电子文件归档接口方式分析及应用实例

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上个月，有群友在罗塞塔群里就电子文件归档接口问题提问，我们也在第一时间给出了答复（详见本号文章《罗塞塔档案信息化问题汇编（第七期·下篇）》）：

但后来感觉这个问题具有一定的普遍性，可以结合GB/T 18894-2016《电子文件归档和电子档案管理规范》中的要求深挖一下，所以就写了这篇文章。

1、GB/T 18894中关于接口的描述

GB/T 18894-2016在“8.2.电子文件归档时间与归档方式”中提出：应结合业务系统、电子档案管理系统运行网络环境以及本单位实际，确定电子文件及其元数据归档接口并作出书面说明，归档接口通常包括但不限于以下三种:

（1）webservice归档接口；

（2）中间数据库归档接口；

（3）归档电子文件及其元数据的规范存储结构。

同时，国家档案局编的《<电子文件归档和电子档案管理规范>解读》一书“第八章 第二节 电子文件归档时间与归档方式”对电子文件三种归档接口进行了详细说明。

1.1 webservice归档接口

webservice是一种部署在Web上的应用程序，基于HTTP的数据传输技术，支持异构应用程序之间、不同开发语言之间的互操作，具有良好的开放性，是建立分布式、可互操作应用程序的新平台。

webservice方式实现的归档接口示意如下图：

1.2 中间数据库归档接口

中间数据库归档接口由一组按照电子文件归档要求定义的数据库表文件构成。通过定义一套匹配对接双方需求的中间数据库表结构，将各类业务系统的信息数据转移到该中间库中，电子档案管理系统通过一定的间隔时间进行整表或增量的同步更新，从而实现数据共享和交互。中间数据库方式实现的归档接口示意如下图：

1.3 归档电子文件及其元数据的规范存储结构归档接口

归档电子文件及其元数据的规范存储结构归档接口，又称归档信息包（Archiving Submission Information Package，ASIP）。该类归档接口是一个多级文件夹设置和数据存储规则，业务系统按照规则建立文件夹，将需归档的电子文件、元数据以及归档说明文件等存储在相应的文件夹中。归档信息包结构如下图所示：

需要特别指出的是，这里的归档信息包只是逻辑上的信息组织，在实际接口实现过程中不一定需要形成物理包。有关信息包的详细介绍参见本号文章《电子文件生命周期中的四大信息包》。

接口的具体实现方式示意如下图所示：

2、三种归档接口比较分析

以下主要引用《电子档案管理理论与实务》一书中的观点，并结合笔者的项目实践经验，对GB/T 18894-2016中三种归档接口的优缺点进行比较分析。

2.1 webservice归档接口优缺点

使用Webservice归档接口有三个明显的优点：

01、实时性强

在业务系统中调用webservice接口,可以实时将数据转入电子档案管理系统；反之亦然。

02、通用性好

业务系统与电子档案管理系统耦合度低，一方的需求或系统变动不会带来另一方工作量的增加。

03、安全性好

系统之间只需沟通传递的数字内容和格式，不需要了解对方数据库地址和表结构，不会对对方数据库造成潜在安全威胁。

但同时，webservice也存在一些缺点：

01、兼容性问题

不同的webservice归档接口存在遵循不同版本的可能性，导致客户端和服务器之间进行通信时出现兼容性问题。

02、互操作性问题

webservice归档接口旨在实现跨平台的数据交换，在实际应用中，不同的平台和框架对webservice的支持程度有所不同，这导致某些平台上存在互操作性问题。

2.2 中间数据库归档接口优缺点

中间数据库归档接口对归档数据进行捕获，只需要按照中间库表结构提供或获取数据信息即可，对接双方无需访问，具有开发环境简单统一，应用程序开发简便，部署方便快捷等优点。

但中间数据库归档接口也存在比较明显的缺点：

01、实时性问题

中间数据库电子档案管理系统不能够及时处理数据，无法在第一时间验证数据准确性，在数据实时处理、真实性保障、可追溯性上存在一定缺陷。

02、安全性问题

如果过于集中使用中间数据库，将核心数据存放在数据库内，该数据库出现问题时会大面积影响相关系统的正常运转，存放在该数据库的核心数据的安全性也无法保障；中间数据库归档方式需要直接操作数据库，在安全性上存在隐患，需要采取更多防范措施。

2.3 存储结构归档接口优缺点

同webservice归档接口、中间数据库归档接口相比，存储结构归档接口系统耦合度低、适用性强，可进行离线归档，并且可以与webservice归档接口、中间数据库归档接口结合使用。但如果单独使用，则在安全性、数据真实性保障、可追溯性方面存在隐患，需要加强安全管控。

2.4 推荐归档接口实现方式

从上述三种归档接口方式的优缺点可以看出，实际上最好的方式是将实时性、通用性、安全性好的webservice接口方式与耦合度低、适用性强的存储结构归档方式结合使用，也是笔者推荐的归档接口实现方式。事实上，这也与GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》中的要求完全一致。

GB/T 39362-2020 附录B.1中指出“电子公文归档应采用信息包的方式进行数据交换，归档接口宜采用Web Service服务调用的方式实现。”“Web Service接口调用 + 归档信息包”实现方式示意如下图（根据请求发起方式的不同可分为“推送”和“捕获”两种接口方式）：

3、归档接口应用案例

接口实现的实际应用场景往往比较复杂，各种情况都会存在，所以不太可能单一采用某种归档接口方式，而是各种方式的综合运用。下面以某省政务网电子文件归档与接收平台为例进行说明。

该平台的系统架构以及接口实现方式如下图所示：

注：为了描述方便，我们将webservice、中间数据库、存储结构以及webservice+归档信息包四种接口方式分别标识为①、②、③、④。

政务服务网拟归档的政务服务类电子文件，通过②中间数据库的方式进行归档，电子文件归档处理系统从中间库获取数据进行检测、整理和分类等处置后，调用虚拟档案室系统的①webservice接口完成归档并进行统一管理。

针对联网立档单位，内部专用审批系统、业务软件系统、OA系统通过④webservice+归档信息包方式实现电子文件归档，前两者采用捕获方式，后者采用推送方式。本单位室藏档案数字化成果、数码照片档案、声像档案和其他各类数字档案在完成收集之后，采用③存储结构（信息包在线导入）方式进入虚拟档案室系统。

针对不联网立档单位、重点项目档案数据通过③存储结构（信息包离线移交）方式进入虚拟档案室系统。

虚拟档案室系统中的档案数据，组织成移交信息包（Transfer Submission Information Package，TSIP）通过电子档案移交接收系统移交进馆（采用接口方式③）。由于网络隔离的原因，虚拟档案室系统向电子档案移交接收系统在线移交，而电子档案移交接收系统向馆藏资源管理系统则通过移动存储介质离线移交。

4、总 结

总体而言，GB/T 18894-2016中给出的三种电子文件归档接口方式有各自的优劣势和适用场景，在实际应用过程中需要具体问题具体分析，并针对不同的情况进行组合应用，以期达到最佳应用效果。

这其中，笔者推荐采用“Web Service接口调用 + 归档信息包”的方式，这种方式综合了两者的优势，也是目前最为常见的归档接口实现方式。

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