八防、九防、十防——档案库房到底应该遵循“几防”?

前言

在回答文章标题中的问题之前，我们先来看几家档案智能库房厂商的软件示意图（来自于网络公开资料，不代表本号立场，仅供参考）：

问题提出

这绝不是个例，而是普遍现象，“八防”、“九防”、“十防”真的是让人“防不胜防”。那么问题来了，档案库房到底应该遵循“几防”？

首先，笔者想澄清的是“几防”这个词并未出现在各级档案部门的正式文件或者档案行业的标准文本中。“八防”、“九防”、“十防”其实都只是为了日常方便表达而形成的通俗概括，并非正式文件、标准中的表述。

那为什么会有“八防”、“九防”、“十防”等多种说法呢？这是因为相关文件、标准中列举的档案库房管理需要防护的各项内容不统一，有的是八项，有的是九项，有的是十项甚至更多。针对档案馆、档案室以及其他不同类型的档案保管部门，对档案库房管理的要求也不完全相同；不同的文件、标准关于防护的对象也有所不同，有些针对档案馆（室）建筑，有些针对档案库房，有些则针对档案本身；即便是同一规定，也会随着时间的推移、技术的更新或工作内容的改变有所变化，从而影响需要防护的项目。这就是“八防”、“九防”、“十防”的来由。

下面，笔者将从档案馆、机关档案室、企业档案室三个方面对相关的标准、规范文件进行比较分析，来尝试说明档案库房管理到底应该做到“几防”。

档案馆

一、《档案馆工作通则》

国家档案局1983年发布的《档案馆工作通则》中第一次提出了档案库房建设需要具备的系列防范措施，其中包括抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等十项内容，也就是现在大家所熟知的档案库房管理“十防”。这同时也可以被认为是档案库房“十防”的出处。

二、《档案馆建设标准》

国家档案局主编、建设部和发改委批准发布实施的建标103—2008《档案馆建设标准》中第三十一条列出了“防潮、防水、防日光、防紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物和防盗等”以及第三十四条“档案馆建筑应严格执行现行防火规范”共九项防护要求。

三、《档案馆建筑设计规范》

经住建部和国家档案局批准并发布的JGJ 25-2010《档案馆建筑设计规范》中第5.1.1列出了“防潮、防水、防日光及紫外线照射，防尘、防污染、防有害生物和安全防范等”以及第6章节的“防火设计”共八项防护要求。

四、《副省级以上综合档案馆业务建设评价标准》

2021年新修订的《副省级以上综合档案馆业务建设评价标准》中也对档案馆建筑（含围护结构）设计提出了“防火、抗震、防雷”以及“防潮、防水、防日光和紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗等”共十项防护要求。

机关档案室

一、《机关档案工作业务建设规范》

国档发〔1987〕27号《机关档案工作业务建设规范》中首先对机关档案库房建设提出了“库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施”八项防护要求。这同时也可以被认为是档案库房“八防”的出处。

二、《机关档案管理规定》

国家档案局第13号令《机关档案管理规定》中提出“机关应当做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。库房温湿度应当符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）规定。”九项防护要求。这同时也可以被认为是档案库房“九防”的出处。

企业档案室

一、《企业档案工作规范》

档案行业标准DA/T 42-2009《企业档案工作规范》中提到“库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能”六项防护要求。此标准标注了适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照适用。

《企业档案工作规范》7.6.3.1，企业档案库房“六防”

二、《企业档案管理规定》

由2023年8月8日国家档案局令第21号公布，自2023年10月1日起正式施行的《企业档案管理规定》中第三十九条规定“企业应当做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防有害气体等工作”九项防护要求。

比较分析

虽然各个文件、标准对档案防护要求的描述看上去各有差异，但实际上许多方面都存在着共通点。例如，基本上每个文件、标准都要求“防盗”、“防水”、“防潮”、“防尘”、“防火”的基础防护要求。即便是差异较大的防护要求，其实也存在着一定的逻辑联系。例如，“防虫”、“防鼠”和“防有害生物”；“防强光”、“防日光”、“防紫外线”和“防日光及紫外线”；“防污染”和“防有害气体”等。这其中：

“防有害生物”

主要是防止霉、虫、鼠对档案的破坏。早期文件中要求的“防虫”、“防鼠”具有一定的时代局限性，没有考虑到霉菌对档案的危害，后来就统一用范围更广的“防有害生物”来代替了。

“防强光”

