沟通问题与策略：日常沟通过程中常见的十大问题与解决思路

作者：郭朝刚

沟通是一个完整的闭环管理过程，沟通的基本问题是心态，沟通的基本目标是传递信息、解决问题。沟通必须关注沟通的主体与客体，以及两者之间的联系。

有效沟通，必须遵循5W2H法则，具有七个基本要素：沟通的时间、沟通的地点、信息的发出者、沟通的载体信息、信息的接收者、沟通渠道方式、反馈。其中具有三个关键环节：编码、译码、沟通渠道。

在日常沟通过程中，我们在沟通前必须做好相应的调查研究工作，收集相关资料，分析研判双方的情势与优缺点等，在知己知彼的基础上预先制定相应的沟通策略。

日常沟通过程中，常见的沟通有十大问题，郭老师给大家分享相应的解决思路：

1、沟通的目标大而远，不明确具体不可量化。

问题分析：沟通必须具有针对性的目标，无目的沟通就是浪费时间。凡是不能具体量化的沟通目标，你将不能有效地去评估是否达成，以及达成的效果如何。

解决思路：沟通之前，沟通的主体应当基于内、外部环境的充分必要调查为基本前提，并且做好相应的记录整理与分析研判工作。在此基础上，知晓双方的优劣势和机会风险等，从而制定明确具体的沟通目标。

举例说明：在某商务谈判前，A公司负责人安排下属通过网络、第三方电话调查沟通对象B公司的品牌文化、参与对象的能力与基本特征，了解对方的沟通方式等信息，形成一份书面调查报告。并且据此事先拟定沟通的基本策略与实施方案。

2、沟通的时机不适宜，选择的沟通时间无效。

问题分析：时也运也。凡做事之前，必须选择适合的时机。时间选择不正确，将很难取得预期的效果。

解决思路：沟通之前，不论正式，还是非正式沟通，应当事前以对方可以接受的方式告知对方的沟通具体时间。沟通时间，选择双方适宜的、协调好其他工作的安排，使之不受影响。根据不同的时间安排，有利于双方选择适合的交通工具可以按时到达。沟通最忌讳的就是沟通双方不能按时赴约，而浪费了彼此的时间。

举例说明：一场面试安排定于周四下午的14：00进行，面试者没有提前电话或微信告知HR，也没有按时到达。结果是迟到了半小时。这给用人单位的HR和面试官造成了一定的影响。并且该面试者在面试时还理所当然，没有任何道歉的行为。如此可见，这种行为是缺少基本职业素养的。

3、沟通的地点不适宜，选择的沟通地点无效。

问题分析：沟通之前，如果没有明确的地点，或者是地点只是大概的范围。这将给双方造成较大干扰与困惑。这是不利于沟通双方的合意达成。

解决思路：沟通的地点必须事先以书面通知对方知晓。沟通地点的选择尽可能地选择大家可以知晓，方便到达的具体地址及名称。否则，由于地址不详而造成相应的损失与误解。

举例说明：会议通知方式，在会前（提前三天或指定时间）以书面通知的形式告知参会者，具体的参会地址（具体到XX市XX区XX镇XX路XX弄XX号）和场所名称（如：XXX酒店A3088）。

4、沟通的渠道有障碍，沟通途径与目标不匹配。

问题分析：沟通的渠道与目标，两者应当具有适宜匹配度。不同的渠道成本不同，对于预期目标的达成也具有不同的影响。

解决思路：沟通目标选择通俗具体的具有可执行的，尽量双方能够通过努力可以达成，实现信息的传递与共享等。与之相对应的沟通渠道，选择保真性强的书面沟通，可以是邮件，明确限时回复；也可以微信通知，规定收到后限时回复确认。沟通的渠道必须是基于双方的认可，可接受度高，并且可以快速高效地实现信息的传递。

举例说明：A公司的年度经销商会议通知，通过电子邮件+微信（群）的方式，通知与会人员，要求收到通知者，24小时内给予书面的回复确认信息。组织者在会前再次确认参会者的行程安排等。

5、沟通的主体认知差异，信息发出者接受者频率不同。

问题分析：沟通的主体，指的是参与者，包括：沟通一方的发信息者，进行编码；沟通的另一方接受者，需要进行解码。两者之间的信息传递需要一个明确具体的渠道。

解决思路：发出者以明确的书面通知，以正常的文字说明确保对方可以接收并且接受的方式进行传达；接受者收到信息后进行理解与反馈对方，两者形成管理闭环。针对不理解/不清楚的信息，及时通过有效方式进行再次沟通，确保理解并接受。

举例说明：商务谈判的双方，一方提出要求对方在质量不变的情况下以降价20%作为签约的前提条件；另一方表示如此降价幅度几近让其陷入不营利甚至亏损的境地。经过双方数轮协商，最终达成一致，可以以质量不变的情况下以降价10%达成合意。

常见的沟通具有十大常见问题……

感谢阅读，欢迎关注订阅专栏，获知更多有效信息……

本文作者：郭朝刚，奇哲创始人、中管院客座教授、高级人力资源管理师。