吉智合同管理——小范本大文章

无论企业大小，企业在日常合同草拟过程中对合同范本的使用无处不在，但不同企业在对范本的来源和管理上的差异却是很大的，带来的日常合同风险差异也是巨大的。

大多数企业在日常的合同草拟过程中是如何去找范本的呢？合同草拟人先看看自己电脑有没有相似的上次用过的合同，有直接拿过来改，没有，再问问同事有没有，没有，再看看公司网盘有没有，或者问问法务有没有，都没有时，那就百度吧。 如果是采购合同，那就一定是供应商提供合同。

这样的合同草拟会存在什么样的风险？不同范本来源的合同，让法务在审核时的工作量暴增，法务在对一份合同审核时更多的是对合同上既有的条款进行审核，确定该条款描述是否严谨，是否对公司不利。但短时间的审核往往很难对合同中未描述到的内容进行补充，如项目合同，要对项目的验收标准进行约定，对过程中材料确认时长进行约定等。这些都会成为未来产生纠纷时的隐患。

优秀的企业是如何去做的

优秀的企业，法务会统一规范企业所有的合同范本，覆盖销售业务和采购业务，并建立范本的内部共享渠道，不定期对范本进行补充和更新。对销售合同、以及一些高频次的采购合同的范本采用限制编辑的方式在Office中进行填空约束，强制约束，以减少法务的审核工作量。法务针对不同类型的合同研究这类合同的审核要点，形成合同审核指导，用于对对方提供过来的非标合同在审核时的审核指导，以确保被审过的合同更合规。

吉智合同管理系统助力企业更好的管理范本

吉智合同围绕企业合同范本的编辑、审核、更新、版本、对比、分发、下载、权限和系统集成提供了全套的管理功能，助力企业做好范本管理。

（1）范本附件的支持：大型企业的合同往往是由一个主合同和多个附件组成，系统提供范本包的功能，将主合同+多附件的形式组成一个合同范本，提供“全局附件”功能支持像《廉洁协议》这种每个合同都会有的附件的统一管理，一次修改全局更新的能力；

（2）条款管理：对于大部分合同其中都是有些标准合同条款的，如针对发票的约定等等。维护合同条款库，可以方便对范本中的共用条款统一管理，一次修改所有合同生效；同时方便法务审核时对缺失的条款快速插入；

（3）权限控制：可对分类下的范本的维护和使用权限进行下放，方便集团型企业的管理权限下放；

（4）系统集成：支持第三方系统集成，第三方系统的范本获取和调用。