杭州银行：信贷档案“数智一体化”管理体系

来源：2023年度城市金融服务优秀案例评选

获奖单位：青岛银行

荣获奖项：运营管理创新优秀案例奖

一、项目背景及目标

信贷档案存放在机构，难以集中规范管理，机构的存储条件有限，存在归档不及时、档案不完整、查找困难、受潮、遗失等意外情况，为了解决上述问题，同时，也为了顺应银行业数据大集中，上级机构对下级机构的监督和统一规范管理的趋势，2019年行长办公会议和2021年信贷档案专题会议纪要决定启动信贷档案“数智一体化”管理体系项目，对全行信贷档案实现集中管理，建立信贷档案管理系统，实现信贷档案从收集、移交、归档、保管、借阅、销毁全生命周期的智能化管理。

二、项目/策略方案

在项目建设初期，确认项目工作目标、系统建设方式、档案保管方式、组织架构和推广方式。

1、工作目标。围绕“标准化、数字化、系统化”，以全流程信贷实体档案的集中保管、电子档案的集中存储为目标进行开发建设。“标准化”指统一和规范档案资料流转过程和操作标准；“数字化”指通过对电子文件归档和在业务流程中对实物档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，实现智能检索利用档案；“系统化”指实现档案全流程线上化流转操作。

2、系统建设方式。一是通过同业调研和第三方公司交流等方式，结合我行自身对档案管理拥有自主产权和底层代码，方便后续维护的需求，确定信贷档案管理系统由我行自建；二是信贷档案管理系统独立于上游业务系统，与业务系统对接时建立一套统一的接口标准，若上游业务系统不符合标准的，由上游业务系统进行优化；三是由总行对信贷档案管理系统进行一体化设计、一体化管理，总分支按权限使用。

3、档案保管方式。我行自建档案集中保管场地，供杭州地区机构未来10年以上信贷档案集中保管所需；分行根据实际情况，自建档案库房或委托第三方专业档案保管公司保管实物档案。

4、组织架构。总行运营管理部设立专门团队，主要负责系统建设、全行信贷档案的管理、业务培训、推广和监督检查工作，杭州运营中心设置若干专岗，主要负责杭州地区信贷档案的集中保管、出、入库、借阅等操作，分行根据实际情况，在分行运营管理部设立团队或专岗进行管理。

5、推广方式。信贷档案管理系统上线后，先在小范围机构试点，再推广至杭州各机构，条件成熟后，再向分行推广。

三、创新点

1、档案管理自动化。信贷档案管理系统与上游业务系统无缝对接，并将档案管理的业务流程固化在信贷档案管理系统中，实现档案收、管、存、用的自动化管理。

2、档案归档高效化。档案卷、盒、柜条码、移交清单等均由系统自动生成打印，节省大量手工编著、填写时间。依托智能化库房管理功能，按档案接收先后顺序立卷、归档、装盒，支持同一个盒装不同条线业务档案，通过系统一键检索同客户档案所在库房位置，节省大量人工查找、归类时间等。

3、档案利用便利化。以数字形式存储各种档案信息，实现智能检索利用档案信息，减少对实物档案的利用。

4、库房管理智能化。根据现实库房虚拟出档案所在库房、区域及档案柜架的列、层、排位等，实现对实体档案所在库房位置的管理，支持与PDA设备、条码枪、电子标签等硬件设备的集成，实现实体档案的快速定位、出库、入库、盘点等操作。

四、项目过程管理

2021年5月开始，做好项目启动准备工作，包括开展行内外调研、向第三方公司学习交流、系统功能设计、档案库房设计、发布档案管理实施细则、人员招聘等工作。

2022年正式启动信贷档案管理系统建设，6月，完成信贷档案收集、整理、归档等基础功能建设，对接上线传统信贷档案业务，并在个别机构试运行，8月，推广至杭州地区各机构，2022年底，完成信贷档案销毁、PAD移动端等余下功能建设和库房建设。

2023年开始，扩大业务对接范围至非传统信贷和大资管业务，同时，持续升级信贷档案管理系统功能，包括：对接物流平台，实现信贷档案借出与归还全流程可追踪，新增监督检查功能，实现任务发布、监督检查、发现问题和整改问题的全流程闭环管理等。

五、运营情况

2022年8月，传统信贷档案业务在杭州地区各机构推广，2023年5-7月，向湖州、丽水和绍兴等3家分行进行推广，后续视条件，逐步扩大分行推广范围，直至全部完成。从业务推广应用情况看，信贷档案的归档效率得到了极大提升，根据个别分行反馈，信贷档案推广前，其立卷约需20分钟/卷，接入系统后约46秒/卷,同时，由于信贷档案全流程在系统中流转，并按区域集中保管，避免了人工登记丢失等意外情况发生，最大程度确保了信贷档案的安全保管和使用。

六、项目成效

杭州地区机构自2022年8月推广以来至2023年8月底，已通过信贷档案管理系统流程归档82,895卷（包括集中放款的存量档案）。已推广分行(湖州、丽水和绍兴分行)通过信贷档案管理系统归档6,997卷。通过信贷档案管理系统线上办理借阅/借出50余笔。

七、经验总结

在项目建设前，以“数字化、智能化、标准化、自动化、便利化”为设计原则，通过充分行内外调研、与多家第三方公司交流学习等方式，结合我行自身对信贷档案管理的实际需求和应用场景，厘清可能涉及的环节和流程，确认了适合我行的项目工作目标、系统建设方式、档案保管方式和组织架构。业务上线后，稳步推广，先在小范围试点，再在杭州地区机构推广，直至向分行逐步推广，确保了系统的稳定运行。

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