罗塞塔档案信息化问题汇编（第四期）

关注我们 -数字罗塞塔计划-

档案信息化问题汇编是小编针对罗塞塔四大群内部分精选问题进行整理汇总，每月一期以问题汇编的形式发布，将群友们的精彩发言分享给大家。本期为罗塞塔档案信息化问题汇编第四期，除分享已有回复或答案的问题之外，文末还预留了一个未解答问题供讨论，我们将选出最标准/最精彩的答案，送出礼品一份。

1、热点关注问题一

4月2日，有人就“扫描件的元数据应该如何获取？ ”发起了话题讨论并提供了参考截图（来自罗塞塔公众号文章《【建议收藏】档案信息化与数字档案馆建设问题大盘点》），一众热心的群友纷纷发表各自的看法。

群友

以前是批量著录的，程序批量写入的多，现在基本上都是智能扫描自动捕获。

楼主

您指的是新的扫描仪扫出来的图片都自带元数据？

群友

和扫描仪配合使用的数字化软件系统自动捕获，扫描仪不行

群友

数字化软件系统自动捕获后形成的元数据是以什么形式导出来的，XML还是EXCEL还是其他？智能扫描软件系统是独立的，需要与档案系统对接的，还是档案软件系统内嵌的一部分？

群友

XML还是EXCEL、与档案系统直接对接都可以，主要还是看是不是同一个厂商。同一个厂商怎么都好弄，不同厂商就费劲

楼主

明白了。那么转成双层PDF也是智能扫描软件系统上实现的而非扫描仪上实现的吧？

群友

是的。输出的格式通常都是可选择的，JPG、PDF、OFD

群友

我们这边中小企业，OFD格式很少用

群友

现在趋势是国产化，所以基本上应该兼容国产化

群友

以前是扫描、著录、挂接，现在是扫描、校对、一键归档。。。。。。基本是把数字化那一套、著录、识别、挂接。。。。。全部融合在内了。

群友

数字化之前首先还是区分类别的。数字化那套本来大前提就是分类已经分好了，然后才去按类别做的

群友

不能100%自动化，至少也能达到90%自动化。人工参与的份额越来越少。人人都是档案员，人人都可以参与，不是空话。。。。。。

2、热点关注问题二

4月8日，有两位群友提出了针对电子文件归档方面的问题，涉及信息包、系统接口等方面。以下将两个问题进行归并，具体要求可参考《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362-2020）。

群友1提问：

我想请教一下，之前了解到的是电子公文文件整理和归档要进行封装形成归档信息包，档案部门接收之前对归档信息包要进行真实性、完整性、可用性、安全性等方面的检测，对不符合要求的归档信息包予以退回。那我们OA等业务系统过来的数据都必须以归档信息包的形式进行封装打包推送吗？要封装成归档信息包的意义主要是为了固化信息还是为了进行四性检测？

群友2提问：

我的档案管理系统的数据格式与OA的电子系统的数据格式无法直接对接，怎么将电子文件进行归档？

DRP

首先给出一张电子公文归档流程图供参考。

针对问题1。首先，OA系统、业务系统过来的数据分为两种情况，一种是归档模块前置，那就输出归档信息包；另一种是归档模块后置或者独立，那就输出预归档信息包。其次，信息包不一定是物理包，也可以是逻辑包，关键在于数据组织，而不是物理封装。最后，检测只是一种技术手段，关键在于如何保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规（基本上等同于四性），使其具有法律效力。上述相关内容可参考本号文章《从前端控制的视角看归档模块的归属》、《“来源可靠、程序规范、要素合规”与“四性”》。

DRP

针对问题2。就是按照归档信息包（ASIP）的要求进行组织，包括元数据补充、文件格式转换、数据组织等，具体参照GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》执行。

3、热点关注问题三

4月15日，有群友在群里提出一个问题：“各位专家老师，假设现在有一件档案有500页（打印出来有500张纸），我进行组卷时，一卷装不完，其中300张纸装在卷1中，另外200张纸装在卷2中，请问这件档案的件档号该怎么编制呀？正常情况下我们这件档案的件档号是通过卷号+流水号的方式生成的，那现在我这一件档案放在两卷中，不知道该咋命名这个件的档号了”，引起了激烈讨论。

