曾斌、方荣杰：日本独立董事制度最新情况及对我国启示 | 资本市场

文/南开大学中国公司治理研究院兼职研究员曾斌，浙江天册（深圳）律师事务所高级顾问，东京大学公共政策学硕士方荣杰

日本与我国公司法之间在制度与结构的设计上存在相通性。本文参考日本现行法规和相关倡议，从规则体系、作用和独立性、履职方式和履职保障、考核和激励、问责与免责这五个方面对日本独立董事制度进行介绍，以资我国借鉴。

在日本，独立董事的认定需要满足系列要件，例如《公司法》（2019年12月11日修订）第15条规定，独立董事不能是公司或其子公司的执行董事或执行官员，并且在任命为独立董事前10年内未曾担任过该公司或其子公司的执行董事。《公司法》第327条之2要求设置了监察委员会的上市公司（公开会社）和大公司（大会社）必须设置独立董事；第400条规定，提名委员会、监察委员会或报酬委员会等各委员会的成员，过半数以上必须为独立董事。

针对上市公司，东京证券交易所做出了更细致的要求：在主板市场上市的公司应任命至少三分之一的董事为独立董事（如果在其他市场上市，则应至少任命两名独立董事）。同时，如果在主板市场上市的公司在广泛考虑所处行业、公司规模、商业模式、组织结构和公司市场环境等因素的基础上，认为需要任命大多数董事为独立董事（如果在其他市场上市，则应至少任命三分之一的董事为独立董事），则公司应任命足够数量的独立董事。

独立董事在日本上市公司中的作用和独立性

独立董事的作用和独立性的保持是上述制度的核心。根据经济产业省的《独立董事实务指引》，日本独立董事主要承担以下六项作用：一是独立董事需要监督公司管理。独立董事工作的核心在于对管理层成员进行评估，特别是对总裁或首席执行官进行评估，并根据评估结果对这些成员的提名、重新提名以及对与薪酬相关事项做出决策，必要时需要提议替换总裁或首席执行官。二是独立董事应努力使自己的立场不受公司所具有的传统、陈旧观念的影响，并持有开阔的中长期视野。从该视野出发，独立董事须着眼于公司未来，并考虑市场和产业结构的预期变化，同时为公司的可持续增长斟酌管理战略。三是独立董事应努力保持其立场独立于公司的业务执行。基于这些立场，独立董事需要对公司的管理层成员，特别是总裁或首席执行官及时发表声明或采取行动。四是独立董事应努力与公司的管理层成员（包括总裁和首席执行官）保持适当的距离，但同时又需要与这些成员进行沟通并建立信任关系。五是独立董事应监督公司和管理层、公司和控股股东之间的利益冲突。六是独立董事应及时向董事会反映中小股东和其他利益相关者的诉求。

此外，东京证券交易所对独立董事的独立性提出了具体要求。为了从独立和客观的角度出发，在独立董事之间应形成共识，并有效推动董事会的讨论，独立董事之间应积极地交流信息。例如，公司可以组织仅有独立董事参与的定期会议。同时，董事会应在考虑到证券交易所规定的独立标准的同时，制定并披露公司自身旨在确保独立董事有效独立的标准。董事会应谨慎地选择独立董事候选人，使他们能在董事会推动坦诚、积极和建设性的讨论。独立董事应努力建立一个与管理层沟通的框架，并积极与监事或监事会合作，这些沟通和合作可以通过任命首席独立董事来实现。另外，有控股股东的公司应任命至少三分之一的董事（如果在主板市场上市，则为多数董事）为独立于控股股东的独立董事，或者成立一个由包括独立董事在内的独立人士组成的特别委员会，以商议和审查存在控股股东和中小股东利益冲突的重大交易或行动。

日本独立董事的履职方式和履职保障

总体而言，经济产业省提倡独立董事在两方面开展履职工作：第一，在勤勉地监督公司管理方面，独立董事需要注意：一是独立董事需要通过举行总览式的讨论来对公司管理进行监督，为提高董事会的效率发挥作用。独立董事应要求董事会勤勉地制定议程，并关注任何重要的拟议议程，例如，企业管理的中长期战略和审查商业组合。独立董事应该要求董事会在最后确定议程之前，对相关事项进行反复讨论。独立董事应致力于鼓励出席会议的董事发表更多的简明且有价值的意见。独立董事应确立一个讨论期，使得出席的董事有充足的时间进行讨论，而无须仓促做出决定。对于独立董事要求管理层采取的行动，独立董事应予以及时跟进和评估。

二是独立董事需要通过提名委员会和薪酬委员会，积极致力于提名和薪酬方面的良性决策。独立董事应有效地监督董事会，鼓励他们适当地制订选任候选人的计划。独立董事应该确认薪酬设计是否符合基于企业理念或特定公司业务战略的中长期关键绩效指标（KPI）。同时，独立董事应以谦虚的态度评估自己是否为公司做出了足够的贡献，并应自主地进行“计划-执行-检查-行动”（Plan-Do-Check-Act，简称PDCA）的循环以进行自我检视。独立董事应以提名委员会为轴，自主考虑建立一个中长期的独立董事的构成和候选人计划框架。

第二，在促进与利益相关者的良好沟通方面，独立董事应主动与投资者进行对话，在这些沟通有助于公司获得可持续增长和实现中长期公司价值的情况下，向董事会反映相关讨论；换言之，独立董事应成为投资者的意见窗口。此外，独立董事应向投资者和其他利益相关者传达信息和解释，并努力争取这些相关方理解并同意董事会合理有效的决定。

履职保障方面。为协助独立董事高效履职，公司需要为其提供相应的制度保障，这主要包括向独立董事提供更畅通的信息获取路径，并对独立董事聘请外部专家提供支持。首先，公司保障独立董事获取公司信息渠道的通畅：

其一，公司应完善获得公司信息的体系。公司应建立完善的信息管理政策，使独立董事在必要时能够查阅公司管理会议和董事会会议的材料和记录。例如，有些公司指派了年轻员工担任独立董事的助理，以便独立董事能够通过年轻员工获得必要的内部信息。

其二，公司应加强董事会秘书的职能。董事会秘书应能及时整理董事会议案中的重点，并提前提供给独立董事，同时在日常工作中帮助独立董事更顺畅地获得公司信息。

其三，公司最好向新任独立董事解释他们的职责、公司内部制度、业务活动等，并及时向他们更新上述信息。公司还应引入专业机构的培训和举办研讨会，并承担独立董事参会学习的费用，以帮助独立董事提高其履职水平。

其四，公司应在董事会之前尽早提供材料和解释。因为独立董事可能并不完全熟悉公司的内部信息，所以公司应在董事会召开前提供议案资料（例如，至少在董事会召开三日前提供），并提前进行解释和说明，这对于有效利用有限的董事会会议时间和确保讨论的建设性至关重要。另外，鉴于部分独立董事反映其难以理解行业术语和缩写，公司应考虑编写行业术语缩略表，并提供有助于外行人理解的术语解释……

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本 文 编 辑 ： 秦 婷