内部审计师沟通时应避免使用的七个词汇

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面对现实

内部审计在许多公司和单位中仍然面临着一些负面的刻板印象。内部审计师常常被视为不受欢迎的存在，他们的到来可能会引起审计客户的疑虑，让人感觉到一种被监视的压力，甚至担心会被抓到把柄。

尽管这种不信任感往往是基于对职责范围的误解，但有时候，我们内部审计师在不经意间使用的某些词汇和短语也可能无意中加深这种负面看法。

这些看似专业的用语实际上可能激起审计客户的负面情绪，甚至导致敌对态度的形成。我们有时并未意识到这些词汇的使用实际上可能在助长这种不和谐的氛围。

言辞的选择极为重要，尤其是对于内部审计师来说，精确和谨慎的用语是其专业行为的一部分。然而，像其他专业人士一样，审计师也可能无意中频繁使用行业术语。这些术语已经变得如此普遍，以至于我们可能未能充分考虑它们对非专业人士的实际含义。我们日常的语言习惯可能导致他人对这些词汇的解释与我们的初衷相去甚远。

考虑到这一点，以下是七个我们作为内部审计师需要仔细思考的词汇。我们应当更加谨慎地使用这些词汇，甚至可能需要将它们从我们的常用词汇表中剔除，以避免可能的误解或负面反响。

01

发现

“发现”这个词在内部审计的语境中经常被用来描述审计过程中识别出需要报告的事项，无论是书面报告还是口头汇报。然而，仔细想想，我们的审计观察通常并不涉及发掘那些藏在暗处、需要极高技巧才能揭示的信息。使用“发现”一词可能会不经意间传达出一种探险家的印象，仿佛审计师是在揭露某些被故意隐藏的事实。

这样的表达可能会使审计客户感到自己的工作被轻视，或者他们的努力没有被充分认可，尤其是当我们报告的内容其实是他们直接向我们透露的信息时。想象一下，如果有人在参观你家后告诉你他们“发现”了需要清洁的地毯和家具，你可能会觉得这是对你家务管理能力的不公评价，甚至不太可能再邀请这样的访客。

为了避免这种负面的感觉，考虑使用“观察”、“结论”或“状况”等词汇替代“发现”。这些词汇可能更能促进组织内的正面交流，也不会让审计客户感觉自己被指控隐藏信息或未能注意到某些问题。这种用词的调整可以帮助建立更加和谐的审计关系，让双方都感觉到被尊重和理解。

02

“弱点”

在审计过程中，当我们指出存在的问题时，我们有时会用一个可能引起不安的词汇“弱点”来描述。虽然对于与SOX（萨班斯-奥克斯利法案）等相关工作中未能发挥作用的内部控制问题，使用“控制弱点”这一术语在技术上可能是必要的，但在涉及其他观察结果时，我们应尽可能避免使用“弱点”一词。

想象一下，在审计期间，您走进一位经理的办公室，并开始讨论：“对不起，如果您有几分钟时间，我想回顾一下在审计您所在区域时我们发现的一些弱点。”这样的开场白几乎肯定会引起对方的防备。这种用词类似于批评某人的孩子在外观或社交能力上有所不足，可能会触动管理者的自尊心，引发强烈的防御反应。

同理，“缺陷”这一词汇也同样可能产生不良反响。因此，我们或许可以使用“机会”或“需关注的事项”来代替“弱点”。甚至使用“挑战”或“困难”这样的词汇也可能会得到审计客户更积极的反应。这种语言的微调可以帮助构建更加积极的对话氛围，降低潜在的对抗性，从而促进更有效的沟通和问题解决。

03

“材料”

“材料”这个词在审计语言中具有深远的意义和重要性，尽管它的确切量化可能颇具挑战。它通常用于指出某些事项的重要性，如SOX法规中的“实质性缺陷”。当事情被标记为“材料”，它通常意味着该事项具有相当的重要性。

然而，当我们向某物的所有者表达我们需要讨论一个“材料”事项时，可能引起的自然反应是怀疑、否认和防御。这是因为“材料”一词携带了一种紧迫性的暗示，可能让人感觉到即将面临重大问题。例如，如果你因为不适去看医生，医生说需要讨论一些“实质性”问题，你可能会立即感到防御和不安。

“材料”一词还承载了重要的法律含义，特别是在美国证券交易委员会的定义中，它关联到决定投资者的投资决策的重要性。尽管在法律语境中谨慎使用此词至关重要，但它的日常使用可能导致误解，给审计客户留下其他方面工作不重要的印象，这并非我们想要传达的情感。

因此，在沟通或撰写时，如果没有必要使用“材料”或“重大”这样的词汇，我们可以考虑使用不同的语言。例如，可以说：“嘿，有一些重要的事项我希望你在方便时能处理一下。”或者，“让我们关注一下几个特别值得注意的问题。”这样的表达方式可能更加温和，不会引起不必要的紧张或防御态度，除非在法律或规定上确实需要使用“材料”一词。

04

“披露”或“揭露”

如同“发现”一词，"披露"或"揭露"也带有一种暗示：问题是被隐藏的，只有依靠内部审计师近乎超能力的技巧才得以发现。确实，有些情况下，问题可能确实被有意或无意地隐藏，这时内部审计师的工作就变成了揭示真相。然而，这种情况并不多见。

