大脑整理术：提高效率，让你秒变高效工作达人

最近几天在家工作，每天都会通过视频会议跟同事沟通工作。
这种类型的会议很考验大家的表达能力，因为当一个人对着镜头说话的时候，其他人都会盯着屏幕，会造成一种错觉，对方似乎在跟你一个人汇报工作。
我的同事长松每次都会哆哆嗦嗦的说至少十五分钟，才能把昨天的工作内容和今天的工作安排讲清楚，搞得大家在电脑前如坐针毡。
一次会后，领导发了一条语音“以后大家注意控制会意节奏，每个人的汇报不得超过5分钟”。
长松后来问我，到底该怎么把汇报的内容缩短到5分钟，他的工作明明就很复杂，没有15分钟根本说不完。我告诉他：“你最大的问题，就是说话没重点。”
这个问题在我们日常的工作中并不罕见，我让长松好好思考这个问题：
为什么同样是汇报工作，有的人三句话就能说清楚，而你用15分钟也说不到重点？
为什么有些人用三页ppt就能说服对方，而你辛辛苦苦写几十页的报告，还会被人问得哑口无言。
两天后，长松告诉我他思考的答案，他认为这是他表达能力有问题。
事实上，长松掉进了一个误区，这个问题的根源，根本不是表达问题，而是他没有形成快速有效处理信息的思维方式，没有将信息归纳成逻辑清晰的结构块。
我们之所以要形成逻辑性强的结构，是因为我们的大脑一次性接收信息的量是有限的，它更偏爱有规律的信息。
所以，那些比你表达得更清楚的人，并不是比你的表达能力更好，只是比你更懂得处理信息的方式而已。

对所获得的信息，进行有结构、有规律的整理，无异于对我们的大脑进行整理，所以，这种思维模式，又被业内人士称作“大脑整理术”。
通过跟长松的一次次交流，我把“大脑整理术”这一概念，总结成了以下三个方面，分享给大家，希望能够帮助你拓展思考维度，让你的表达更高效。
大脑整理术的核心是什么？
为什么大脑整理术能帮助我们快速整理信息
如何训练自己的大脑整理术？
01
大脑整理术的核心是什么？
所谓大脑整理术，说白了，就是把问题拆解成一个个能解决的小问题的能力。
我们首先从一个具体的问题着手：
如何把大象放进冰箱？
这个问题的通俗答案是：首先把冰箱门打开，然后把大象放里面，最后把冰箱门关上。
但是，如果我们用大脑整理术的结构化思维来回答这个问题，答案将是另外一番模样。
我们先把问题拆解一下，把大象放进冰箱的难点，无外乎以下三个方面：
1.冰箱太小装不进去；
2大象是活的没法拆解；
3冰箱跟大象之间的关系不确定。
当你从这三个方面去寻找答案的时候，实际上就找到了这个问题的结构：冰箱，大象、冰箱和大象之间的关系。
有了这个结构以后，你可能会发现，可以找到的解决方案有很多。
从冰箱的角度来分析：可以把冰箱拆解，用里面的元器件改造一间足以存放大象的冷库，把大象赶进冷库。
从大象是活的没法拆解方面来分析：可以找一头死去大象的骨头，把骨头放进冰箱。
从大象跟冰箱的关系来分析：可以把大象和冰箱从三维转换到二维，也就是把它们画在纸上，这样就可以把冰箱画得足够装进大象。
在以上三个结构的基础上，你可以想出无数种解决方案。
你看，这就是结构化思维的好处，它会让你无论有多发散的思维，多丰富的答案，多大的脑洞，都能保证你把事情想全面，把问题分析清楚。
你或许会说，不用结构化思维，我也能想到无数种答案。但是，你的答案都是基于你的经验来分析问题，不一定能保证把问题想清楚了，想全面了。
大脑整理术就是帮助你建立一套把思路从无序整理到有序的思考工具，就是帮助你控制大脑，从发散的信息中进行提炼总结的一种思维方式。
02
为什么大脑整理术能帮助我们快速整理信息
在美国，有一家老人院做了一个实验：由于老人院旁边是一家幼儿园，所以老人院院长决定，让幼儿园的小朋友到老人院上课，让那些不愿意跟人交流的老人，跟孩子们放在一起学习。怎么学习呢？
让老人给孩子们讲故事，讲自己年轻的时候有多厉害。老人喜欢重复讲自己的故事，而幼儿园的小朋友恰恰处在需要不断重复听一件事的阶段。
一段时间以后，人们惊奇的发现，这些幼儿园不到5岁的小朋友，语文能力超过外面的10岁的小朋友，最让人惊讶的是，小朋友的情商竟然能超过外面的青少年。
经过专家的研究，发现小朋友们每天听到的都是有结构、有逻辑的话，比如美金可以藏在哪儿？
间谍该如何保护自己？
怎样安装窃听器之类，而普通的父母对这个年龄段的孩子普遍缺乏耐心，他们往往会用命令式，并且没有逻辑、没有结构的字词来跟孩子交流，比如：站好、坐好、去刷牙、快睡觉、要听话、别胡闹等等。
这些孩子在认知世界的过程中，构建出了一种不一样的思维结构，于是在他们幼儿时期，就能展现非同一般的智力和理解力。
可想而知，这种思维结构上的差异，放在每天都要处理成百上千条信息的我们身上，会带来怎样的差别呢？
再举一个例子，请看以下一组数字：369121518212427，好，请闭上眼睛，重复这组数字，是不是觉得很难？
好像没记住什么。
但是，如果我告诉你，这组数字其实是从1到9，每个数字乘以3得出的结果，它们连起来就是3、6、9、12、15、18、21、24、27。
是不是又清晰又简单？
这就是结构化思维和普通思维的差异。
同样的内容，通过大脑整理术，进行结构化，会呈现出某种规律，会变得有迹可循，从而大大提高我们的思考效率，让复杂问题瞬间变得容易。
结构化思维最大的作用，是在我们在面临问题的时候，快速删除那些和寻求解决方案无关的信息，将问题化繁为简，把握问题的本质。同时，会让你的表达，更清晰、更有理有据。

