必知必会ZTD时间系统：建立清单系统

“简化，简化，再简化”
梭罗

任何一个时间管理系统的关键内容之一，是待做事项清单，它帮你整理好所有当前不能做的任务，让你一直都清楚需要做哪些事情。

戴维·艾伦的GTD建议你将任务分类，整理到不同的待做事项清单，即“情境清单”，如@工作、@电脑、@家里、@电话、 @杂事等等。这样做的原因是，当你处于某个特定的情境时，只需看一眼此刻你实际能处理的任务，而不必查看当前大多数都做不了的冗长任务清单。

在ZTD中，持有一个你确实会使用的清单系统很重要，你能依靠它用于管理信息。以下是简单、可信的清单系统的三个组成部分：

1、结构：一个简单的清单系统包括收件箱、日程表、清单和参照系统。

2、工具：重要的一点是，你要使用非常简单的工具，这样就无须花太多精力维护这个系统。

3、用途：最后，实实在在把这个系统用起来很重要，并要养成每天检查它的习惯。结构ZTD告诉你应该使用需要的清单，但要使你的系统尽可能简单。尽管情境清单的理念有用，但维护起来有难度。因此，尽量持有少量的清单。

一个清单的结构可能类似这样：

@工作：一切与工作相关的事项。

@个人：所有个人任务。

@杂事：简单的杂事清单。

@电话：在任何地方都可以打的电话。

@待跟进：你需要跟进的事情清单。

@可能事项：你现在不想做或不能做、但是之后想再确认一下的事情的清单。不管怎么操作，记住这些不是你的日常待做事项清单。工作清单和个人事项清单是两个主清单，你可以把它们拉过来，服务你的每日要事和“大石块”。杂事清单、电话清单、待跟进清单，可以在需要的时候查看。此外，如果你觉得项目清单有用，可以用起来，记录你的项目进展。

除了清单，这个系统的其他组成部分还包括多个收件箱（见第五章）、一个日程表和一个简单的归档系统。

工具

很多流行的GTD工具

把事情弄得有点复杂，实际上你所需的只是清单。

很多人深陷于纠缠工具、纠缠创造复杂的系统以及纠缠每一两周就更换工具和系统的情形，而不是实实在在完成事情。

ZTD要你使用尽可能最简单的工具，然后忘掉它们。因为ZTD关注的是行动，而不是工具本身。所以，很明显的问题来了：用什么工具打理你的清单？以下是我的推荐，它们是最简单、最有效的GTD工具：ZenTodo。简易GTD有你需要的功能，界面漂亮，毫无虚设。好好玩，它的界面极其直观，不需要看手册就会操作。它特色不多，不过这正是其魅力所在。