疫情隔离小记（19）：设计员工封控状态统计表

大家好！

今天距4月1日的封闭式管理已过去12天了。

根据上海的分区政策，笔者所在小区被划入了封控区，我们将继续参与隔离管控，并将连续3天进行核酸检测。希望我们小区能继续加油，大家都能做到足不出户，不再出现阳性病例。

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今天陆续有老客户找我设计《员工封控状态统计表》，用来了解企业员工的当前封控状态，便于企业进行针对性的管理。这些客户也对表格提出了一些基本的需求，我将这些需求归结为以下三类：

• 表格设计简洁明了，方便填写；
• 允许员工同步填写，在最短时间内收集到完整数据；
• 员工能第一时间自主更新封控状态。

今天我就基于这些需求，聊一聊如何设计这样一张《员工封控状态统计表》。

对于传统企业而言，他们一般会采用这样的方式：

第一步由负责该事宜的行政或运营管理部门设计一张标准的Excel表，在Excel表中定义相关的元素，如员工姓名、所属部门、所属区域类别、管控天数等；

第二步将这份空白Excel表发送到全员群，或者各部门的领导群，要求每一个员工进行填写，或者由团队领导进行下发，填写完毕后，再将Excel表发送出来，最后由专人进行繁杂的数据汇总工作。

这样的方式没有将协作理念融入到Excel表格中，因此过程中需要耗费大量的人力和时间进行收集和汇总，这样的效率非常低下，也体现不出行政或是运营部门的价值。

当然，如果企业本身文化有问题，仅仅将工作量或是表面上的忙碌程度作为考评标准的话，那么这样的工作反而会展现出一种“扭曲的价值”，但最后损害的将会是企业的整体利益。

与此同时，在传统企业中，设计表格的工作人员往往不会对填写体验上太多心，因此员工在填写时往往有很多疑问，并且最后填写出来的数据也会千差万别，给最后的整理和汇总工作带来很大的挑战。

我的客户一般都是非传统企业，所以他们会在效率和体验上提出更高的要求，从需求中也体现了这一点，因此，我在设计时也充分考虑了这些需求。

我是基于在线数据表进行设计的。在之前的多篇文章中，我已经对在线数据表的好处进行了说明，这些好处无处不在，与客户的需求完全契合。

我这边以企业微信上的“微文档”进行说明，如果大家使用的是其他协作软件或在线文档软件的话，也可以参照此进行。

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首先，我来向大家展示一下最终的设计呈现：

这是一张存储在公共网盘中的在线数据表，每一位员工都可以进入该公共网盘中，进行信息的填报和更新。

当员工通过相关的官方媒体得知了自己所属的区域类型后，就可以将相关信息如实填写到自己姓名所在的行，然后，具体的封控天数、预估的封控结束时间都将自动计算出来，方便快捷。

下面，我就对我的设计理念和简单步骤进行一一说明：

第一步先新建一个空白表格，并存储到全员网盘或各部门领导专用网盘中。

第二步 设计表格的整体架构。

为了方便说明，我将整个表格分为了两个区域模块，即“员工信息区”和“封控状态区”。

同时，在主表的基础上，我还设计了一个简单的源数据区，这些源数据将作为主表中各种下拉列表和VLOOKUP函数的数据因子，方便维护。

下面，我就针对各区域分别展开说明。

1. 员工信息区

员工信息区是所有员工信息的汇总区域，我这里列了最简单的两个，也就是姓名和所属部门，更多信息可以按照企业的实际情况进行添加。

这里需要注意两个点：

1. 从体验的角度来看，主导该表设计的行政或运营部门可以先将员工信息先行填入，便于员工对号入座。由于在线数据表本身具有协作属性，往往也有所属的协作软件进行充分融合，因此这些数据能够很容易地从企业通讯录中迁移过来；2. 从隐私保护的角度来看，我们尽量不要将员工居住的街镇和小区列出来，因为这是个协作文档，这些信息都是大家能够看到的，同时在该表的用途上，这些信息本身也是次要信息。

相信大家也关注到，表格中部分项是有一个红色星号前缀的，这些前缀指明了哪些项是需要填写的。如果员工信息区已经先行填写完毕的话，那么员工只需要在“封控状态区”中填写自己属于哪种管控区域，以及管控的开始时间即可，方便快捷。

2. 封控状态区

该模块是本数据表的核心模块，我按列进行详细说明。

• 所属区域类别

这是员工必填的项之一，我将其设计成了一个下拉列表，数据就来源于“源数据区”的B列，员工只需对四个类别进行选择即可。

另外，这里我还设置了一句浮动提示语“请以各区发布的官方信息为准”，便于员工进行参考。

• 封控天数和隐藏列

封控天数即为各区域类型所对应的封控天数，数据来源于“源数据区”的C列，通过VLOOKUP公式实现：

VLOOKUP(E3,源数据!$B$2:$C$6,2,FALSE)

隐藏列是我增加的一个过渡列，因为在封控方案中，有一个7+7的天数策略，这样的表达不适合计算，因此我用了这样一个过渡列，将7+7转换成数字14，大家可以在表格完成后将其隐藏。

这里的计算也是在“源数据区”中进行，直接VLOOKUP“源数据区”的D列即可。,

VLOOKUP(E3,源数据!$B$2:$D$6,3,FALSE)

• 开始时间、预计解封时间、距解封日期还有

这三个项理解起来较为容易，这里我就合并介绍了。

开始时间是需要员工填写的又一个必填项，即所属区域开始管控的时间。

预计解封时间是在开始时间的基础上，加上隐藏列中计算的天数得来的。这个值会随着开始时间的变化而出现变动，如果小区出现了阳性病例，那么开始时间会重新计算，员工也需要进行更新。

H3+G3

距解封日期还有则是将预计解封日期减去今天所得到的天数，这样企业能够充分把握各员工还有多久能够解封。公式也较为简单，只需用一个TODAY()作为被减数。

I3-TODAY()

• 颜色项

大家仔细观察就会发现，在“所属区域类别”列的左侧有一个颜色项，该项是用来快速区分各区域类别的视觉策略。

这些项从强到弱，分别是深红色、橘红色、黄色和绿色，对应“封控区（阳性楼栋）”、“封控区（非阳性楼栋）”、“管控区”和“防范区”。

这里我稍微耍了一点小聪明，因为无论是Excel表还是在线表格，都无法按照另一个单元格的值来赋予某单元格条件格式，因此我在“原数据区”中，用1、2、3、4标识各封控区域类型，然后VLOOKUP到颜色列，对这些数字分别赋予相应的颜色。

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最后我再补充说明一点。

这张表格的主要用途是针对于各员工的封控状态统计，而如果某一位员工不幸检测出阳性的话，那么就要用另一套管理模式，最关键的就是设立一个专门的信息传递入口，由员工私下告知，这样可以保护员工的隐私，避免产生潜在的歧视，这样的歧视往往是不可控的。

对于遭遇不幸的员工，在封控状态统计表上，我们不要将其信息删除，而是始终保持在上次填写的最终状态，这样就不会给大家带来各种猜测的机会。

在这一层面上，表格不单单是数据的集合体，而是融入了更多同理心和关怀的活的数据。