权限管理，让企业文档管理清晰有序

编者按：本文分析了企业文档管理中常见的一些问题，提出文档管理系统可以有效解决这些问题，权限管理在文档管理中的重要性，最后展示了合诚化工的文档管理实践案例。

概要：

1. 文档管理常见问题
2. 天翎KMS解决问题
3. 权限管理的实践案例

文档管理常见问题

在企业文档管理中，我们经常会遭遇一些问题：

1. 安全隐患：对于相对敏感的文档不能实现安全监控、信息保护、信息安全传输、身份识别、权限控制等，知识库安全缺乏保障；员工离职或调岗后，资料可能会丢失、外泄，严重威胁到文档安全。
2. 管理困难：文件分散在不同电脑、服务器或系统中，难以统一备份，不清楚员工对文件有过哪些操作，工作出现问题，无法实际追溯，文档存储不在本地，核心资料易泄漏；查找缓慢，效率低下；知识库版本管理混乱。
3. 协同共享难：管理系统功能无法集中存储，没有目录结构，知识库无法有效协作共享。
4. 知识赋能难：由于沿用传统的管理模式，企业往往把文档管理理解成文件的备份和保存，没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合，知识在沉淀后无法得到应用，无法形成企业知识网。
5. 知识非个性化：企业的不同人员对知识和信息的切入点及关注点有本质的区别，很多企业的信息化系统往往是“千人一面”，组织内成员无法按需所取，知识和信息无法分类，知识不能有效积累和利用。

天翎KMS，横扫文档管理问题

如何科学管理企业文档，将碎片化的企业知识系统化，将隐性知识转化为显性知识，进行累积、分享和交流，对企业来说至关重要，而企业知识管理系统，就可以很好地解决这些问题。

天翎KMS(知识管理系统)，融合了OA、PM、KM三大功能，以MyApps平台作为基础技术平台，依托强大的表单定制技术、流程引擎技术、报表技术、移动互联网技术等构建了以项目管理、内部业务流程管理、知识管理为核心的三位一体的平台。

• 私有化部署+权限管理 ，安全有保障

外部防护罩：私有化部署将所有的敏感数据或业务数据部署在内网的本地服务器上，服务的稳定性、数据的安全性是能够达到极大的保证的，这样就相当于给企业数据信息支起了“防护罩”。

内部隔离网：

（1）权限管理：细密的权限设置，灵活的权限组合，可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限，系统支持目录权限设置及单文件权限设置，防止文档泄密，有效控制各种损失。

（2）可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。

（3）按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。

（4）文档查看、下载、打印自加动态水印，正文、附件都可以设置水印，有效防止文档外泄。

• 多维度分类，让文件管理变得简单

（1）文档库目录根据文档的用途不同分4种地图浏览方式，零件结构树、性能结构树、项目结构以及组织结构。

按照组织架构分类：按部门的维度整理部门的知识体系，也可以按照团队，可在移动端查看部门KM，其中包含部门文件库分类管理，文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

按照标签分类：支持在批量上传的同时对文档批量做标签，同时支持一文档多标签的形式，支持标签的分类管理；如果在一定词频和词库基础上，继续添加文档，系统会自动匹配标签。

按文档类型分类：文件夹的文档、视频、音频几种分类：文件夹的上传，批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。

（2）版本管理：始终显示最新版本，同时保留历史版本数据，告别版本混乱。

• 共享协同+流程审批，和无效沟通说拜拜

共享协同：

（1）直接在线阅读、编辑文档，节约上传、下载时间，便于人员间协作编辑文档，与Office无缝集成，支持在线编辑各类Office、WPS文档等文本类文档。

（2）支持多媒体在线播放（MP3、MP4、wma）。

（3）支持文档资料分享。

流程审批：

天翎KMS不仅仅是一个知识管理系统，针对市场上普遍的文档管理系统，都缺乏流程审批功能，天翎KMS拥有强大的流程审批功能，对项目流程中的文档进行审批归档，同时可以对单个文档或者多个文档进行审批，有效为企业赋能！

• 第三方对接+系统扩展+提供源码，让多系统阻碍消失

第三方对接能力：平台内置Webservice、RestFul、SAP、速达、用友、金蝶和MS Office等接口，通过这些接口平台可以快速友好的同其他IT系统或智能硬件进行整合，知识文档的创建及应用轻松覆盖全公司，过程中所产生的文档资料有效储存到知识库，解决企业数据孤岛等问题。

系统无限拓展能力：凭借与低代码平台+BPM流程+知识管理相结合将知识的全生命周期管理过程线上化、标准化和智能化，在此基础上企业还可以轻松实现OA协同办公、督办管理、项目管理等业务管理系统，真正为企业减少软件开发的成本，又可以加强员工知识管理中的工作能力。

提供源码：平台可以提供全部源码，保障用户在不同的应用阶段、不同层次和不同规模的服务需求都能得到满足，解决后顾之忧。

案例展示——南沙区政府文档管理系统

南沙区——广东省广州市市辖区，位于广州市最南端、珠江虎门水道西岸，是西江、北江、东江三江汇集之处；东与东莞市隔江相望；西与中山市、佛山市顺德区接壤；北以沙湾水道为界与广州市番禺区隔水相连；南濒珠江出海口伶仃洋。

在引入天翎KMS之前面临的主要问题：

（1）部分行政工作还是需要通过线下通过纸质化办公；

（2）历史文档查询不便；

（3）流程业务不清晰，流程中的文档无法存档。

通过天翎KMS，问题得到解决：

（1）自动归档文档，并对不同用户有不同权限控制，查找历史文档不再繁琐；

（2）多维度的KM查询能快速查询想了解文档事项；

（3）提供微信端访问入口，实现移动KM，从而提升工作效率。