部门巡礼｜秘书处：上传下达，沟通协调

秘书处主要负责人 袁文艺

秘书处负责人 徐征

秘书处负责人 张尤然

秘书处负责人 禾苗

Q1

可以为我们介绍一下

秘书处平时负责的主要工作吗？

袁文艺

我们的日常工作主要是协助主席团处理学生会日常事务，履行上传下达的职责，协调好学生会各部门之间的关系，促进学生会高效运作。

秘书们掌握各种实用技能：文书撰写、文件整合、工作简报、材料审核、活动策划、会议记录……当然，与老师和其它部门的对接工作也能快速提升秘书们的社交能力～

除此之外，各大活动也少不了秘书们的身影：迎新晚会、述职大会、金秋系列比赛、新新大赛……还有主办未来学院、学生代表大会等。

张尤然

秘书处的日常工作主要是协助主席团处理学生会日常事务，每月定期召开一次院学生会部门例会，进行学生会有关活动的文书撰写、工作简报整理、活动策划、会议记录等工作。除此之外，秘书处也协助举办一年一度的学代会，同时积极与其他学院联合举办未来学院活动。

Q2

最开始是因为什么契机而加入部门的？

袁文艺

开始加入秘书处也是因为听上一届学长姐的招新宣讲，觉得自己对秘书的工作怀有自己的向往和热情，也与自己的性格和所具备的能力比较适配，同时也是想在工作中提高自己的能力和结交更多志同道合的人，也觉得秘书的学长姐们很亲切热情，于是报名了秘书处，然后顺利通过面试进入了这个大家庭。

徐征

当时刚进大学，听说学生会这个部门是搞学生工作的，因为我高中也当过学生会成员，搞过学生工作，所以就很感兴趣。

加之我认为我上大学这四年一定要加入一个部门锻炼自己，认识更多的人，同时也是因为参与过，认为自己比较有经验和兴趣，还想继续。

最后就是选择部门的问题了，当时选择秘书处也是因为我当时对于文件整理很感兴趣的，之后一听部门名字和宣讲，认为秘书这个活我能干，所以就到秘书部尝试了面试，最后成功进入了部门参与到工作之中。

张尤然

招新时崔诗扬学姐的精彩宣讲让我对秘书处有了一个初步的了解，引发了我的兴趣。面试时我进一步感受到秘书处是个团结、友爱的大家庭，很希望加入秘书处，向优秀的学长姐学习，积极锻炼自己。

Q3

秘书处是联系各部门的纽带，促进学生会高效运作。学姐觉得要做好秘书处的工作，最重要的能力与素质有哪些？

袁文艺

我认为其实不仅是做好秘书工作，做好任何的工作和事情的前提都是需要热爱和热情，只有充满动力想要去做好这份工作才能在行动上进行匹配。至于一些特定的能力与素质，我认为认真、细心和坚持，并且能够准确意会繁琐的任务、学会礼貌有效的沟通是比较重要的。

Q4

从迎新晚会到述职大会，各项重大活动中都少不了秘书人的身影。学姐加入部门后有什么特别的经历与收获吗？

袁文艺

其实各项活动中秘书担任的角色和任务是不太相同的，在不同任务中可以很好的了解一个活动一个任务的关键点，也在实践中真正体悟到如何准备如何进行，算是很宝贵的实践经验。都说绝知此事要躬行，我觉得其中最印象深刻的是秘书处主办的学生代表大会吧，虽然它最终的活动举办只是简单的四个小时的选举会议，但是在这之前从各种提案的撰写审议到每一份文件的草拟审核修改，从和候选人以及主席团的对接到和校会团委的对接都是秘书处每一个人在老师、主席团的帮助下扎扎实实做出来的，所以印象比较深刻。

同时，也是从这个活动中学习到了一项看起来简单的活动背后其实是“冰山的剩余八分之七”，也正是这些看不见的东西真正使人成长。

张尤然

在加入秘书处后学习到了文书撰写，活动策划等等实用技能，也很惊喜的遇见了很多志同道合的好朋友。我从热心的学长姐，温暖的同届同学以及热情的学弟学妹身上学习到很多，受到良多启发，比如做事情时更加注意多角度的分析，保有细心与耐心的态度，明确并承担好自己的责任。

Q5

回顾在秘书处工作的经历，最令学长印象深刻的事情是什么？

徐征

印象最深刻的一件事就是2023年五六月份的时候开的述职大会，会上要总结学生会各部门工作，要有展望，还要各部门准备一个节目。

当时我最印象深刻的是这个节目，因为我们秘书准备的节目，创意是我提的，台本是我写的。这个节目就是秘书在去年（2023年）宣讲会上宣讲时候放的那个《我爱学习》（秘书简介快闪放了一部分片段），那就是我们当时述职表演节目，当时表演的时候我们部门内所有人表演都很投入，当时这个节目因为台词太搞笑，搞得全场的学生会团委成员哈哈大笑，就感觉太开心了。