群友

卷号不变，题名或者案卷/盒号上写1/2,2/2，备注上写明共2册。

楼主

目前我们卷号的命名上是这样的，用1/2,2/2表示，表明这个卷是由两册组成的，但是卷里边的件的档号怎么命名呢？毕竟是一件档案

群友

可以理解为卷是个概念对吗？不是按档案盒编号，一盒一卷这样

群友

卷、件都是逻辑概念，盒、箱、柜是物理概念；一卷可以是几盒呢

群友

我们这边是做为一件处理：如果是附件个数多，页数多，则尽量把附件分开组件，有几盒是几件，录入题名后（说明是XX件的附件）；如果不能分的话，则视情况用大的装具，并在备考表中说明

楼主

如果连续编号的话不就相当于在逻辑上把一个件拆成了两件档案了？这样是不是就违背了档案的完整性了？如果是纸质档案问题可能不大，但是电子档案的话，如果通过件档号进行查询，每次都只能查出这件档案的一部分。

群友

电子档案就不存在分拆案卷的事儿了

楼主

我们是电子档案和纸质档案同时管理的，相当于双轨双套，那现在就是会存在拆卷这个事。

楼主

我们现在是会计凭证，就是一个凭证，但是这个凭证下挂了一整年的一些单据和发票等原始凭证，没办法分，因为到档案室这边的话其实凭证都已经制证完成了，只是在整理时出现了这个问题，特别我们要录入系统

群友

电子档案+纸质档案同时管的情况下，以电子档案为主，纸质档案作为副本。

楼主

场景不太一样。电子和纸质的要保持一致的，这个件和卷的命名好头大

楼主

并不是说电子只管电子的，纸质只管纸质的，现在是电子纸质要线上线下一致

群友

应该是关联映射上就可以，一致不现实，也没必要，更不科学

楼主

主要是我们现在要求线上线下的卷号、盒号保持一致，而且跟我们的智能档案柜也有关联，如果在系统中单独查件时，不是一个件号的话就无法准确找到这件档案装到两个卷里了，在后续的借阅利用时引起不少麻烦

群友

这种拆卷是实体档案管理的逻辑，电子档案不存在拆卷，除非你们管理电子档案是按照管理实体档案的模式来管。但按照实体档案管理模式管理电子档案，又是个比较Low的不太科学的方式，电子档案，应该用电子档案的管法来管，照搬照抄实体档案管理的管法，是业余了，也会比较低效和浪费

群友

非常认同您的观点，现有电子档案国家标准中都有一个电子文件号，叫法有所不同，网站网页叫做网页标识符，电子文件号是开始就生成的，比后生成的档号好用

楼主

现在的问题是我们既有电子的档案，也有纸质的档案，如果各管各的也会有一堆问题，所以现在使用的方法就是两套都管，而且保持一致，要不然的话电子关联的纸质档案怎么办？纸质的扫描件虽然可以数字化，但是扫描件是不具备法律效应的，还是要管理起来，要不然就违背了档案的真实性和完整性的要求了，不过我们现在也在推动全面无纸化，逐步变更成电子的单套管理

群友

电子档案管理，从先进实践的角度看，是业务流程重构了。。。重构之后，纸质档案作为副本，唯一索引号作为档案元数据的一项，实体库房按照索引号排架；必要时，可以装箱装盒群友

群友

你说的这种情况，我们以前也是电子档案+实体档案都管理的，也要做映射的。。。并不是你的情况有什么特殊的，只是你的管法如果要提升还是需要改进。

群友

所以要系统性思考怎么解决档案数字化转型的问题，减少低效劳动，增加高价值的劳动，让档案的价值凸显出来，这才是正道

楼主

嗯，我们正在做单套这块的探索，但是在流程梳理过程中，还是发现有些内容无法实现单套，另外就是业务系统也得配合我们档案系统做大量的改造，这个事情推动起来是比较缓慢的

群友

档案有什么价值了，要么默默无闻，要么出大事

楼主

我们是只有审计时才会想起来，然后出事还要档案背锅

群友

我觉得因为装具的问题物理的拆开，并不是分件。

群友

这个是会计凭证不能拆分，实操的话就用大一点的盒子装下。6cm不够，定制10cm的。

群友

我们以前用档案箱也很方便，40cm宽度，比较能装

楼主

嗯，我们也在考虑用这个方法

4、热点关注问题四

4月16日，有群友在群里提出一个问题：“想问一下各位前辈，公司部门分布在各地，他们移交资料到档案室往往不能亲自过来，而是委托其他同事带过来，这时候送件人是只要签委托书就可以了对吗，责任怎么划分呀”，再次引起激烈讨论。

