组织设计的六种关键因素

为安排和设计员工的工作以实现组织目标，管理者需要设计组织结构。组织结构是组织内正式的工作安排。管理者在进行组织设计时涉及六项关键因素的决策过程：工作专门化、部门化、指挥链、管理跨度、集权和分权以及正规化。

第一，工作专门化。

工作专门化是通过将工作任务分解为更小、更具体的部分，使得员工可以专注于自己擅长的领域。

工作专门化高效地利用了员工所拥有的各项技能。在大多数组织中，一些任务要求高水平技能，其他一些任务可以由技能水平较低的员工来完成。通过工作专门化，高技能员工做有高技术要求的任务，可以提升效率。

例如，在一个汽车生产厂商中，工作可以根据不同的技能要求进行分工，例如焊接、喷漆和装配等。

管理者需要注意，工作效率并不是随着工作专门化的提高而一直增加。在工作专门化达到一定程度后，工作效率就不会在提升，甚至还会起到反作用，导致工作效率降低。

第二，部门化。

部门化是将组织分为不同的部门或单位，每个部门负责特定的任务和责任。部门化有助于明确各部门的职责，便于管理和协调。例如，在一家大型零售企业中，可以设立销售、采购、财务和人力资源等不同的部门。

通常有五种部门化的形式可供使用，这包括职能部门化、地区部门化、产品部门化、流程部门化和顾客部门化。在这些部门化的形式基础上，你的组织也可以开发自己独特的划分标准和形式。

部门化的一种流行趋势是越来越多的组织采用了顾客部门化。因为争取顾客和留住顾客对于企业的成功至关重要，而这种方法由于强调了监控和回应顾客需求的变化而行之有效。另一种流行趋势是采用团队的方式，特别是当工作任务变得日益复杂并且需要各种技能才得以完成时。越来越多的组织正在采用的一种具体的工作团队类型是跨职能团队，即来自不同职能领域的个体组成的工作团队。

第三，指挥链。

指挥链是从组织的最高层延伸到最低层，用以界定汇报工作渠道的职权链，是企业内部决策权和信息传递的路径。例如，在一个大型制造企业中，高级管理人员通过下属经理向员工传达指令和决策。

很多人认为，指挥链越短，决策效率越高。为了提高决策效率，企业应尽量缩短指挥链，实现快速决策。例如，一家跨国公司在制定全球战略时，通过设立区域性指挥部，减少总部与各区域之间的指挥链长度，提高决策效率。

为了更深入地了解指挥链，你必须了解其他三个重要概念：职权、职责和统一指挥。

1.职权。多数人认为，职权指的是某个管理职位本身所具有的发布命令和让命令得到执行的权利。然而，切斯特·巴纳德认为职权的来源是下属是否接受的意愿。这种观点就是权威接受论。按照这种理论来说，如果某位员工并不接受上级管理者的命令，那就意味着不存在职权。

2.职责。当管理者利用他们的职权向员工分配工作时，这些员工就承担了履行这些指派任务的义务。这种履行任务的义务或期望就是职责。

3.统一指挥。法约尔主张一个人应该只向一位管理者汇报。因为缺乏统一指挥，或来自多位上司的相互矛盾的指挥可能会带来很多问题。

第四，管理跨度。

管理跨度就是指管理者能够有效率和有成效的管理员工的数量。它涉及到管理层级的数量和层次。例如，一个管理跨度较宽的组织结构可能会有一个高级经理负责多个部门，而一个管理跨度较窄的组织结构可能会有多个经理分别负责一个部门。

过去，人们认为一个人的管理跨度只有几个人。而现在，人们认识到管理跨度并没有非常具体的数量。事实上，管理者能够有效率、有效果地管理的员工数量受很多因素的影响。这些因素包括管理者和员工所具备的技能和能力，以及所从事工作的特征。随着信息技术的发展，以及管理者管理技能的提升，管理的跨度正在扩大。

第五，集权和分权。

集权指的是权力和决策集中在组织高层的程度。如果高层管理者在制定关键决策时几乎不考虑底下层级的意见，那么这个组织就是更加集权化的。低层组织成员可以提供输入或作出的实际决策的程度越高，该组织就越分权。例如，在一个小型创业公司中，创始人可能会亲自决策并管理所有的业务，而一个大型跨国公司可能会将权力下放给各个地区的经理。

集权有利于提高决策效率，但可能导致信息传递不畅和资源浪费；分权有利于激发员工积极性，但可能导致决策效率降低。因此，企业应根据具体情况选择集权或分权的方式。例如，一家快速发展的初创公司可能需要采用较为集中的权力结构，以便快速做出决策；而一家成熟稳定的大型企业则可以适当分权，以提高组织灵活性。

第六，正规化。

正规化指的是组织中各项工作的标准化程度以及员工行为受规则和程序指导的程度。例如，在一家银行中，所有员工都必须遵守严格的制度和规章制度，以确保客户的资金安全和交易的顺利进行。

高度正规化的组织拥有清晰明确的组织描述、大量的组织规章制度以及涵盖各项工作流程的明确程序。员工对于所从事的工作、何时完成工作以及如何完成工作几乎没有什么自主权。然而，在正规化程度较低的组织中，员工在如何开展自己的工作上拥有更多的自主权。

正规化有助于提高企业的管理水平和形象，增强员工的归属感。例如，一家大型连锁超市需要按照严格的操作规程进行商品上架、销售等环节的管理，以确保顾客购物体验的一致性。

尽管一定程度的正规化对于组织的一致性和控制是必不可少的，但今天的许多组织越来越少地依赖严格的规章制度和标准化来指导和规范员工的行为。因为在某些情况下，严格遵守规章制度也可能会错失顾客或机会。

总之，组织设计的六种关键因素包括工作专门化、部门化、指挥链、管理跨度、集权和分权以及正规化。这六个因素相互关联，共同决定了组织的结构和运行方式。企业在进行组织设计时，应充分考虑这些因素，以实现组织目标、提高组织的效率和竞争力。