效率冷知识：多任务处理会让你事倍功半

什么时候可以一心多用？

编者按：在这个注意力稀缺的时代，专注是工作效率的关键。相信每个人都有过这样的经历，因为事情繁多总是同时处理好几件事情，结果每一件都没做好。古人云，如果同时追逐两只兔子，最后只会两手空空。本文将带你解锁多任务处理的弊端以及何时进行多任务处理效果最佳。文章来自翻译，希望能对你有所启示。

你坐在家里的办公桌上，听着公司首席执行官没完没了的会议发言。当你忍不住打哈欠时，电脑提示你收到一封电子邮件。你点击查看这封邮件是否紧急，哦，你发现原来只是一个客户要求一起开个会而已。然后，你可以查看日历并回复给客户自己可能方便的时间点。处理完这件小事后，你又将注意力转回到会议上，但此时另一个部门正在讨论与你的工作毫无关联的事情。为了努力保持清醒，你决定在手机上玩一个小游戏，以让自己的大脑更加兴奋。游戏应用刚打开，你正要准备玩第一关时，却突然听到经理的声音在喊你的名字：“你能说说自己的想法吗？”

如果你曾经经历过这样的情况，那么你可能曾因为多任务处理而感到内疚。或者，你平时会通过其他方式进行多任务处理，比如在写报告时听音乐或者追剧、看综艺节目，一边做 PPT 的同时回复电子邮件，或者在阅读无聊的文档时每隔几分钟浏览一次社交媒体。另外由于我们中的许多人在家工作，多任务处理甚至可以包括照顾孩子或做家务。

现代科技的发展使得同时做多件事比以往任何时候都容易了。来自电脑程序和手机应用程序的通知不断地吸引着我们的注意力，网页浏览器上可以同时打开多个标签页，笔记本电脑上支持同时运行多个程序，让我们可以在不同界面之间自由切换。以前都是在会议室开线下会议，而现在有很多线上进行的视频会议，方便且高效。多任务处理很多时候能够让我们更富有效率，因为大脑能够清晰且有逻辑地同时处理不同性质的事情。

在 20 世纪 90 年代，随着科技的发展，多任务处理变得更加简便可行了，于是它开始作为一种备受追捧的技能出现在简历和工作描述中。但这个术语本身是用词不当的：人脑实际上无法同时完成多个认知任务。相反，它会在相互竞争的任务之间快速来回切换，导致所谓的“切换成本”，大脑在面临任务转换时需要时间。试图从一件事情切换到另一件事情时，注意力无法随叫随到，就会发生延迟。大量研究表明，与一次专注于一项任务相比，人们在切换任务时几乎总是需要更长的时间来完成一项任务，并且在切换任务时犯的错误也更多。

为什么我们要一心多用以及为什么我们不应该这么做

疫情期间，一项针对微软员工的研究显示，远程会议期间的多任务处理无处不在。这项研究调查了近 10 万名美国员工的匿名电子邮件和云文件活动日志，发现许多员工都会在会议期间做与工作相关的其他任务，因为过多的会议留给他们正常处理工作的时间太少了——这可真是太讽刺了！

甚至在线上网络会议普及之前，许多员工就已经认为多任务处理能提高他们的工作效率了。然而，研究发现，办公室职员平均需要 25 分钟才能从一项中断的任务中恢复过来，将注意力重新集中到原来的工作中。

另一个常见的误解是，多任务处理能提升我们的表现，因为它能让我们用“新鲜的眼光”看待问题。一项研究通过两项任务测试了这一想法：数独游戏和单词搜索。参与者被要求连续完成这两项任务，每四分钟切换一次任务，或者可以自己选择何时在两项任务之间交替。结果发现，两组同时处理多项任务的人在任务中的得分都大大低于连续做一项任务的人。根据研究人员的说法，转换任务的成本（不得不回忆规则、细节和到目前为止采取的步骤）大于“新鲜眼光”带来的好处。

证据还表明，长期多任务处理者在许多认知任务中表现更差。心理学家克利福德·纳斯（Clifford Nass）说：“总是一心多用的人无法过滤掉无关紧要的东西。他们无法管理工作记忆，长此以往她们会很容易心烦意乱。频繁在不同内容间切换的人在注意力、记忆力和任务掌控力上皆不如注意力集中于一处的人，前者会更容易分神。”

棘手的是，虽然你可能已经意识到了多任务处理的弊端，但这一习惯很难改掉，因为这种做法在我们的社会中是如此根深蒂固。这里有一些打破这个习惯的建议。

意识到自己并不擅长多任务处理

你可能会想，“这不适用于我，我天生就是一个善于多任务处理的人。”不过，不止你一个人这样认为：一项调查发现，93% 的人都认为他们的多任务处理能力比普通人更好。但除了其他缺点外，多任务处理似乎还会削弱元认知，即我们监控自己在任务中表现的能力。因此，多任务处理有可能会降低我们的表现，同时会让我们认为自己做得比实际情况更好。这在某些情况下可能很危险，比如开车时发短信。

应用20分钟规则

培养自律能力，在 20 分钟内专注于一项任务。关掉社交媒体和其他通知，把手机放在视线之外，关闭电脑上与手头任务无关的浏览器界面。例如，与其每天检查数百次电子邮件，不如在一天的开始和结束时分别花 20 分钟来完成这项任务。当你在完成这 20 分钟任务后，浅浅休息一下，然后继续或切换到另一个 20 分钟的任务。你会惊讶地发现，在不快速地从一个任务切换到另一个任务的情况下，你可以在 20 分钟内完成更多的工作。

计划更明智的会议

这项针对微软员工的研究发现，会议的规模、时间和类型等特征与人们多任务处理的程度有关。

根据他们的发现，为了让员工保持专注和投入，高管们应该尽可能缩短会议时间。如果可以完全避免开会，用电子邮件或线上沟通来处理，那就更好了。避免将重要会议安排在上午，因为这段时间正是人们开始一天工作时使用电子邮件的高峰期，员工们很有可能会一边开会一边处理其他工作。对于长时间或大型的会议，可以考虑分发一份议程，列出讨论不同主题的时间，这样员工就可以在讨论与自己无关的其他事情时做一些自己的工作。研究人员还建议引入一种惯例，比如要求视频会议时打开摄像头即暗示此次会议需要员工全神贯注地参与会议，而不用开摄像头则意味着允许此时进行多任务处理。

领导者还应该鼓励团队成员积极参与会议，例如，向特定的团队成员提问。如果你是一名员工，那么可以尝试做会议纪要以保持专注，注意随时提出问题并提出自己的想法。

如果你必须一心多用

让我们面对现实吧：有些任务实在太无聊了，即使这些任务需要更长的时间去做或者检查，在做这些事的同时处理其他事务也会让生活更愉快。如果你不得不同时处理多项任务的话，那么你应该明智地选择这些任务。

一种名为“线程认知”的理论可能有助于预测多任务处理何时对工作效率最不利。根据这一理论，大脑是协调知觉（如视觉或听觉）和运动（如眼睛或手部运动）资源的中心程序资源。当多个任务同时需要来自大脑中心的关注时，就会产生冲突（即转换成本）。这就是为什么在写作时听音乐比看电视更容易，因为你可以一直盯着电脑屏幕。然而，如果你在构思文案内容的同时，又在想着所听歌曲的歌词，这样做则会导致大脑延迟。

总结来说，专注于一项任务将有利于节省时间，提高准确性，并减少压力。它还可以避免你在 Zoom 会议上突然被领导提问时显得不知所措——因为你在分心看其他网络视频或者玩游戏。

译者：Araon_