企业数字档案馆（室）建设之“七个怎么？”

企业数字档案馆（室）建设正成为企业档案信息化转型的重要抓手，如国家档案局分两批确定了80家企业集团数字档案馆（室）建设试点单位，各省、自治区、直辖市也有不少企业正在创建升级数字档案馆（室）。尽管大部分企业数字档案馆（室）建设均采取外包形式，但其中仍有不少问题需要建设单位做到心中有数，笔者结合自身的工作实践精选了七个关键问题分享给大家。一、业务系统怎么选？《企业数字档案馆（室）建设指南》第5.2条指出：“数字档案馆（室）建设期间应完成办公自动化系统形成的电子文件归档并实现至少一个核心业务系统电子文件归档”。在一家企业中，除基本都具备的协同办公系统（OA）外，其他各类大大小小业务系统少则几十多则数百。弱水三千，只取一瓢，看似简单，实则是幸福的烦恼。在笔者看来，可从以下三个维度综合考虑：基于上述要求，一般可考虑较为成熟的ERP、财务、人力资源、合同、采购、科研项目管理等系统开展对接，满足试点要求的业务系统电子文件归档功能。二、数字化率怎么算？《企业数字档案馆（室）建设指南》第5.1条：存量档案数字化率宜达到70%以上。《企业集团数字档案馆（室）建设试点总部对所属单位验收工作指引》4.1.1条：企业集团总部传统载体档案数字化率达到应数字化档案的90%以上；纳入试点的所属单位传统载体档案数字化率达到应数字化档案的70%以上。众所周知：数字化率=已数字化档案数量÷应数字化档案数量在这个公式中，分子（已数字化档案数量）可由档案系统直接提取挂接成功的数字化副本页数，因此关键在于明确分母取值，即应数字化档案数量。《企业数字档案馆（室）建设指南》中罗列了应数字化的传统载体档案内容、范围及比例如下表所示：至于分母具体取值，则可以统计档案系统中载体为“纸质”的档案条目中“页数”字段取值。若页数不规范（如页数为空、取值不规范），则首先需要完成对页数取值的规范（补录、修改、校对等）。三、专题数据库怎么建？《企业集团数字档案馆（室）建设试点总部对所属单位验收工作指引》4.2条：专题数据库数量不少于2个。专题数据库可分为基本专题数据库和特色专题数据库。基本专题数据库主要包括组织机构沿革、人物专题（历届领导、先进人物等）、会议专题（党代会、职代会等）等，特色专题数据库包括产品专题（飞机、船舶等）、上市专题（IPO）等。就企业集团数字档案馆（室）建设而言，所属单位由于人员、素材等原因，可围绕领导干部任免、业务或产品等建设至少2个专题数据库。四、四性检测怎么测？尽管《企业数字档案馆（室）建设指南》（档办发〔2017〕2号）发布早于《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70—2018），但在《企业集团数字档案馆（室）建设试点总部对所属单位验收工作指引》等诸多企业数字档案馆（室）建设文件中都明确要求进行四性检测。从检测对象来看，只有电子档案需要开展四性检测，但文书档案或管理类档案一般要求必须检测；从检测环节来看，一般包括归档环节、移交与接收环节、长期保存环节，总体原则是涉及到权责转移时需要进行四性检测；从检测内容来看，包括真实性、完整性、可用性和安全性检测，主要依据不同环节的检测项目及其检测结果是否符合相关要求。由于采取不同的检测依据和方法，其检测结果往往不同，而DA/T 70—2018主要针对文书类电子档案，其他类型的电子档案就需要制定各自的检测方案（检测项目、检测依据和方法）。五、电子签章怎么办？电子文件归档尤其是单套制归档过程中，电子签章是否保留依然是一个争议性很大的问题，往往会“一石激起千层浪”。尽管《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362—2020）、《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92—2022）都提出“去技术化”策略只保留印章图形，但在企业档案工作实践中，许多单位往往“多一事不如少一事”不做处理。这种做法有其现实考虑：从企业角度来看，往往“认章不认人”，这种认识从纸质时代一直延续到数字时代，无论是保持文件的本身效力、维护电子档案原始性还是纯粹从工作量上的考量，对已添加电子签章的归档文件去除签章信息始终被认为是一件意义不大的事情，至少在归档当时来看是这样，而长期保存过程中可能会碰到的问题档案管理员基本看不到。总之，电子签章留还是不留，这是一个问题。六、创建效益怎么写？企业往往讲究投入产出比，尤其是在“过紧日子”的当下，仅凭“虚名”已难以打动企业真金白银的投入。然而，不同于业务部门或技术部门，档案工作确实又很难有实实在在的直接产出，此时可考虑从优化工作流程、提高工作效率、降低管理成本、促进ESG管理等角度展开。以某单位实施单套制管理之后的效益为例：已实现了XX个流程共计XX万份文件的全程单套制管理，共计减少前端业务和档案管理环节人员打印、盖章、纸质交接、扫描、装订、装盒、上架等X个流程，工作效率得到了较大提高。以每份文件X页计算，共减少X万页电子公文纸张打印，按照每张XX元成本计算（纸张费用XX元/页、打印耗材XX元/页、整理人工费XX元/页、保管费XX元/页），预计每年可节约成本XX万元。七、试点范围怎么挑？根据《国家档案局办公室关于开展企业集团数字档案馆（室）建设试点工作的通知》（档办函〔2021〕304号），对部分建设企业集团数字档案馆（室）的单位而言，除总部外，对所属单位建成数字档案馆（室）也有比例要求。由于所属单位的数字档案馆（室）验收由集团总部承担，那么如何选择参建所属单位，也是一个需要考虑的问题。可综合考虑以下几方面因素：总之，企业数字档案馆（室）建设并非“一包了之”，不仅需要建设单位进行整体管控和质量把关，而且其间不少关键点还需要建设单位自行理解并把握尺度。笔者基于自身浅薄认识，梳理了企业数字档案馆（室）建设过程中的七个关键问题，希望以此抛砖引玉，求教于大方之家。数字罗塞塔计划公众号致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明，我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字资源管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见，共同为人类文明的传承而努力奋斗！