03
如何训练自己的大脑整理术？
在日常生活和工作中，我们会遇到两类问题，第一类问题，有明确目标的问题，比如如何把大象放进冰箱这类问题。这类问题的解决方案就是从上到下，把大问题拆解成小问题，一一解决。
但是，我们还会遇到第二类问题，没有明确目标的问题。我们面对的是海量的细碎的信息，想要解决此类问题，我们必须启动大脑的超级整理术，从信息海中筛选、识别、最终得出我们想要的结论。
以下给大家介绍三种工具，帮助大家练习大脑整理术。
1. 金字塔信息识别法
避免信息杂乱无章的办法，就是给信息命名，让它们各归其位。
让信息归位的工具中最为有力的一个就是麦肯锡咨询公司的顾问芭芭拉·明托提出的“金字塔理论”。
简单来说就是，任何一件事，都可以归纳出一个中心论点，而这个中心论点可以由3到7个论据进行支撑，每一个论据本身又可以成为一个论点，同样，也可以被3-7个论据支撑，如此重复形状就像金字塔一样。
当你面对复杂信息时，心中有这么一幅金字塔结构图，你就能够为所谓信息命名，填充完整这张金字塔图。
任何信息都可以分为结论、理由和事实三部分，而你需要做的就是：
A. 寻找结论：
作为信息的接收者，想要知道对方到底要表达什么，第一件事就是要明确对方的结论。换句话说，就是首先要把对方的中心思想提炼出来，搞定出对方的立场，和对事物的看法。
B. 辨别支持结论的理由：
判断结论是否有价值，首先要观察这个结论是否有理由支持。最直接的办法，就是寻找对方话里的“原因是、因为这几个事实、有以下几个理由、证据是、第一、第二……”等等词汇后面的信息。
C. 找出信息中的事实：
结论和理由都可以通过主观判断做出，但要判断得出的结论正确，给出的理由有说服力，必须要有事实支撑，而所谓事实，就是对方给出的信息中，客观的，不带感情色彩的数据、实例等等信息。这是金字塔结构最下层的结构，也是支撑整个金字塔的根基。
D. 判断信息的真实性：
如果以上三点都能够找出，还需要通过反向验证，来判断信息的真实性。就是寻找事实、理由和结论之间的逻辑关系，看看是否能够通过层层证明，得出最后的结论。
通过这么四个步骤的规划和安排，你就能够绘制出一幅完整的金字塔结构图，这样就能判断出信息的完整性和可靠性。
2. MECE信息分类法
我们之前说过，大脑偏爱有规律、有结构的信息，而且大脑一次性接收的信息量有限，如果我们发现得出一个结论所需要的理由太多的时候，大脑就会自动将信息分类。换句话说，一个分类里相近的事物会更容易记住。
麦肯锡团队为这个问题的解决，提供了一个叫做“MECE分类法”的工具。
中文意思是“相互独立、完全穷尽”，这个工具能够让信息的各个要素之间保证没有交叉，没有遗漏。
以下是MECE的5种分类法：
A. 二分法——把信息分为A和非A两类
比如：成人、未成年人，中国人、外国人等。
B. 过程法——按照事情发展的时间、流程、程序分类
比如：上午、下午、晚上，客人进店、购物、离店等等。
