湖北信成融达控股有限公司：HR办理员工离职应注意的几个事项

离职非法律术语，而是实践产物，对应现行法律规定的是指用人单位与劳动者的劳动合同被依法解除或者终止。离职交接是指用人单位和劳动者在解除或终止劳动合同时应当按照劳动合同约定和法律法规规定，办理工作交接，履行相关义务，具体包括工作事项和财物交接，如需有附随义务的，应当协助完成。如；涉及劳动者的劳动报酬、经济补偿、年休假工资、工伤待遇、福利待遇等应予以结清，对劳动者有竞业限制要求的，应当作出特别说明，并依照约定支付竞业限制经济补偿金等。用人单位与劳动者应依法及时办理离职手续，在离职管理实际操作中，用人单位应注意以下几个事项。X职场

一、严格适用离职事由

离职事由是指劳动合同解除或终止的原因，终止的情形只能法定，不能自行约定。根据《劳动合同法》规定，离职原因具体有协商一致解除劳动合同（第三十六条）、劳动者辞职解除劳动合同（第三十七条）、因用人单位过错劳动者解除劳动合同（第三十八条）、因劳动者过失用人单位解除劳动合同（第三十九条）、无过失辞退劳动者（第四十条）、经济性裁员（第四十一条）、劳动合同终止（第四十四条）。《劳动合同法实施条例》第六条规定劳动者拒绝签订劳动合同的可以终止劳动关系，第二十一条规定劳动者达到法定退休年龄劳动合同终止。

用人单位应根据导致劳动合同解除或终止的具体事由，办理离职手续，不能串用、乱用离职事由，并出具解除或者终止劳动合同证明，根据不同的离职事由履行相应的法律程序。概因在实践中出现大量的用人单位出具离职原因与真实原因不符，甚至未出具相关解除或者终止证明，而对于开除、除名、辞退、解除劳动合同的，是由用人单位承担举证责任，其不能举证证明，最终承担不利的法律后果。用人单位依据《劳动合同法》第三十九条、第四十条、第四十一条单方面解除劳动合同的，还应履行告知工会的法定程序义务，发挥工会的监督职责。

对于劳动合同期满、劳动者达到法定退休年龄、员工不辞而别（自动离职）等情形要特别注意：

1、劳动合同期满终止劳动合同受限，如连续订立了两次以上的劳动合同，劳动者有权要求订立无固定期限劳动合同，就要了解当地裁判机构对用人单位是否有权拒绝再次续订劳动合同持何种态度，如不清楚当地的裁判理念，就会承担违法终止劳动合同的不利后果；

2、《劳动合同法实施条例》规定了劳动者达到法定退休年龄，劳动合同终止，而《劳动合同法》规定为劳动者享受基本养老保险待遇，故针对于未享受基本养老保险待遇的超龄劳动者如何处理，各地实践不一样，如有些地区就认定可以建立劳动关系，且以此终止劳动合同应支付经济补偿；

3、现行法律法规均无“自动离职”的规定，用人单位可将其纳入至“严重违反规章制度”等具体情形，及时依法将劳动者解除，不能放任该“两头不找”状态，反而出现不利的法律风险。

二、谨慎出具离职证明

用人单位应当在劳动合同解除或者终止时向劳动者出具解除或终止劳动合同的证明，该证明应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限，对已解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。法律法规均未规定有“离职证明”，只是在行业中习惯叫作离职证明，实践中两种证明都有出现。

离职证明中能否写上离职原因，用人单位应当引起注意的是，由于法律法规未规定“离职证明”，故其具备的内容应当符合解除或者终止劳动合同证明的内容，离职原因是没有规定要写进证明中的，因此而酿成纠纷的，实践中裁判机构的处理也有不同，用人单位存在一定的法律风险，建议用人单位灵活操作：

1、如离职原因对劳动者不利，如劳动者存在过错用人单位单方面解除劳动合同的，应当出具一份注明原因的解除劳动合同证明，同时出具一份不写原因的离职证明，供劳动者重新找工作使用；

2、如离职原因（辞职、合同期满等）并无不利情形，可以写进解除或者终止劳动合同证明、离职证明，出一份即可。出具离职证明应当依法及时，如用人单位出具的离职证明内容不合法或者不及时，致使劳动者不能再次就业、享受社会保险待遇等，由此造成的损失将由用人单位承担赔偿责任。

三、几类特殊员工的离职限制

离职限制主要是指用人单位不得对特殊员工行使单方解除权和合同期满终止权。对用人单位不得解除劳动合同规定的理解需注意以下两个方面：一是不禁止劳动者辞职、劳动者与用人单位协商一致解除劳动合同；二是用人单位仍可以根据劳动合同法第三十九条的规定解除劳动合同；三是用人单位合同终止权受限仅限于“劳动合同期满”情形。具体包括：

1、从事接触职业病危害作业的劳动者未进行离岗前职业病健康检查，或者疑似职业病病人在诊断或者医学观察期间的；

2、在本单位患职业病或者因工负伤并被确认丧失或者部分丧失劳动能力的，主要依据工伤和劳动能力鉴定结果为准；

3、患病或者非因工负伤，在规定的医疗期内的，医疗期依据《企业职工患病或非因工负伤医疗期规定》（劳部发[1994]479号）、《劳动部关于贯彻的通知》（劳部发[1995]236号）的规定确定；

4、女职工在孕期、产期、哺乳期的， 孕期，是指妇女怀孕期间。产期，是指妇女生育期间，产期一般为九十八天，有难产、多胞胎等情形的增加产假，地方法规规定的奖励假期。哺乳期，是指从婴儿出生到一周岁之间的期间；

5、在本单位连续工作满十五年，且距法定退休年龄不足五年的，主要考虑到老职工对于企业的贡献较大，再就业能力较低，政府和社会都比较关注这部分弱势群体；

6、法律、行政法规规定的其他情形。主要考虑到有些法律、行政法规中也有不得解除或终止劳动合同的规定，同时为了便于与以后颁布的法律相衔接。如《工会法》规定基层工会专职、副或者委员自任职之日起，其劳动合同期限自动延长，延长期限相当于其任职期间；非专职、副或者委员自任职之日起，其尚未履行的劳动合同期限短于任期的，劳动合同期限自动延长至任期期满。

四、及时办理职工档案和社会保险关系转移

除常见义务外，劳动合同法第五十条规定，用人单位应当在解除或者终止劳动合同十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。在此特别提出来，是因为实践中出现了该类争议案件时，用人单位处于不利地位。不管何种原因导致离职，用人单位应无条件的为劳动者办理档案和社会保险异动手续。

人事档案转移，大部分用人单位不具备保管员工人事档案资格，故应当将员工人事档案委托当地人才市场、人才交流中心等具备保管档案资格的单位进行保管。用人单位扣押或未及时办理转移手续，造成档案丢失、拆封、未转移、劳动者不能通过政审等，如某些用人单位扣押劳动者的档案或者拒不办理档案转移导致劳动者不能入职国家机关事业单位、进入高校学习等，由此造成的损失，用人单位需承担相应的赔偿责任。

关于社保关系转移，主要争议案件集中在劳动者申领失业保险待遇。《社会保险法》《失业保险条例》规定了用人单位和劳动者在办理申领失业保险金的程序和义务，而有些用人单位未在法定期限出具解除或者终止劳动合同证明，或者在办理社会保险异动时，本属于非因劳动者原因离职，却将异动原因填报为“职工辞职”，由此致使失业人员不能申领失业保险金，由此造成的失业保险待遇损失由用人单位负责赔偿。