政务服务电子文件归档解决方案

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前言

本文为企业投稿文章，

来自福建正孚软件有限公司，

作者：姜璐。

PART.01

政务服务电子文件归档背景

在数字化时代的浪潮下，政务服务“一网通办”已经成为提高政府服务效能、优化营商环境的重要举措。国务院办公厅印发了《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》（国办发〔2023〕26号），这一政策文件的出台，标志着政务服务“一网通办”进入了规范化、标准化的新阶段。它不仅为政务服务电子文件的归档管理提供了明确的指导和要求，而且对于确保电子文件的真实、完整、安全和长期可用性具有重要意义。

在“一网通办”的服务体系中，政务服务电子文件归档管理是实现闭环的“最后一公里”。它涉及到政务服务产生的大量电子文件的规范化管理、安全存储和有效利用，对于提升政务服务透明度、保障公众权益、提高政府公信力具有深远影响。然而，要实现这一目标，还需要一套科学、系统的解决方案，以应对电子文件归档过程中的诸多挑战。

为了确保政务服务电子文件的有效归档，解决方案的制定必须重点关注电子文件全生命周期管理、归档信息包设计、四性检测工具设计以及政务服务电子文件归档系统功能设计四个核心部分。本文重点围绕以上四个方面，提供详细的策略和实施建议。

PART.02

电子文件全生命周期管理

构建政务服务电子文件生命周期管理机制，为前端政务服务系统提供管控点配置，实现政务服务元数据、电子文件以及共享调用的电子证照等信息捕获，提供电子文件捕获登记、整理组织、鉴定处置、电子文件存储与应用服务。

PART.03

归档信息包设计

从上面流程图可以看出，在整个流程中需要形成两个信息包，其中在政务服务管理平台需要形成预归档信息包，将办结的政务服务相关的电子文件以及元数据根据固定的规则进行打包，打包后将归档信息包传至政务服务电子文件归档系统；政务服务电子文件归档系统拿到预归档信息包后进行解析并根据相对应的四性检测方案进行检测，检测通过后归档人员可根据档案信息生成文件清单及整理，处理完成后形成归档信息包，提交档案部门正式归档。信息包结构设计对于实现政务服务审批电子档案“单套”管理非常关键。

1.预归档信息包

参照GB/T 42727-2023《政务服务事项电子文件归档规范》中归档信息包的结构，政务服务事项电子文件归档一般以办件事项为基本单位进行组织，按照“一事一项”的原则，将与该事项相关的，属于归档范围的电子文件、元数据打包形成预归档信息包。

预归档信息包一般以电子文件号命名。电子文件号实行统一编号规则：部门代码-事项类型代码-主项代码-子项代码-年度-保管期限-归档流水号。其中部门代码由6位行政区划编码和3位部门编码组成；事项类型代码、主项代码以及子项代码以中央和省级机构编制部门根据统一标准制定的代码为准；年度是该政务服务事项的办结年份；保管期限分为定期和永久，定期以字母“D”和保管时限表示,如“D30”；永久以字母“Y”表示；归档流水号以7位阿拉伯数字表示。

命名示例:330000019-01-00190-001-2017-D5-0000001。

预归档信息包结构如下：

其中“说明文件.xml”是对整个信息包的基本信息进行说明，包含信息包名称、类型、生成日期、责任部门、大小、电子文件总数等。“目录文件.xml”是对整个信息包的结构和内容进行说明。“文件级.XML”、“政务服务事项基本信息.XML”、“政务服务事项办理流程信息.XML”中保存着政务服务审批电子文件的元数据信息。元数据方案可以在参考GB/T 42727-2023中元数据要求的基础上，结合各类事项审批电子文件的特点，增加或调整相应的元数据项。

2.归档信息包

由于归档时需要完善档案相关的元数据信息、补充其他需要补充的电子文件以及生成“电子文件归档登记表”进行归档审批，因此需要采用嵌套结构的归档信息包，将预归档信息包连同“电子文件归档登记表”、更新的“文件级元数据.xml”以及其他补充的电子文件一起打包形成归档信息包向档案部门提交归档。归档信息包的结构如下图所示：

电子文件归档登记表为OFD格式，里面包含了批次编号、归档电子文件数量、归档内容、检测结果信息、个人签名、单位签章等信息。电子文件归档登记表基本信息以XML格式记录了电子文件归档登记表中的归档登记信息。

PART.04

四性检测工具设计

电子文件作为记录和反映政府行政活动的重要载体，其归档管理的质量和效率直接关系到政务服务的公信力和透明度。“四性检测”工具作为确保电子文件归档质量的关键技术手段，其重要性不言而喻。在实际业务发生过程中，政务服务事项的多样性和复杂性要求“四性检测”工具必须具备高度的灵活性和适应性。四性检测工具应当能够适配不同的政务服务事项审批流程，不仅仅需要检测各类元数据的质量，还能够检测该业务中是否缺失审批流程信息、检测归档包结构、验证电子文件真实性、是否缺失电子文件等。此外，随着政务服务事项的不断增加和更新，检测工具也需要能够快速适应新的元数据结构和业务需求，为电子文件的归档提供持续、稳定的保障。

四性检测方案一定不是固定呆板的，根据不同的业务、不同的归档阶段可设置不同的四性检测方案。确保电子文件全生命周期的每个环节都能得到适当的管理和保护。应参照DA/T 70-2018《文书类电子档案检测一般要求》的检测要求，设计相应的四性检测工具。以下内容以真实性、完整性检测为例，介绍在预归档阶段四性检测方案相关内容。

1.真实性（预归档阶段）

2.完整性（预归档阶段）

PART.05

政务服务电子文件归档系统

政务服务电子文件归档系统，汇集各渠道的办事材料，运用信息化技术对电子文件进行自动要素归集、自动分类整理、自动线上归档、自动打包检测，实现全自动管控；提供政务服务电子文件形成、流转、归档、保管全生命周期管理，实现政务服务全流程网办，深化“一网通办”的电子文件应用，更好服务经营主体和广大群众。系统整体架构下图所示：

系统设计以国办发〔2023〕26号文为指导并遵循GB/T 42727-2023技术要求，提供政务服务事项电子文件从形成、整理、归档到利用的“全过程”服务。系统业务功能框架如下图所示：

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