放松、再生和专注都有助于提高工作效率。

3. 处理信息输入

经理人的办公桌或电脑里总是堆积着源源不断涌入的东西，而且这些输入还在不断增加。在大多数情况下，多达80％的电子邮件都带有附件。

经理人每天、每时每刻都在处理这些输入，我称之为“信息输入”（input），不论这些信息是否重要或有趣，是否以纸质或电子形式呈现。

因此，每位经理人都需要一个“信息输入处理系统”，来应对这股信息洪流。有些经理人的办公桌总是井井有条，而大多数经理人的办公桌则是一片混乱：整理好或未整理的文件、报告、备忘录、档案、书面记录、便签、报纸杂志、书籍等等。不仅是办公桌，很多人甚至连地面和电子文件系统也堆满了东西。

一个有效的信息输入处理系统首先要思考几个问题：哪些事情需要我亲自处理？哪些事情可以交由他人处理？哪些事情可以延后处理，或需要花费更多时间？答案里包含了委派工作的技巧和区分轻重缓急的能力。

4. 妥善使用电话、传真和电子邮件

通讯科技的发展已经让时间和空间的限制几乎消失。如今，打电话不再需要考虑对方的地理位置。尽管媒体并未对此给予太多关注，但这是近年来最具影响力的变革之一，也因此根本性地改变了我们的工作方式。然而，当前的通讯技术发展尚未达到预期的一半。

另一方面，沟通的质量却未能跟上技术的进步。事实上，沟通变得更加困难。几乎每家公司的问题清单上，“沟通不畅”总是名列前茅，甚至小型公司也是如此。

在当今社会，自律和自我管理能力比以往任何时候都更加重要，尤其是在有效沟通方面。除了不断进行实践和调整之外，我们还应不断问自己：“在当前的情况下，我该如何才能更高效地沟通？”

尽管电子通讯方式不断创新，但对于绝大多数经理人而言，电话仍然是重要的沟通工具。电话的普及大幅提高了效率，但也可能成为一个负担，尤其是手机。因此，经理人必须明智使用电话，避免成为电话的奴隶。许多人一想到要打电话，便会下意识地立即拿起电话拨打，通常这种冲动并不利于工作。同样，随时接听电话也不是一种好的工作习惯。

遵循以下三个简单原则，往往可以显著改善我们的工作方法：首先，在拿起电话之前，先想想是否有更有效的沟通工具；如果电话确实是最佳工具，那么应提前准备好谈话内容，以避免无效的闲聊；最后，尽量为打电话安排固定的时间段。尽管电话仍是必不可少的工具，但它容易导致沟通缺乏准确性和冗长啰嗦。通过使用传真、电子邮件和信件，可以大大减少这些问题。书面表达通常比口头表达更简洁、精准，即便对习惯使用电话的人也是如此。

5. 文件的准备

经理人不仅要阅读大量的材料，还需要撰写许多文件，这一点在未来也不会有明显变化。因此，掌握高效准备文件的技巧至关重要，不论是纸质文件还是电子文件。

十年前，即使是高层经理人也很少亲自撰写电子邮件。而如今，打字能力有限的人也发现电子邮件比其他沟通方式更快、更方便。另一个有效的工具是语音录音设备。在许多行业中，学会使用录音设备对经理人来说是一个优势，因为它可以大大提高工作效率。