群友

档案移交单填好，下面移交人签字，部门领导签字，然后和文件资料发给你，你核查文件资料，没问题后签字，然后扫描件发给他，如果他需要移交单，可以让他出一式两份，返回他一份。我是这样做的，看看你适用不？

群友

部署一套档案管理系统，数字化档案由部门自行按标准数字化整理后上传管理系统，实体档案规定一个时间，统一移交

楼主

都是电子版吗，我们现在纸质档案都才刚开始收集

群友

统一规范后，原始档案做一次数字化啊

楼主

就是说原始档案必须由他们亲自统一来交一次对吗

群友

你们公司档案管理的部门，制定一个制度吧 要求移交档案要达到什么标准，什么时间移交。让其他部门按制度执行就行了

群友

移交人把移交清单的签字签好，跟档案员说下是谁代为送到档案部门，按照正常接收流程走就行。有问题的话，先联系移交人运送可以委托，责任不能委托

楼主

代送的那个人不负任何责任对吧，也不用签字和检查资料。

群友

涉及到配送责任的话，让移交人找配送人解决。配送人是移交人找的，对移交人负责

楼主

他们之间需要签委托书吗？

群友

他们之间的事儿，跟档案员又没有关系。。。同一个公司来说，一般归档部门找人代送，也都是找自己觉得放心的才这么干。不要复杂化了

群友

如果有档案系统，先完成线上档案移交再做线下实体档案移交。管控的更好的，是线上移交的时候实体文件也做了扫描上传，这种比较可控。

群友

企业性质只要按自己规范来就行，一般搞个移交登记，异地的搞个接收保管函件。也尽量避免零星移交

楼主

明白了，以后这种我直接就不收了

群友

人为不收 不太好…

群友

有制度就没啥不好的，每年下去检查一次，达到归档要求了专人专车一次移交入库，省的麻烦

群友

如果你们是民企，且在中国大陆做档案工作，建议月度归档为佳，避免档案因各种变化导致散失；有特定归档时间要求的，如会计档案、项目类档案遵其规定。

5、其他问题拾萃

问

请教专家，档案数据存储在地方政府和央企控股创立的数据服务企业可以吗？我看当地公检法等数据也都存那儿了。

答

国家对档案数据的存储，现有的政策还没有放开到第三方服务企业，哪怕是当地政府和央企合资创建的数据服务企业。公检法行业有自己的独特性，许多做法一般机关不能照抄。对此，最好请示当地的档案行政管理部门，是否可行。如果地方档案局发文说可以，那就执行，口头说不能作数。

问

请教一下群内的老师们：电子档案仿真是指什么？

答

没看到你说的出现“仿真”一词的上下文，不好判断；但电子档案长期保存技术中确实有一项是仿真。具体可以参考罗塞塔公众号文章《数字资源长期保存技术概览（下）》。

问

各位专家，请问档案的立档单位和档案的保管单位一样吗？看一些行业规范说明，感觉这两个单位又是不一样的。

答

那应该是不一样的，提供托管服务的应该也属于档案保管机构，但很多社会化的托管机构都不是立档单位。

问

各位专家：请问社会保险个人参保证明应该装入人事档案中的第9-1工资类，还是第10其他类？

答

第10类其他。

问

各位老师，图书档案除了自动书刊扫描仪这类设备之外还有没有更便宜的设备可以不拆书扫描？

答

零边距的扫描仪产品都可以。如果觉得自动书刊扫描仪贵的话，找人租也是一种方案，市面上有提供出租这种设备的公司。

问

请问各位，业务系统产生的有电子签章的文件，归档到数字档案系统时，档案系统需要验证其签章的有效性吗？如果需要，如何验证？

答

建议业务系统和数字档案系统基于一个平台，共同使用电子签名服务，这样电子签名服务负责签署也负责统一验证，并承担验证责任。如果业务系统和数字档案系统无法共同使用电子签名服务，建议数字档案系统要求业务系统归档时同时打包签章文件+格式转换版本（电子签章贴图处理，去技术化），并通过一些规则设定（合同、协议、申明等）把电子签名验证责任锁定给形成部门，这样可以应对难以统一验证电子签名的问题。

