在项目的界定阶段,为了识别项目重点关注的内部流程,需要将内部流程与顾客关键要求联系起来,在此基础上、清晰地界定项目范围,这个识别过程首先从观的流程分析开始、而SIPOC分析方法正是通常使用的宏观流程分析方法。
一、SIPOC图的构成
SIPOC图也称高端流程图或宏观流程图,名称来自供方、输入、过程、输出和客户的第一个英文字母的缩写。如图所示:
供方(supplier):提供输入的组织和个人。在六西格玛项目管理中,专指向过程提供关键信息、材料和其他资源的个人和组织。供方可以内部的和外部的。
输入(input):供方提供的信息和资源,包括人员、机器、材料、方法、环境等。
过程(process):将输入转化为输出的活动,过程是使输入发生改变的一组步骤,理论上,这个过程(由这些步骤组成的过程)将增加输入的价值。
输出(output):过程的结果。
顾客(customer):接收输出的人、组织或过程。
SIPOC图中还可以加上过程输入和过程输出的基本要求,用来表示一个业务流程或产品(服务)实现过程中的主要活动或子过程,帮助项目团队界定过程的范围和过程的关键因素,确定关键输入变量(KPIV)和关键输出变量(KPOV)。
SIPOC图的优点是:能在一张简单的图中展示出从输入到输出的跨职能活动。因此,在项目界定阶段应使用SIPOC分析和SIPOC图。来识别项目涉及的主要业务流程和相关职能,确定项目范围,识别项目相关方并组织项目团队。此外,通过SIPOC分析,使项目团队保持对流程的宏观认识也是非常重要的。
二、SIPOC图的目的
SIPOC图有助于识别项目所涉及的核心流程,主要有以下几个方面的目的:
界定项目范围;
确定项目团队成员;
识别核心流程及其主要输入与输出。
三、SIPOC图绘制步骤
为了提供一份宏观的过程步骤和关键的供方、输入、输出与顾客关联关系的SIPOC图表,需要确定项目所关注的过程起点和终点,在此基础上,确定相应的供方和输入,以及输出和顾客(包括组织内部的和外部的顾客)。
宏观流程图是确定项目要研究的业务范围,界定业务的边界,一般画出流程的5-8个最宏观的步骤。
绘制SIPOC图的步骤:
1)用一块足够大的墙面或白板,讨论和列出供方、输入、过程、输出和顾客,直到最后确定下来。
2)过程步骤不宜写得过细,用4-5个关键宏观步骤来表示输入到输出的核心业务流程。
3)团队先讨论过程的输出是什么,过程有哪些结果(产品或服务)产生,应该包括哪些内容,过程的输出点或结束点应该在什么地方。
4)列出过程输出的客户,谁是过程结果的用户/使用者。
5)列出过程的输入,过程的输入来自何方?
6)列出提供输入的供方,谁是关键供方?
7)顾客的主要需求是什么?
8)与团队的负责人、流程主管、倡导者以及其它相关方一起确认SIPOC图。
四、SIPOC图的检查
为了保持SIPOC图的正确性,可采取下面一些检验活动:
如果在SIPOC图的P(过程)中,步骤数量超过了7~8个。则可能项目团队过程的考虑过于详细了。在项目界定阶段,需要在比较宏观的层面上把握项目范围,审视项目需要关注的流程,需要以宏观视角将需要包括在项目工作中的相关过程识别出来。过细的流程图可能会导致团队的视角变窄,忽略了应该在项目中考虑的跨职能合作问题。
如果SIPOC图显示出需要对项目涉及的步骤、输出或输入进行重新确定,则意味着需要调整项目的范围。
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