非本单位的员工发生费用，能在本单位报销吗？税务局明确了！

非本单位员工费用

能不能报销？税务局明确了！

自己单位的员工报销很常见，只要是正常业务、正规发票就可以。但如果是非本单位员工的费用能报销吗？

提问

非本公司员工甲，拿发票到本公司报销，但该业务的确是真实的，是为本公司生产经营相关的支出，请问甲可以报销该费用吗? 如果可以报销，是否需要年度汇算清缴调增企业所得税?谢谢

税务局回复

浙江12366中心答复：

您好：您在网站上提交的纳税咨询问题收悉，现针对您所提供的信息简要回复如下：

根据《中华人民共和国企业所得税法》规定：

第八条 企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。

根据《国家税务总局关于发布<企业所得税税前扣除凭证管理办法>的公告》（国家税务总局公告2018年第28号）规定：

第二条本办法所称税前扣除凭证,是指企业在计算企业所得税应纳税所得额时，证明与取得收入有关的、合理的支出实际发生，并据以税前扣除的各类凭证。

税务总局对应税项目开具发票另有规定的，以规定的发票或者票据作为税前扣除凭证。

上述回复仅供参考，欢迎拨打0571-12366。

根据税务局的回复来看，非本单位员工发生的费用是可以报销的，也可进行税前扣除，但是会涉及如何报销的问题：

1.如果是基于公司合同实际发生的费用，应当取得相应的业务发票进行报销。

比如，公司聘请事务所人员进行审计，审计合同内容就包括审计人员的工时费、审计人员的差旅费等。根据合同，事务所收取的费用对公司来说都是因审计而发生的费用，公司应该取得事务所开具的咨询服务费发票来列支。

2.如果不是基于合同而发生的费用，应当根据业务性质来进行列支和报销。

比如，一些商务宴请、商务住宿、考察接驳、往来交通等一系列的费用，这些费用是独立支付、公司单独承担的，可以直接用这些人员提供的住宿发票、机票等合理列支。这类费用一般计入业务招待费。

注意：业务招待费应是基于公司实际业务需要而真实发生的，否则不能进行报销和扣除。

非单位员工报销的费用

能抵扣增值税吗？

上文说了，如果在合同中有明确约定，并且可以取得自己公司抬头发票的话，可以税前扣除。

那么，能抵扣增值税吗？同样来看12366的回复：

1.非员工报销的运输发票能抵扣进项税吗

税务局回复：

根据《国家税务总局关于国内旅客运输服务进项税抵扣等增值税征管问题的公告》（国家税务总局公告2019年第31号）规定：

一、关于国内旅客运输服务进项税抵扣

(一)《财政部 税务总局 海关总署关于深化增值税改革有关政策的公告》(财政部 税务总局 海关总署公告2019年第39号)第六条所称“国内旅客运输务”，限于与本单位签订了劳动合同的员工，以及本单位作为用工单位接受的劳务派遣员工发生的国内旅客运输服务。

也就是说，非本单位员工的差旅费（如火车票、飞机票等），即使标明了旅客的个人信息，也不能计算抵扣增值税。

2.非员工报销“业务招待费”能抵扣进项税吗

分情况：

（1）企业一般意义上的“业务招待费”可能包括生产经营需要的宴请、旅游景点参观、娱乐以及住宿费用等，这些基本属于是“交际应酬费”，相关专票的进项税额不能抵扣；

（2）如果是为某项特定的经营业务发生的，能不能抵扣进项税要综合业务的性质判断：

比如，A公司聘请B公司的员工维修一项机器设备，B公司员工因此产生的住宿费用由A公司负责，该项费用企业列入业务招待费。此时的住宿费非交际应酬性消费而属于生产性支出，可以抵扣进项税。

非单位员工报销的费用

怎么处理？

企业员工在工作过程中产生的费用可以报销入账，非单位员工发生的费用属于企业实际发生的费用，可以在企业报销费用支出。那么，非单位员工报销的费用计入什么项目？涉及扣缴个人所得税吗？

一、非单位员工可以在企业报销费用举例

非单位员工与企业没有建立业务关系，不能在企业报销费用支出；非单位员工与企业之间存在业务关系，根据双方的约定，业务过程中产生的费用支出由企业承担，非单位员工可以在企业报销费用支出。举例：

01、外部独立董事参加董事会，差旅费用由企业承担；

02、企业聘请一位明星作为形象代理人，明星到企业进行现场拍摄，合同约定明星及其助理、摄影师的差旅费用由企业承担；

03、企业聘请一位退休人员出任管理咨询顾问，对方每周到企业现场工作1天，提供咨询建议，辅导内部管理人员，该顾问到企业提供服务产生的差旅费由企业承担，在企业报销。

二、非单位员工报销的费用计入什么项目？

非单位员工因为业务关系产生的费用，应该根据费用支出的经济用途计入不同的明细项目。举例如下：

1、独立董事参加董事会的费用支出计入董事会费；

2、明星到现场拍摄产生的差旅费用支出计入代言项目，属于企业的宣传推广支出；

3、退休顾问履行职责产生的差旅费计入对应项目的咨询顾问费用；

4、企业招聘一位高管，对方到公司参加第三轮面试，企业承诺来回差旅费用支出由企业承担，应聘者最终不合适，没有签订劳动合同，企业还是按照约定承担了该应聘者的差旅费用，该部分支出计入招聘费用；

5、企业聘请一位模特儿到某太平洋小岛拍摄广告宣传片，模特往返的差旅支出由企业承担，计入广告宣传片的制作成本。

总之，费用支出的经济用途决定应该计入哪个成本费用项目。

三、为非单位员工承担费用支出涉及扣缴个税吗？

很多人关心一个问题：为外部第三方个人承担费用支出，需要计入这个人的劳务服务收入计算扣缴个人所得税吗？

分为三种情况：

1、根据实际发生的费用支出凭合规凭证报销，不涉及计入个人收入缴纳个人所得税。

2、在合同中约定限额报销金额，根据实际支出凭合规凭证在合同约定的限额内报销，不涉及计入个人收入缴纳个人所得税。例如：合同约定咨询顾问每次可以报销的差旅支出不超过1000元，每次根据实际金额凭票在限额内报销，不涉及个人所得税。

3、在合同中约定固定金额的差旅支出金额，不需要提供发票报销，该部分差旅支出应该计入个人的劳务收入缴纳个人所得税。例如：请模特拍摄广告片，合同约定来回的差旅费用10万元包干，该部分应该作为模特收入，合并缴纳个人所得税。

四、非单位员工报销费用涉税风险防范

根据前面的分析，企业可以为有业务关系的非单位员工根据合同约定承担费用支出，但实际处理时需要注意以下风险（举例）：

1、合同明确约定承担费用的项目；

2、不能为对方承担应该由其本人承担的个人消费支出，例如：到太平洋小岛拍摄广告片，对方个人应该配备的私人物品，如太阳镜、游泳衣等支出应该由对方自己承担，不能浑水摸鱼在企业支出；

3、与合同约定无关的支出不能由企业承担，例如：明星到企业拍宣传片，超越合同的规定多带助理，超出合同范围的助理人员发生的差旅费用不能在企业报销；

4、准备好业务真实发生的商事凭证；

5、对方的差旅费用可以报销入账，但对方人员不是企业员工，不能抵扣增值税进项。

规避！费用报销5大风险

不仅非单位员工的费用报销需要注意，差旅费、餐费、福利费等企业的常见费用报销中也都存在很大风险，财务人员应该步步为营，小心谨慎，5个避坑指南送给你！

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