问

各位专家，请问已经完成组卷的档案在拆卷场景下拆出来的这个件的件档号该如何编制？

答

拆出的，重新编制，形成新档号。原档号可以回收再利用。

问

记得有个说法数字档案系统不能作为业务系统的子系统进行建设，这个说法有什么政策依据么？

答

档办发〔2015〕4号《企业电子文件归档和电子档案管理指南》，这个文件中有对档案管理系统的建设方式给出建议。

问

请教各位老师一个问题：一个单位分成两个单位，档案实物在A单位，B单位（A单位的一个部门）只有少数部分相关的红头文件，现在分了两个全宗，原档案系统中的数据只迁移给A单位吗？

答

问你同级档案馆，给你们几个全宗号。B只是A的一个部门，档案应该由A管理。

问

请教下群里的各位老师：数字档案馆的“三员”指的是哪三员啊？有没有相关的标准解释？

答

DA/T 92-2022《电子档案单套管理一般要求》9.1.3“应明确电子档案管理系统管理员、安全(保密)管理员和安全审计员的授权和职责，并实施三员管理”。

问

请问一般企业实行档案单套管理也需要评估吗？

答

目前除了申报单套制试点的单位之外，不管是不是企业都没有要求评估。

问

各位大佬，请问一下报纸著录，需要著录哪些项目啊？

答

报纸著录是指在图书馆、档案馆或其他信息管理机构中，对报纸的内容进行整理、分类和记录的过程。报纸著录通常需要包括以下几个基本项目：

1. **标题**：报纸的名称，这是识别报纸的主要依据。

2. **出版信息**：

- **出版地**：报纸出版的城市或地区。

- **出版者**：出版报纸的机构或公司名称。

- **出版日期**：报纸的发行日期，通常包括年、月、日。

3. **刊号**：报纸的期号、卷号或版次等，有助于区分同一报纸的不同版本。

4. **页码**：文章或信息所在的具体页码。

5. **文章标题**：具体文章或报道的标题。

6. **作者**：文章或报道的作者姓名。

7. **关键词**：描述文章主题或内容的关键词或短语。

8. **摘要**：文章的简短概述，介绍主要内容或观点。

9. **主题分类**：根据一定的分类体系，对文章进行主题分类。

10. **语言**：报纸或文章所使用的语言。

11. **物理描述**：报纸的尺寸、纸张类型、印刷方式等物理特征。

12. **附加信息**：如特殊栏目、插图、照片、广告等其他相关信息。

13. **获取方式**：如何获取该报纸的信息，例如电子版链接、实体报纸存放位置等。

14. **版权声明**：如果有的话，包括版权信息和使用限制。

15. **著录日期**：记录该条目被著录的时间。

这些项目可以根据具体的著录规则和需要进行调整。例如，国际图书馆著录标准（比如ISBD）和国家或地区的图书馆标准（如中国的《中国文献编目规则》、《中国机读目录格式》）可能会有不同的要求和格式。在实际操作中，应遵循所在机构或项目的具体规定和标准。

问

按照《电子档案移交接收操作规程》我们在接收一个上万件的电子档案ZIP包的时候，发现按批次生成一个ZIP包，压缩和解压过程都非常慢，性能非常的差，不利于高效开展电子档案的接收工作。所以我在思考能否这样操作：即每个批次接收时，不再按一个批次生成一个ZIP压缩包，而是一件生成一个压缩包，这样更有利于实时掌握接收、解压、挂接进度。个人理解，有不当之处请老师多批评指正。

答

移交信息包TSIP本来就是过渡性的信息包，接收之后还是要拆包的，打包只是为了便于交接，传输和验证，所以不管是打大包还是打小包，还是大包小包一起打，实际上都可以。

问

各位专家，在数字档案室测评指标中，关于“明确档案部门、信息化部门、电子文件形成部门、保密部门在数字档案室建设中承担职责”，这条指标项中，其中电子文件形成部门和保密部门的职责这两个部门的职责是什么？

