外部审核、检查应对工作指引！

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01 目的
为了做好公司外部审核、检查的接待工作，明确相关人员在外部审核、检查时的行为规范，特制定本工作指引。
本工作指引适用于管理体系外审、客户审核、政府部门检查、评级等相关工作。
02 定义
审核员：客户、审核机构、政府部门派来的体系审核、检查、 评级人员;
接待人员：本公司负责接待审核员的人员；
陪同人员：审核、检查、评级过程中本公司的陪同人员；
现场人员：审核、检查、评级过程中，审核员在现场问到的人员。

03 职责
3.1 接待人员工作职责:
（1）事先将审核员的工作目的、范围、时间等传达给相关部门;
（2）根据审核员工作内容，制定本公司各部门的工作计划；
（3）负责安排审核员的往来接送、饮食、住宿、其它活动的日程安排等。
3.2 陪同人员工作职责:
（1）正确理解审核员的问题，并恰当地解答、回复；
（2）提供审核员所需的文件资料；
（3）带领审核员到达所需的审核现场；
（4）审核员进入现场前对其进行必要的安全教育，并确保其已配置足够的防护用品。
3.3 现场人员工作职责:
（1）正确理解审核员的问题，并恰当地回复；
（2）提供审核员所需的文件资料。

04 人员选择
4.1 接待人员的资格要求:
（1）职务级别满足审核员的要求；
（2）人际交往能力较强；
（3）沟通表达能力较好；
（4）对审核员有一定认识或已有业务往来的。
4.2 陪同人员的资格要求:
（1）职务级别满足审核员的要求；
（2）对公司或本部门的业务流程熟悉；
（3）沟通表达能力较好；
（4）反应快，应变能力强。
4.3 现场人员的资格要求:
现场人员通常不能事先确定，尽可能安排操作熟练的老员工或班组长去应对。

05 活动程序
5.1 准备
5.1.1 接待人员收到审核员的工作计划后，制定本公司的工作计划，并将其传达给相关部门；必要时可组织各部门开会讨论；
5.1.2 各部门收到接待人员的信息后，及时准备审核所需的文件、资料；
5.1.3 各部门在审核前需对本部门进行自查，重点是审核员关注的问题、内容、项目等；
5.1.4 针对自查出的问题，各部门尽可能在审核员到达前完成整改；对于不能完成的整改项目，应事先做好应对措施；
5.1.5 各部门指定陪同人员；
5.2 接待
5.2.1 接待人员要确定好审核员到达时间、人员名单等，视情况摆设“欢迎 XX 光临指导” 之类标语或标牌；
5.2.1 接待人员要确定好接待地点，并准备好相关设施（会议室、电脑、投影仪、数码相机、接待用安全帽、饮料等）；
5.2.2 陪同人员要携带好相关文件、资料，提前进场；
5.2.4 双方人员到齐后，由接待人员介绍公司状况及各陪同人员姓名、职务。
5.3 审核
陪同人员及时提供审核员所需的文件资料并解答审核员提出的问题，特别注意事项：
（1）提供给审核员的文件事先要检查过，有问题的资料（如：内容不完整的，问题点未改善的，纠正措施不具体的等）不要提交给审核员；
（2）审核员若无特别要求，不要提供整个资料夹的文件；
（3）与本次审核内容无关的文件、记录尽可能不要给审核员看到；
（4）不要带审核员到与审核内容或其产品无关的车间、部门、场所；
（5）公司FTP共享资料夹不能打开给审核员看到；
（6）个人邮箱里的邮件不能打开给审核员看到；
（7）所用的U盘只能存放与本次审核有关的电子档文件；
（8）认真听取审核员的意见，耐心地有礼貌地回答审核员的问题，避免争吵；
（9）不知道如何回复时向上级或其它陪同人员请教；
（10）如果发现有回答错误或资料提供错误时，应在审核结束前向审核员提出更正；
（11）现场审核时，必须保证每个审核员身边都有人陪同，不可以让审核员单独与现场员工交谈或单独在现场查找问题；
（12）现场审核时，若陪同人员先于审核员发现问题时，应私下知会在现场的相关部门负责人；
（13）现场审核时，现场人员回答不清楚或错误时，陪同人员要及时提示、纠正；
（14）审核员要求帯走产品技术性文件（如：图纸、工艺卡片、作业指导书等）时应委婉地拒绝，并请示上级领导；
（15）审核过程中不要提及与审核方同行或其竞争对手有关的信息。
5.4 总结
总结会议时，各部门陪同人员应认真听取审核员的总结发言，尊重审核员的意见，针对问题点要做好记录。
5.5 问题点回复
5.5.1 审核方有要求时，按审核方要求的格式回复问题点的整改措施，并提供相关证据；
5.5.2 审核方无要求时，按本公司的格式回复问题点的整改措施，并提供相关证据；
5.5.3 注意事项：
（1）容易实施的整改措施要尽可能按审核员的意见和方法去实施；
（2）整改措施实施难度大的，完成期限可以定迟一些，或者只整改少部分容易完成的内容；
（3）整改措施成本太高或条件不具备，暂无法实施的，应注明无法实施的原因；视情况可设定一个较远的预计实施日期。

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