契约锁电子签章集成HRM人事管理系统详细解决方案

每一个员工从招聘到入职，整个过程中会涉及到许许多多文件签署需求，各类人事合同、协议书、证明文件等等。

近年，契约锁电子签章在人事工作中的应用逐步深化，从“人事证明自主盖章”到“电子劳动合同普及应用”。目前，围绕企业员工“招聘、入职、在职、调岗、离职”等各个阶的文件已经全面实现电子签约，HR工作提效看得见。

据某大型集团企业反馈，“电子签章”的应用，让1个HR的合同服务量从350人提升到1000人、每份合同签订时间从2-3天缩减到2-30分钟、办理过程从依靠快递到全程24小时线上办理，管理成本平均优化95.43%。

大多数组织中都部署了HRM人事管理系统，电子签章如何与HRM人事管理系统结合？让HRM系统中的证明、合同、函件、通知、协议等文件签章提效，自动归档？

一、HRM集成电子签章接口

契约锁电子签章支持集成应用，可以将电子签章应用嵌入组织现有的各类人事管理软件中，帮助拓展管理软件电子签署功能。

以组织现有管理软件作为统一操作平台，在流程中便捷调用功能应用接口完成签署。不改变原有人事办公习惯，实现人事文件在线审批、网上签约、自动归档。目前，电子签章系统已经与近20家人事管理软件实现集成应用。

二、HRM集成电子签章应用场景

契约锁电子签章为组织提供“企业内部单方盖章、员工单签、企业与员工双签、协议文件三方签等”多种签署方式，满足全生命周期过程中的30多种文件线上签署需求。

招聘

面试登记表|背景调查授权书|入职通知书|offer

入职

新签劳动合同|返聘协议|实习协议签署|员工手册|保密协议|竞业协议|入职告知书|学历证书|体检报告|履历表等

在职

在职证明|收入证明|工作证明|续签劳动合同|调薪申请函|员工跟投协议|股权激励协议|公积金证明|工资证明|薪酬协议|培训合同等

调岗

工作调动通知书|岗位异动通知函|人员调岗信息确认单|调动申请交接单

离职

离职证明|离职协议等

三、HRM集成电子签章签署《劳动合同》演示

1、人事登录HER系统

2、HRM系统自动生成电子文件

3、短信/邮件通知员工签署

4、员工实名认证

5、员工在线签署

6、公司自动盖章

四、HRM集成电子签章应用效果

人事管理软件集成电子签章后，实现组织人事全生命周期管理过程中的证明、合同、函件、通知、协议等文件提供便捷电子签约、自动归档管理。帮助众多中大型组织优化95.43%的人事管理成本、提效90%。

面试环节

面试通过后，帮助HR自动生成offer文件及签署流程，待入职审批通过后，通过邮件/短信通知候选人，offer文件的签字、盖章只需几分钟。

应用效果

无需手动填写信息、无需打印纸质offer、员工实名确认入职；HR可实时了解offer签署进度，及时推进签约入职，原本一周的确认工作，现在当天即可完成。

入职信息登记-变更环节

过去，新入职的员工信息全靠HR手动管理，登记、录入、变更不仅工作量大，还容易出错。

现在，契约锁人事电子签平台为HR提供入职员工信息统一导入，员工线上填表登记信息、电子签名确认表单及信息修正函信息，确保每项数据经本人确认，真实可信。

・HR通过Excel表批量导入新入职的员工信息，批量勾选人员信息即可一键发起入职审批。

・员工打开手机短信即可查收信息登记、变更消息，实名认证填写个人信息、在线签署信息修正函、登记表，只需十几分钟即可配合HR完成信息管理工作。

无论是正式员工，还是实习、返聘员工入职，在“劳动合同、实习协议以及返聘协议”签约环节，HR都能通过电子合同模板，根据岗位要求一键生成电子合同、批量发起签约流程，批量完成公司内部盖章，省去逐一起草、手动点选、一份份文件盖章的麻烦。

应用效果

信息登记、审批、变更一体化；多种表单模板样式，支持员工在线填写信息、电子签名，让繁琐的过程简单化，让数据更精准。

新员工信息线上上报环节

为了方便人事入职审查，一般办理入职时必须统一收集员工的“离职证明、学历证书、资格证书、身份证及户口本信息、体检报告等”材料，材料类型太多，不仅HR工作量大，还容易漏，有时在档案归档环节才发现员工信息不全。

现在，HR在发起入职签约的同时，直接在流程附件中设置材料上报要求，新员工签约的同时，根据材料要求一一上传文件、填写信息，自动完成收集归档。

应用效果

合同签约、信息收集一步到位；从“HR线下收集”到“员工线上上报”，提升效率；通过设置必填材料防止漏填，确保一次办完。

开具证明环节

“在职证明、收入证明、工作证明等”都能自主申请办理、自动盖章、网上下载使用。例如：办理离职的员工可以在业务系统中自主申请办理离职证明、自动完成盖章，无需占用HR时间。

应用效果

自主申请办理、自动盖章

五、电子签章便捷功能

• 电子模板库应用：为不同人事文件提前预设模板，草拟合同、协议、证明可一键套用，自动生成。

• 合同到期提醒：便捷配置合同“终止日期”，劳动合同到期自动提醒，防止超期忘签、漏签。

• 关联历史劳动合同数据：历史合同信息自动带出，HR快速核对薪酬、岗位等相关信息。

• 员工信息导入、核验：HR提前在后台导入新老员工身份信息及手机号，批量通知员工提前认证身份，确保信息可靠，防止合同发错人。

• 批量发起合同：劳动合同、跟投协议等签署量大、签署对象多的文件，HR可以快捷导入签署人信息，1条流程批量发起签署，无需反复操作。

• 合同批量盖章：劳动合同等需要企业盖章的高频签署文件，支持一键勾选、批量盖章，提升签署效率。

• 扫码签约：招聘会现场不确定签署方信息可以生成签署二维码，员工扫一扫自动填写信息、在线签约。

• 指定签署位置：通过“指定签署位置”，签署中可以一键锁定签字、盖章位置，提升签署效率，有效防乱签。

• 格式文件自动盖章：证明、通知等格式文件审批后、在线自动盖章，减少HR机械化工作。

• 文件发错人自动撤回：支持“接收人身份未验证，文件不允许查看、下载”。股权激励文件等如果填错手机号、身份认证不符，系统自动提醒、HR一键撤回，防止合同泄露。

• 在线便捷催签：到期、超期未签的合同文件，HR在后台可以进行一键催签，系统自动短信通知员工签署，掌握签署进度。

总结

人事工作作为组织管理的核心一环，是众多组织业务数字化转型的第一站。安全、便捷的电子签章应用帮助企业HR提效、打通管理全程数字化的最后一公里。

目前，契约锁电子签章系统已经与近20余人事管理软件实现集成应用：用友HER、朗新EHR系统、北森、Workday、夏谷HR系统、SAP人事软件、PeopleSoft、嘉扬HR系统、劳勤、宏景HER、奉行信息、美云智数HR、勤杰EHR系统、东宝HR系统、泛微聚才林、红海HER、浪潮人事系统等。

凭借在人力资源领域丰富的服务经验，随时为各行业组织提供覆盖人事管理全生命周期的电子签署服务，助力组织的人事数字化建设。