主要是防止日光直接照射，避免紫外线对档案的危害，这实际上与“防日光”、“防紫外线”的目的一致。因为日光是紫外线的最主要来源但不是唯一来源，“防日光及紫外线”的说法更加严谨。

“防污染”

主要指的是档案库房应保持清洁卫生，避免灰尘、烟雾、有害气体等污染源对档案的不利影响。事实上，有害气体、细菌霉菌、强光、颗粒物等都可能成为污染源，因此，“防污染”是一个较大范围的概念，甚至可以将“防光”、“防尘”、“防有害气体”等纳入其中。

“防高温”

此外，对于“防高温”这一项防护要求，很多标准中并未采纳，这并不是因为“防高温”不重要，而是因为这些标准中另辟章节专门对档案库房的温湿度控制提出了更加具体、严格的要求，如《档案馆建设标准》和《副省级以上综合档案馆业务建设评价标准》中都提到“档案馆围护结构应满足保温、隔热、温湿度控制”；《档案馆建设设计规范》分别对纸质档案库、特殊档案库、部分技术用房和对外服务用房制定了具体的温湿度要求表，列出了各类档案库房应符合的温湿度范围；《企业档案工作规范》中也强调了“库房温、湿度应符合JGJ 25、GB/T 18894和DA/T 15对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记（登记表参见附录B表B.2）”。

“抗震”

对于“抗震”这一项防护要求，笔者认为比较适用于档案馆建筑，但对于档案库房或者档案本身没有多少意义。这也是机关档案室、企业档案室相关文件中都没有“抗震”的要求而《档案馆工作通则》、《副省级以上综合档案馆业务建设评价标准》则有要求的原因。

“防磁”

最后，我们再来看看上述文件或者标准中未提及但近年来越来越多的文件开始提及的“防磁”要求。随着档案信息化建设的不断深入，电子档案逐渐成为增量档案的主体，档案保存载体也从纸质载体向磁带、磁盘、光盘等数字存储载体扩展，因此也就出现了针对数字磁性载体的“防磁”要求。如《精准扶贫档案管理办法》规定“保管库房应当具备防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防磁、防有害生物、防有害气体等保管条件”；《村级档案管理办法》和《乡镇档案工作办法》也都提出了档案库房“防磁”的要求。当然，笔者理解这其中的“防磁”应该是针对磁性载体保管区域的局部防磁要求，比如配备防磁柜或者建设磁性载体保管库房，档案库房整体防磁的要求基本做不到也完全没有必要。

结论

档案库房是保存档案的专用场所，“八防”、“九防”、“十防”的设置，其出发点都是避免一切不利因素对档案的威胁，最终目标是为了提供一个良好的保管环境以减少档案损坏、延长档案寿命。针对档案馆、机关档案室、企业档案室的档案库房防护要求可参照各自文件、标准的规定，虽然其中的防护要求项有多有少，防护对象也不尽相同，但其防护目的和实质内容可以说是殊途同归。

再回到标题中的问题：档案库房到底应该遵循“几防”？看来没有一个标准答案，需要具体问题具体分析，而且是动态变化的。但从尊重历史的角度出发，笔者更倾向于将两份最早的文件作为依据：根据1983年的文件《档案馆工作通则》中的说法，档案馆库房应该是“十防”；根据1987年的文件《机关档案工作业务建设规范》，档案室库房应该是“八防”。当然，这仅仅是称谓上的沿袭，其中“十防”、“八防”的含义早已经发生变化。

后记

就在本文发表前夕，2024年1月25日《中华人民共和国档案法实施条例》（国务院令第772号，以下简称“《实施条例》”）正式发布，其中也涉及对档案库房的防护措施规定，这应该说是迄今为止最权威的出处了，势必对本文的结论产生影响。

《实施条例》第二十二条规定“档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施：……（二）配置适宜安全保存档案、符合国家有关规定的专门库房，配备防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控等必要的设施设备。……机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管，参照前款规定办理”。

《实施条例》共列举了八项防护要求，其中“温湿度调控”可以理解为是对前述标准、文件中“防高温”、“防潮”的归并，“防有害生物”则是对“防虫”、“防鼠”等的归并，并且同时适用于档案馆和档案室库房。

至此，关于档案库房“八防”、“九防”、“十防”的问题似乎可以尘埃落定，按照最新、最权威的《实施条例》中的说法，档案库房应该遵循“八防”——防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控。