企业数字档案馆（室）建设正成为企业档案信息化转型的重要抓手，如国家档案局分两批确定了80家企业集团数字档案馆（室）建设试点单位，各省、自治区、直辖市也有不少企业正在创建升级数字档案馆（室）。尽管大部分企业数字档案馆（室）建设均采取外包形式，但其中仍有不少问题需要建设单位做到心中有数，笔者结合自身的工作实践精选了七个关键问题分享给大家。

一、业务系统怎么选？

《企业数字档案馆（室）建设指南》第5.2条指出：“数字档案馆（室）建设期间应完成办公自动化系统形成的电子文件归档并实现至少一个核心业务系统电子文件归档”。

在一家企业中，除基本都具备的协同办公系统（OA）外，其他各类大大小小业务系统少则几十多则数百。弱水三千，只取一瓢，看似简单，实则是幸福的烦恼。在笔者看来，可从以下三个维度综合考虑：

基于上述要求，一般可考虑较为成熟的ERP、财务、人力资源、合同、采购、科研项目管理等系统开展对接，满足试点要求的业务系统电子文件归档功能。

二、数字化率怎么算？

《企业数字档案馆（室）建设指南》第5.1条：存量档案数字化率宜达到70%以上。
《企业集团数字档案馆（室）建设试点总部对所属单位验收工作指引》4.1.1条：企业集团总部传统载体档案数字化率达到应数字化档案的90%以上；纳入试点的所属单位传统载体档案数字化率达到应数字化档案的70%以上。

众所周知：

数字化率=已数字化档案数量÷应数字化档案数量

在这个公式中，分子（已数字化档案数量）可由档案系统直接提取挂接成功的数字化副本页数，因此关键在于明确分母取值，即应数字化档案数量。

《企业数字档案馆（室）建设指南》中罗列了应数字化的传统载体档案内容、范围及比例如下表所示：

至于分母具体取值，则可以统计档案系统中载体为“纸质”的档案条目中“页数”字段取值。若页数不规范（如页数为空、取值不规范），则首先需要完成对页数取值的规范（补录、修改、校对等）。

