法务转型焕新能，运营升级控风险——合同管理篇

共识：合同管理是业财税法一体化的基石

合同是一切交易的基础，它承载着企业在交易、财税、人事、合规、风控等方面的众多要求和约定，合同管理水平的高低直接影响企业运营的合规、风险及效率。构建“业财税法”融合的合同管理体系，充分挖掘合同作为数据资产的价值，将有效保障企业战略的落地与执行。

挑战：构建“业财税法”融合的合同管理体系知易行难

很多企业已经开始重视合同全生命周期管理的重要性，但是根据经验，企业在构建“业财税法”融合的合同全生命周期管理体系过程中，也面临诸多挑战，具体包括：

01缺乏统一的合同管理体系规划

l 产品架构层面，各业务部门难以知悉全局的管理层战略意图，各业务部门难以知悉全局的管理层战略意图，合同管理系统的边界定义尚不明晰，对合同管理诉求也各不同；

l 项目实施层面，如何合理划分合同管理平台的短期、中期、长期目标仍不明晰。如何分步实现合同管理信息化的目标也缺乏有效的指导。

02信息分散，数据孤岛

l 现有流程合同传递效率低下，管理人员与承办人员的信息割裂，无法实时掌握每项合同当前的流转环节；

l 合同模板、流程标准化程度低，制约业务用户规范使用合同模板，同时也限制了法务部门的审核标准及效率，限制业务部门开拓市场；

l 集团业务、财务、税务系统多且分散，集采合同系统无法支持非业务部门使用，数据不连通，无法发挥跨部门协同效应。

03缺乏数据可视化

l 合同可视化程度低，管理层及各部门无法直观了解合同进展，也无法掌握已经发生的业务状况，更失去了对企业的资金流向的把握；

l 当前通过人工汇总数据并分析的手段，统计分析准确率和效率都相对低下，无法很好地为决策提供支持。

04辅助决策有限

l 由于合同承办人员大多缺乏全面的合同法律知识，因此在合同谈判、合同签署、合同履行、合同变更等各个环节，均可能引起缔约过失责任、违约责任及损害赔偿责任等，导致企业权益受损。企业只能事后补救，具有被动性和滞后性。

l 未充分利用合同数据价值，无法为集团决策、业务运营及风险把控提供依据。

路径：合同管理体系的构建是不断迭代升级的过程

企业在合同管理的各个环节都面临诸多痛点问题，细节解决成败，“业财税法”融合的合同管理体系在设计之初就应充分考虑各方利益相关者的诉求，从业务、用户、技术角度规划和设计合同管理解决方案。

“业财税法”融合的合同管理解决方案，不仅需要涵盖合同管理的每个重要环节节点，还需要在每个节点中挖掘功能价值，切实解决合同风险管控问题，在便利用户操作的同时，把控合同风险。

基于对合同管理各环节痛点问题的理解，普华永道认为，企业构建完善的合同管理体系需要前期进行充分的调研、规划和设计，分步走，逐步实现合同管理功能的优化。这个过程可能是最为现实的路径。

核心：加强合同履约管理是提升风险管控的关键

根据普华永道观察，很多企业已经开始使用OA系统作为开启合同管理的第一步，如通过线上进行合同审核、合同存档等，但是对于合同履约风险的管理并没有成熟的解决方案和设计思路。下文将从履约管理的设计思路和履约管理涉及的对象相对方管理两个角度进行分析。

01履约管理——从“证据管理”的角度进行长期、动态管理

很多人认为“合同归档”是合同管理的结束，实际上是陷入了误区。合同管理具有动态性及长期性的特征。在合同归档完成后，合同签订双方开始履约，合同中约定的条款开始在商业环境中真正实施，在实施过程中，会伴随着一定的风险，即如果商业行为未按照前期约定的条款执行和贯彻，那么很有可能对公司造成实质性的损失；与此同时，如果未能及时对履约过程中的实际情况，特别是相关里程碑事件进行追踪和把控，那么企业就很难提前进行风险预防与应对措施的采取，甚至在后续诉讼过程中容易处于不利的地位。

因此，企业需要以“证据管理”的思维开展合同履约管理动作，即在哪些节点需要明确履行哪些义务并留下相关证据资料，从而足以保护企业的自身利益。合同履约管理是贯穿于合同开始到结束期间内整个过程，在履约的过程中，具体需要明确以下事项：

l 事前明确：需在合同条款中明确合同履约的关键节点与所需证据内容，例如交付时间、地点、要求等；

l 事中追踪：需要合同归口管理人员在事中对于关键节点进行全流程追踪，例如：在某约定时间内是否按照规定要求完成履约，是否留下相关的证据文件（如送货单、照片、对账单等），此外，履约情况需和公司其他系统（例如财务系统、业务系统）进行对接，有利于其他部门（例如财务部门）及时发现风险和处理问题；

l 事后检查：企业根据相对方的履约情况，建立相应的评估和信用机制，完善相对方管理流程，形成管理闭环。

02相对方管理——从“背景调查”到“全流程把控”

根据调研报告显示，鉴于目前与企业合作的相对方数量、类型越来越多，且相对方拥有更多权限来接触企业的数据资产，相对方风险已经成为了企业合规管理的重要风险之一。

作为合同缔结不可缺少的要素，大部分企业已经形成了在合同签订前对相对方进行背景信息调查，在资质合规前提下进行供应商入库的流程。然而，在合同履行中，随着合作深入开展，相对方自身情况会不断发生变动，随之会对履约的质量产生相关影响并带来相关风险。因此，对于相对方的管理，企业也需要和履约管理保持一致，在合同整个生命周期内进行持续把控和追踪，具体需明确以下内容：

l 背景调查：需对关键风险（例如合规性、履约能力、资质等）进行重点关注；

l 持续追踪：设立相关追踪指标，并通过与资质信息、诉讼信息披露平台进行对接，如果发生相关信息变动则触发对应内控机制；

l 相对方评估：与履约管理模块进行数据联动，结合持续追踪过程中的信息进行综合评估，最大程度保护企业的利益。

结语

企业管理层和法务部门一直非常重视合同管理，但是如何构建“业财税法”融合的合同管理也是一项企业需要花费大量时间、精力探索的领域。合同作为公司业务发展最为重要的载体，不仅直接影响业务的开展，也是保障公司抵御商业风险的重要支撑。对于合同管理，不仅需要注重从合同草拟到签署的全过程管控，更要提升对于相对方风险的追踪、合同履约情况的掌控，从而实现合同管理真正赋能业务运营的目标。

“法务转型焕新能，运营升级控风险”专题系列文章下一篇将从案件管理的数字化新形态出发，探索案件管理新想法、新趋势，敬请期待。

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注释

1. 2022年市场规模预计超24亿美元：法律结合科技持续助力CLM飞速发展

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