尽管如此，我们仍然常常使用这些术语。例如，我们可能会说："根据我们的测试，结果显示......"或者"经过对该地区的审查，我们发现......" 如果你的客户确实在有意地隐瞒事实，（更多内容可关注公众号CIA内审师小站）想要全面披露这些信息，那使用这种语言是合适的。但大多数情况下，客户并不是这样，而且你希望未来能与他们继续合作。

想象一下，如果你聘请的外部团队来进行质量保证审计，并开始向所有人口头和书面形式披露他们在你的部门发现的问题。你会有什么感觉？“披露”一词暗示了之前有秘密，而现在你正在把不好的事情公之于众。

因此，我们可能需要重新考虑使用“公开”和“未揭露”的表达方式。更好的选项可能包括：“与管理层共同确定......”、“在充分评估证据后，我们得出以下结论......”或者“我们的测试表明......”等。避免使用“揭示”作为替代词，因为它同样带有不利的含义。通过使用这些替代表达，我们可以更加公平地呈现审计结果，减少可能引起的防御反应或误解。

05

“入口”和“出口”

“入口”和“出口”是传统的术语，用于描述审计过程的开始和结束阶段，通常被称为“入门会议”和“退出会议”。这些术语准确地描述了其各自的阶段：审计的启动和审计结果的最终讨论。然而，我想提出一个问题：这场审计是否真的标志着你与这些人的唯一接触？

理想情况下，与审计客户的关系应该是持续的，全年都有互动，至少是偶尔的交流。如果这样，那么就不存在真正的“入口”和“出口”，因为这种合作关系并非一次性的事件，而是持续的交流。正如歌曲《加州旅馆》所描述的那样，你可能“永远不会离开”。而且，如果你的关系管理得当，他们会对持续的合作关系感到高兴。

这些传统术语可能暗示了一种有明确起止点的周期性项目，这在过去的审计实践中更为常见，那时建立长期关系可能不是主要关注点。因此，我们可能需要重新考虑使用“入口会议”和“出口会议”这样的命名，转而使用听起来更具合作和持续性质的名称。例如，可以在项目开始时召开“项目启动会议”，在结束时召开“项目总结会议”或类似的活动。此外，如果你的组织正在向敏捷实践转型，那么所有关于“入口”和“出口”的概念可能都将变得不再相关。这种语言的更新可以更好地反映审计工作的持续和动态性质，促进与客户之间的长期合作关系。

06

“咨询”

在1999年，国际内部审计师协会（IIA）提出了一个广泛认可的内部审计定义，将其描述为一项“旨在增加价值的独立、客观的保证和咨询活动……”。当时，将“咨询”作为定义的一部分被看作是一种创新，意味着内部审计不仅提供保证服务，还可以作为顾问发挥作用。这在当时无疑是一个激动人心的转变。

然而，随着时间的推移，“咨询”这个词逐渐失去了其初衷的积极意义。我们开始更频繁地使用“建议”这个词，以期降低“咨询”可能带来的某些负面联想。虽然有些人可能会指责咨询行业使得“咨询”一词带有了负面色彩，但这并非我们讨论的主要焦点。

真正重要的是，我们所有人都希望成为值得信赖的顾问，这是一种标志性的、备受尊重的地位。在我们努力成为这样的顾问的过程中，或许我们应当重新思考如何使用“咨询”这个词。实际上，尽管你的客户可能期待与你进行“咨询”，他们更可能期望得到的是具体的“建议”。因此，在交流中采用“建议”这一术语可能更能准确反映我们的角色和意图，帮助我们建立作为信赖顾问的形象。这样的用词选择不仅能更好地表达我们的专业服务，也有助于加强与客户的信任关系。

07

“满意”

“满意”这个词在内部审计中通常被用作一种保守的表达，意在避免对审计结果作出过于乐观的承诺。我们可能会评估许多方面，然后基于这些评估得出结论。在这个过程中，尽管情况可能远比“满意”更为积极，我们仍倾向于使用这种中性或略带保留的词汇来形容结果，如“令人满意”、“需要改进”或“不满意”。

然而，设想一下自己位于接收端的情形。假设你在某项目上投入巨大努力，期望能获得极高的评价，但最终仅被告知成果是“令人满意”。这种评价可能会感觉像是一记沉重的打击，因为你的努力只获得了一种平庸的认可，这可能令人沮丧。

我们需要记住，“满意”一词通常意味着“足够好”或“可接受”，但并不代表“出色”或“卓越”。确实，我们有时出于各种原因将“令人满意”作为我们审计的最高评价。然而，我们或许应当更加大胆，信赖自己的评估，并在适当的时候给予比“令人满意”更高的评价。不要害怕明确表达某事物的卓越、优良、有效运作或超越预期。

08

作为内部审计师，我们常用这些词汇有许多合理的解释和理由，这些用词习惯经过时间的考验，一直被使用。然而，如果我们从客户的视角重新考虑这些词汇的声音、实际意义以及它们可能给听者带来的印象，我们可能会发现它们并不是最佳选择。感知即现实。如果我们想要改变外界的感知，改变我们的用词可能是一个有效的方法。简而言之，应直接明了地表达你的意思。

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