三、专题数据库怎么建？

《企业集团数字档案馆（室）建设试点总部对所属单位验收工作指引》4.2条：专题数据库数量不少于2个。

专题数据库可分为基本专题数据库和特色专题数据库。基本专题数据库主要包括组织机构沿革、人物专题（历届领导、先进人物等）、会议专题（党代会、职代会等）等，特色专题数据库包括产品专题（飞机、船舶等）、上市专题（IPO）等。就企业集团数字档案馆（室）建设而言，所属单位由于人员、素材等原因，可围绕领导干部任免、业务或产品等建设至少2个专题数据库。

四、四性检测怎么测？

尽管《企业数字档案馆（室）建设指南》（档办发〔2017〕2号）发布早于《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70—2018），但在《企业集团数字档案馆（室）建设试点总部对所属单位验收工作指引》等诸多企业数字档案馆（室）建设文件中都明确要求进行四性检测。

从检测对象来看，只有电子档案需要开展四性检测，但文书档案或管理类档案一般要求必须检测；从检测环节来看，一般包括归档环节、移交与接收环节、长期保存环节，总体原则是涉及到权责转移时需要进行四性检测；从检测内容来看，包括真实性、完整性、可用性和安全性检测，主要依据不同环节的检测项目及其检测结果是否符合相关要求。由于采取不同的检测依据和方法，其检测结果往往不同，而DA/T 70—2018主要针对文书类电子档案，其他类型的电子档案就需要制定各自的检测方案（检测项目、检测依据和方法）。

五、电子签章怎么办？

电子文件归档尤其是单套制归档过程中，电子签章是否保留依然是一个争议性很大的问题，往往会“一石激起千层浪”。尽管《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362—2020）、《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92—2022）都提出“去技术化”策略只保留印章图形，但在企业档案工作实践中，许多单位往往“多一事不如少一事”不做处理。

这种做法有其现实考虑：从企业角度来看，往往“认章不认人”，这种认识从纸质时代一直延续到数字时代，无论是保持文件的本身效力、维护电子档案原始性还是纯粹从工作量上的考量，对已添加电子签章的归档文件去除签章信息始终被认为是一件意义不大的事情，至少在归档当时来看是这样，而长期保存过程中可能会碰到的问题档案管理员基本看不到。总之，电子签章留还是不留，这是一个问题。

六、创建效益怎么写？

企业往往讲究投入产出比，尤其是在“过紧日子”的当下，仅凭“虚名”已难以打动企业真金白银的投入。然而，不同于业务部门或技术部门，档案工作确实又很难有实实在在的直接产出，此时可考虑从优化工作流程、提高工作效率、降低管理成本、促进ESG管理等角度展开。以某单位实施单套制管理之后的效益为例：

已实现了XX个流程共计XX万份文件的全程单套制管理，共计减少前端业务和档案管理环节人员打印、盖章、纸质交接、扫描、装订、装盒、上架等X个流程，工作效率得到了较大提高。以每份文件X页计算，共减少X万页电子公文纸张打印，按照每张XX元成本计算（纸张费用XX元/页、打印耗材XX元/页、整理人工费XX元/页、保管费XX元/页），预计每年可节约成本XX万元。

七、试点范围怎么挑？

根据《国家档案局办公室关于开展企业集团数字档案馆（室）建设试点工作的通知》（档办函〔2021〕304号），对部分建设企业集团数字档案馆（室）的单位而言，除总部外，对所属单位建成数字档案馆（室）也有比例要求。

由于所属单位的数字档案馆（室）验收由集团总部承担，那么如何选择参建所属单位，也是一个需要考虑的问题。可综合考虑以下几方面因素：

总之，企业数字档案馆（室）建设并非“一包了之”，不仅需要建设单位进行整体管控和质量把关，而且其间不少关键点还需要建设单位自行理解并把握尺度。笔者基于自身浅薄认识，梳理了企业数字档案馆（室）建设过程中的七个关键问题，希望以此抛砖引玉，求教于大方之家。

数字罗塞塔计划公众号致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明，我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字资源管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见，共同为人类文明的传承而努力奋斗！