啥样的对账单才是法官眼中“完美”的对账单？

随着社会经济不断发展，近年来，民商事主体间的交易量逐年攀升，大量买卖合同纠纷案件进入法院。司法实践中，绝大多数“难办的”买卖合同类案件的难点在于账目难以查清，有的案件遗失了部分送货单，有的存在提前开票、未开票等情况，有的则是单据书写不严谨、不规范……上述问题的弥补手段可能就是一张“对账单”。

为了帮助交易双方减少纠纷

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“完美”对账单的10个要素

并解答与买卖合同相关的法律问题

可以直接写成对账单，或者账目对账函、账目征询函、往来账目对账表等能表明双方存在对账意思的字眼，不宜把对账单直接写成欠条、借条，以免混淆相关法律关系。

尽管公司之间交易或者对账的过程往往是由实际经办人经手，但交易的最终权利主体为公司，因此，对账单中需要写明公司名称，并加盖公司公章。实践中，大量案件由于仅有经办人签字而无公司盖章，诉讼中公司抗辩个人签字对公司不具有法律效力，大幅影响对账单的证明力。

准确载明往来账目正是对账的真正目的。情况允许并且往来账目可以核对清楚的情况下，应根据交易的时间段（按月份、季度、年）写明交易总金额、已支付金额、未付款金额。如果账目确实不是特别清楚，且双方均无争议的情况下，可以仅写明剩余未付款项的金额。

在双方已经确认了未付款的情况下，还需要确定款项的具体付款时间，避免支付方以仍需筹款等理由继续拖延付款，分期付款则应当列明每笔款项的金额和时间。

即使前期的买卖合同是口头的或者未约定具体的违约责任，账单中对于后续未按期支付仍可以约定具体的违约责任。一般情况下，逾期未付货款的违约责任承担方式建议确定为支付违约金，违约金的标准由双方商定。违约金标准并非越高越好，应控制在合理范围内，如果违约金标准过高，诉讼中，法院可以根据案情进行酌情调整。

如果对账之后仍发生合同纠纷，往往会产生律师费、诉讼保全保险费等，如有必要可以在对账单中事先明确这些费用由违约方承担。

案件审理中往往会出现送达难问题，法院不得不穷尽各种手段获取被告方所在地，如果仍无人接收，则会采取公告送达的方式，严重延长案件审理时间。如果双方约定了法律文书送达地，法院根据该地址进行送达（即便被拒收或者退回），也视为送达。

明确收付款账户可以保证交易支付的安全，尽量以“公对公”银行转账完成。另外，在发生纠纷进入法院后，银行账户信息为法院进行财产保全或者执行的重要线索。

如果对对方支付货款能力存有疑问，可以要求相关利益主体承担保证责任。保证方式分为一般保证和连带保证，保证责任的方式和保证期间都应当明确，如果没有约定或约定不明，将被视为一般保证。

公司为他人担保需要审查股东会决议，符合民法典及担保解释的规定，否则可能不发生法律效力，债务加入同样参照适用。

虽然对账单可以算得上是对双方先前交易的盖棺定论，但一般情况下，即便双方对账完成，也应当保留好原始合同、送货单、发票、聊天记录、沟通函件等。

1.没有买卖合同怎么办？

莫担心，综合认定。根据《最高人民法院关于审理买卖合同纠纷案件适用法律问题的解释》第一条第一款之规定，当事人之间没有书面合同，一方以送货单、收货单、结算单、发票等主张存在买卖合同关系的，人民法院应当结合当事人之间的交易方式、交易习惯以及其他相关证据，对买卖合同是否成立作出认定。所以如果往来交易明细清楚，且开具了相应发票，往来沟通中也具备买卖合同的意思表示，法院会认定存在事实上的买卖合同关系。

2.对账单金额和合同或者发票金额不一致怎么办？

不必太过担心，对账过程本身包含商讨结算价格，如供货中出现了部分瑕疵产品，双方对于这部分货品进行适当减价，那么显然对账单的金额会少于合同金额，此时也应当按照双方确认的结算价款进行认定。有时候货款拖欠时间过久，结算时在原有的货款基础上进行了适当上浮，虽然双方没有写明是延期支付的违约金，但也应当认定结算中适当上浮的货款金额合法有效。

3.对账单可以通过微信发送的方式确认吗？

尽量不要。尽管《民法典》确认了订立合同的方式包含书面形式、口头形式、其他形式。以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为书面形式。但对账单作为买卖合同交易中比较重要的证据，最好以书面记载并加盖公章的形式确认。

4.加工关系、定作关系、提供服务关系、物流运输关系等存在金钱结算的交易适用对账单吗？

当然适用，对账单实质上就是一份正式的、双方确认的价款结算单据，在各种交易中均可适用。

对账单模板

文 | 杨程

漫画 | 王杉

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