拒绝项目经理沟通崩溃瞬间，驾驭项目复杂性

如何一句话终结和项目经理的聊天？这还需要凭实力？这不是信手拈来的事，分分钟让项目经理怒气值加满、停止沟通。来整两句：

l 紧急需要不停歇——深夜10点，客户：“这个新需求明天必须上。”

l 方案最后都是第一版好——方案改到第10版，客户：“综合评估后，就用第一版吧。”

l 皮球替踢不停——项目出现问题后，项目成员官方回复：“不是我、不知道、叫他去。”

l 项目回款一直在走流程——项目交付半年了，每次催款，客户：“不急，在走流程了。”

l 需求都很简单——没事爱加需求的客户：“这个需求很简单，我还是懂点技术的。”

还有很多我就不一一列举了（旁边的项目经理已经气的肝疼了）。项目管理过程中，为什么会出现这么多“事故”呢？

1.项目复杂性需驾驭

这些崩溃名场面产生的重要原因之一：项目的复杂性，是由不确定性和模糊性、人类行为（各相关干系人的影响）、系统交互（项目要素内部和项目要素之间动态相互依赖）所造成。各项目干系人的态度会导致需求的不断变更以及项目回款困难等；项目成员的不配合会影响项目进度以及风险问题的不及时解决等；项目的不确定性则会出现各种无法预料的突发情况。

PMBOK第七版项目管理12项原则之一，即要求项目管理人员可以驾驭复杂性。不断评估和驾驭项目复杂性，以便这些方法和计划使项目团队能够成功驾驭项目生命周期。根据其特性，我们在具体可以从增强项目的抗打击力，即韧性来应对项目复杂性。

2.增强项目韧性以应对复杂性

项目的复杂性会不断影响项目目标的实现，如果项目不具备足够的韧性，一遇到无法提前识别的风险或问题、以及其它突发情况的冲击，就容易造成项目失败。

根据项目复杂性的特性可以从以下几个提升项目韧性的方法着手：

2.1针对项目的不确定性和模糊性

l 采用灵活的项目过程（预留“绿色通道”）

需提前制定可靠的应急机制，在需要时可以快速进行变更管理，较短时间反应，提升工作效率。

l 留意早期风险预警信号，提前识别

项目的风险不会凭空出现，早期会有相应的信号。但通常我们识别发现的时候，风险造成的影响就已经扩散了，而借助合适的管理工具则可以很好地辅助项目经理提前捕捉风险信号。例如：项目生命周期监控会通过红绿灯及时提示进度延误；项目的资源管控会提示人员是否超负荷工作；项目的质量管控会识别出不合格的交付物等等。

这也可以通过对已发生的风险进行复盘，逐步提升识别能力。

2.2针对相关干系人因素

l 组建多样化项目团队，以获得广泛经验

多样化的团队除了获得一定的经验外，还可以拥有更加宽泛的技能，在应对项目问题时，能最大限度的快速解决。

l 合理管理关键相关方（客户），摸清其“底线”

掌握他们项目偏离的容忍程度，明确突发的风险可以调整的项目范围。例如，能接受延误的最长时间、提交需求的优先级级等。

2.3针对系统交互因素

不同技术系统的集成可能会导致威胁，从而影响项目的成果和成功。

我们可以提前预留出必要的管理资源以应对，包括时间、人力资源，为处理系统交互因素出现的影响提供资源支持。

复杂性可能会出现在任何领域和项目生命周期的任何时点，并使项目受到影响。项目管理人需要通过持续关注整个项目、留意出现复杂性的迹象，从而识别贯穿整个项目的复杂性要素。

持续关注项目全生命周期非常考验项目经理的个人经验和能力，如果能借助一款成熟度高的项目管理软件，则可以辅助监控项目，项目团队就能够快速调整自己的方法和计划，驾驭潜在的混乱，有效地交付项目。下面以易趋系统为例分享。

3.易趋项目管理软件——驾驭项目复杂性的最强辅助

3.1 两级计划覆盖项目全生命周期管理，及时识别项目复杂性

对于项目经理来说，能够实现全面的项目生命周期监控管理，可以更加轻松识别项目复杂性的要素。而借助易趋系统开展项目，不仅可以做到这点，还可以轻松向上进行汇报、寻求领导层的支持；向下进行详细的项目任务安排和管理。

l 项目管理阶段监控——里程碑计划

主要面向决策层汇报，在项目的重要节点建立里程碑，可以让高层领导更好地了解项目各个阶段的完成时间节点及需要交付的作业成果，从而掌控项目的运行状态；并对该阶段内的交付物进行审批和评审跟踪，以保证实现总目标。

对于各个阶段的状态，如有延误的情况，会及时标红示警，可以查看具体是所属哪个项目任务有延误情况以及具体的任务负责人。

（易趋管理阶段—里程碑计划视图）

l 项目分解计划

通过易趋的项目计划，可以将项目计划分解落实到具体的责任人，设置各任务间的依赖关系、起止时间，自动生成工期。项目计划支持以分解视图、甘特图、关键路径、资源计划四种视图多维度看板，让项目经理对项目全生命周期具体任务的执行情况一目了然。

易趋系统通过红绿灯标记各任务的进度，绿色代表正常；黄色代表有点延误，这时候项目经理就可以进行梳理，进行相应的调整；红色代表严重延误状态，需要重点进行关注。借助系统的实时监控，项目经理可以轻松识别项目的风险和问题，对其进行分析处理。

（易趋项目计划—分解视图）

3.2 精细化资源管理，预留必要资源应对

易趋系统针对资源模块会进行精细化的管理，项目经理进行资源规划后，系统可实时监控计划与实际使用情况，及时进行资源的变更调拨，保障项目的资源科学合理化利用，能预留必要的资源来应对项目突发情况。

项目经理可根据项目的具体任务，进行资源需求的申请，单位可精确到人月、人天、人时；包括项目阶段实际和计划所用工时数据对比，通过颜色进行示警。部门经理收到项目经理的资源需求计划申请后，就可借助系统查询成员的工时分配情况进行项目的需求匹配，进行人员的调拨。易趋系统会通过红黄绿三色展示分配是否合理。

（易趋资源需求管理视图）

（易趋人员调拨管理视图）

3.3 闭环风险监控管理，确保项目复杂性因素消失

借助易趋系统可以进行闭环的风险管理、形成了规范的管理流程：识别风险、分析风险、跟踪风险。项目经理根据系统对项目进度、资源、质量、成本等信息进行监控示警后，在风险模块进行风险信息录入管理，可设置风险的状态、类型、以及等级。并根据分析制定相应的策略，及时管理风险，确保项目复杂性因素消失。

（易趋风险管理视图）

4.总结

让项目经理总气到肝疼的沟通时常发生，这是由于项目的复杂性所致，项目经理应在工作过程中，不断积累经验、学会驾驭复杂性。这可以通过提升项目的韧性（即增强项目的抗打击力）来解决，根据项目复杂性的特性来对症下药。具体实操中，借助成熟的项目管理工具，有针对性地从项目全生命周期管理、精细化资源管理、风险管理三方面进行，对项目复杂性的驾驭能更加轻松便捷。