当时我大一下，因为任务很多，作业也很多，已经好久没有那么开心过了。那天真的是和秘书全体成员放松的、尽情的表演，我们也很开心，让我感受到了部门的凝聚力。

那次述职搞完之后，也是坚定了我留任的想法，就想把这种快乐、这种凝聚力传递给下一代的秘书人吧，就是让他们也能感受到当时我们相同的快乐。

Q6

今年秘书处牵头与弘毅学堂和土木建筑工程学院合办了第15期未来学院，学长在这次活动中有什么印象深刻的事吗？

徐征

印象最深的就是当时摄影技术培训这个课程是我负责请的讲师。当上一届学长姐因为未来学院忙来忙去的时候，我们作为小孩没有体会到秘书有多么辛苦。但当你自己留任后成为负责人再干的时候，你手里的活就非常繁琐了。

老师的事情本来就经过两周才敲定下来，正当这个课要开始上课的时候，之后又由于大一安排的变动，这门课程又往后推了一周，我又需要重新通知人家时间地点。当时我担心任课老师时间是否对应，然后战战兢兢地跟人家重新确认时间，发现没问题，我才松了一口气。

给未来学院课程找讲师，这个真很麻烦。我只是一个负责人，我只负责这种筹备一节课程相关的部分的事项，其他的很多统筹的问题都是交给主要负责人，就是文艺姐。当时我都不敢想象有多辛苦，也是体会到了，秘书真的不容易。我们当小孩的时候没有觉得秘书有多辛苦，是因为很多很繁重的活学长姐帮我们干了，当我们真正到达负责人，主要负责人这个位置上的时候，会发现秘书真的活很繁琐，我们就很感谢当时学长姐替我们扛下了太多，让我们一年的小孩生活轻轻松松。

艰难但是坚持，当时这么累，我做完之后其实有点后悔留任。但是过了一周，心情平复之后发现自己还是喜欢秘书的氛围，还是喜欢秘书的工作。

Q7

学长姐们有什么推荐的学习方法吗？

如何平衡工作和学习？

袁文艺

其实对于我自己来讲，不论高中还是现在大学，我认为最好的学习办法就是设定目标并且不断改进方法达到效率最高。我从来不是很努力地花费很多时间在学习上的人，但是我会选择自己觉得最有用或最感兴趣的东西专注于某个时间内，提高学习效率。虽然这样可能不是很好的学习办法，但总之适合自己的就是最好的。

徐征

其实对于秘书来说，这个活虽然非常繁琐，但是都是一个周期性的东西。

秘书就是每个月召开一次大会，然后未来学院。这个忙都是周期性的，就忙一阵，闲一阵，忙一阵，闲一阵，所以就很好安排。

因为我已经待过一年了，对大概流程都很熟悉，一到秘书要为某件事开始忙的时候，就赶紧提前进程，就是把学习任务或者生活里要办的事赶紧提前办了，然后到真正为工作焦头烂额的时候，你会发现自己来自学习和生活的压力就会很小，因为你提前都已经将大部分事情办完，这是针对我们部门来讲的。

预判好自己什么时候特别忙，然后把自己的进程规划出来，别拖沓，赶紧执行，就会发现自己的压力会小很多。

Q8

学姐认为目前的部门工作有哪些优点和需要改进的地方，对未来的工作有什么展望？

袁文艺

优点我认为有很多，比如秘书的氛围一直都很轻松愉悦，大家相处起来也没有压力；还有就是大家对于工作都比较认真，成员之间也比较团结，所以做事效率和质量都还挺不错的。

需要改进的地方呢，我觉得其实除了小孩们，我们负责人也都需要对工作有更大的热情吧，可能因为各种原因会导致偶尔的懈怠。未来工作的展望首先就是希望自己更打起精神做好剩下半年的秘书工作积极与主席团配合，其次希望整个团队可以更感受到秘书这个集体的温暖和快乐吧。

Q9

学长学姐对部门新成员有什么期望和想说的话吗？

袁文艺

想说的话首先是对大家选择秘书的感谢，大家都是很棒的小孩，也很配合我们的各项工作。其次是希望大家不要把秘书工作当成是一种负担，而是可以将它看做是锻炼能力或者磨炼性子的机会，并且把我们各位学长姐当作自己的朋友，把秘书处当作一个快乐的集体，大家都是温暖的人。希望大家都能在大学开开心心地增加人生阅历。

徐征

我话很少，就想希望部门的小孩们天天开心快乐，也很感谢部门其他几个负责人还有主要负责人，都是老战友了，感谢陪伴。

张尤然

很高兴在秘书处与大家相遇，祝秘书处大家庭的成员们学习进步，身体健康，万事顺遂！希望秘书处在新的一年工作顺利，越来越好!

图片 | 秘书处 袁文艺 徐征 张尤然 禾苗

采访 | 社团服务中心 高子涵 王梦荷

编辑 | 社团服务中心 柳素雯

运营 | 珞新传媒 王玥瑒

审核 | 胡静文 珞新传媒 刘艺博 王玥瑒