答

具体可参见GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》4.3条款。

问

请问下如何对长期保存数据包每年定期检测？如何保证长期保存包数据与系统内数据的一致性（系统内管理元数据同步）？

答

浙江省档案馆5年前的做法供参考：

1)系统内的所有数据来自于长期保存数据包。

2)系统内数据的修改权归系统管理员。

3)长期保存数据包先计算出哈希值，并将数据包加盖时间戳。

4)长期保存数据包不间断开展巡检，也就是进行数据包的校验，一有报错，立即检查。

5)将数据包开展同城异备。

6)将数据包开展离线备份(磁带库)。

问

请教各位老师一个问题，现在封装包采用什么格式，EEP，METS，ZIP哪种是国家要求的标准规范？

答

具体可参考本号文章《EEP封装？METS封装？还是ZIP封装？》。

问

各位专家，关于涉密档案目录数据或元数据的非涉密著录项的要求，具体在哪个规范或者文件中有说明？

答

档办发[2016]3号《数字档案室建设评价办法》4.7中有要求。涉密档案目录在非密档案系统中只保留档号、门类代码等非密数据。即非密档案系统中应保存全部档案目录数据，其中的涉密目录要做脱密处理。涉密著录项在著录时可以用“*”代替，也可以用密级代替。

问

请教下各位专家，文书线上预归档时，需要将签发单、正本等合并成一个pdf或ofd归档么？

答

可参考下面的结论执行。

问

咨询一下，某单位计划向我馆共享一部分档案扫描件数据，但是提出要给数据添加可溯源的、需要私钥解开的、加密水印之类的措施，以防万一数据泄露了不知道是我们双方谁泄露的。有没有好的措施推荐？

答

这不是类似水印这样单一技术措施能解决的问题。需要“数据加密+利用者身份认证+权限控制+日志审计”才能做到可追溯。

问

我想问下大家，公司员工每年的体检报告是体检完马上由档案室归档吗，还是只由人力资源部门保存啊，我们是药企。

答

根据《企业档案管理规定》，企业档案是指企业在研发、建设、生产、经营等过程中形成的各种记录，包括员工的职业健康检查报告。具体到员工的健康检查报告，根据《职业健康检查管理办法》第二十条的规定，用人单位应当建立职工职业健康监护档案，这意味着职业健康检查机构将职工的健康检查报告书面告知单位后，用人单位有责任保存和查阅这些报告。建议档案室归档。

问

请问电子公文的公文标识是在电子公文形成的时候就生成的吗？在预归档包中的元数据.xml里面应该要有公文标识的值吗？

答

是的。公文标识来自于前端公文处理系统（OA系统），具体可以查阅GB/T 33480-2016《党政机关电子公文元数据规范》。

问

各位老师，请教个问题，关于档案的缩微号，现在我们是按照全宗-目录号-案卷号-画幅号，取值的，但是一个卷内文件有多页画幅，这种情况缩微号怎么管理呢？

答

你可以理解为一个卷内有多少份文件，就有多少个序号。每一份文件内可以有多个画幅，然后一个画幅一个缩微号，否则会有重号。

问

各位老师好，请教一下业务场景：我们单位有同事反映之前归档的内容有问题，想要重新归档文件以替换已归档的档案，我们查了档案法相关规定，只规定了档案不得篡改。想咨询下业内关于替换已归档内容这块，是否合规？

答

实际操作过程中，如果原归档文件是未定稿的或内容有错误等，可以替换：经档案部门分管领导同意后，或根据领导意见形成书面说明材料备查，将正确版本替代问题版本，问题版本抽出且无需保留。

如果按照规范严格的做法，特别是在数字化环境下，需要退回整编库，重新归档，保留原有错误版本作为留痕，档案系统操作日志中保存更改记录，元数据加上版本变更记录。

问

请教专家，湖北省档案工作目标考评中有一条：“建立照片、录音、录像档案全文数据库”，这里所指的“全文数据库”是啥？

群友

行业大咖

这个＂全文数据库＂的概念是档案人自己编的，不要与专业术语混在一起。本意是：把照片、录音带、录相带各编制一份目录，然后进行数字化，把数字化之后的图像、音视频文件存储起来即可。

群友

系统承建商

湖北省档案工作目标管理考评里面的全文数据库和目录数据库就是指的，目录数据导入到档案管理系统，然后纸质档案做了全文扫描做了批量挂接。纸质照片做了数字化处理，录音带、录像带做了数字化转录处理。

6、答题有奖

未解答问题，欢迎在评论区留言，并评为最佳答复者赠送双面相框一份。

问

因为档案数据的敏感性和保密性，对于大模型提供方而言无法获取大量有价值的样本数据进行训练、调优，有没有一个好的方法或模式让第三方技术人员可以接触到大量的档案数据，从而让技术更精准地提供服务？

数字罗塞塔计划公众号致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明，我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字资源管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见，共同为人类文明的传承而努力奋斗！

关注我们 -数字罗塞塔计划-