C. 要素法——按照事物的各方面特征分类
比如：优秀员工的7种品质，好文章的3条法则等等。
D. 公式法——按照公式设计的要素分类
比如：销售额=单价×数量。
E. 矩阵法——按照四个象限来分类
比如：把工作分为重要紧急、重要不紧急、不重要但紧急、不重要也不紧急4个象限。
MECE的好处不仅是可以将信息穷尽，做到完全归类，并且对全部信息进行归类整理的时候，还有助激发你的思路，寻找问题全新的解决办法。
3. 归纳演绎结论法
完成了前面的信息梳理和归类，我们就可以得出结论了，但在得出结论之前，你需要明确，到底什么才是结论？
结论就是有中心思想的主题句。
你必须得出一个清晰明确的句子，并且高度概括之前所有列出的信息和事实。
具体的方法有两种
A. 归纳法——这是从特殊到一般的思维方式，也就是众多事例中概括出共同特征，得出结论的方法
寻找共同特征，需要注意以下两点：
描述性概括：事物属性上的共同点，比如，培训类、销售类、学习类等等
行动性概括：事物结果上的共同点，比如，培训结果类、销售业绩类、学习成绩类等等
综合属性和结果，就可以得出一个完整的结论，比如：通过培训打造了一支有生命力的团队、以500万的业绩完成了全年的销售任务等等。
但是，归纳法还有一个可能出现的漏洞，就是你没有将结论推到金字塔的顶端，错误的将一个子结论误认为是真结论，造成概括的不彻底的问题。
解决这个问题的办法很简单，就是多问几个“所以呢？”一直追问到这个结论再也问不出“所以”为止。
B. 演绎法——这是由一般到特殊的思维方式，从普遍规律中提炼出结论的方法。
提炼结论的方法分为大前提、小前提和结论，大前提是共性，小前提是具体事物，结论是具体事物的性质。
比如经典的“苏格拉底会死”理论：
大前提，所有人都会死；
小前提，苏格拉底是人；
结论，苏格拉底一定会死。
演绎法的核心，是将某一个事实与对应的某个规律联系起来，得出结论。
所有人都会死是规律，苏格拉斯世人是一个事实，把这两个联系起来，就得出苏格拉底一定会死这个结论。
演绎法最适合去说服别人，因为大前提通常是一个人所共知的普遍规律，所以他推出的结果通常会让人感到特别信服，但是，大前提一定要满足无可争议的条件，否则说服力会大大降低。
如果大前提加入过多的主观判断，比如：大前提是女人天生不适合做领导，小前提是你的老婆是女人，结论，你的老婆不适合做领导。
你的老婆很可能会给你一巴掌，为什么？因为她可能刚刚被提拔。
总结一下：今天向大家介绍了“大脑整理术”这一高效的思维模型，
所谓大脑整理术，说白了，就是把问题拆解成一个个能解决的小问题的能力。

这一思维模型最大的作用，就是在我们在面临问题的时候，快速删除那些和寻求解决方案无关的信息，将问题化繁为简，把握问题的本质。

并通过金字塔信息识别法、MECE信息分类法、归纳演绎结论法这三个工具，让你的表达，更清晰、更有理有据。