EXCEL函数大全之规范化表格！

规范化表格

从这一篇开始，将会用图表的方式为大家讲解，而不会去讲太基础的操作，这些只要用心， 谁都可以学会的，像在前面给大家所讲，我教大家的是操作 EXCEL 的方法。

在学习后面的知识前，大家要分清我在后面内容中所说的两个概念：数据表和报表。EXCEL 数据处理流程包括数据录入、数据存储、数据加工和报表输出（图 1），我把我们日常用的 EXCEL 表格分为数据表和报表。数据表就是存储各种数据的表格，是自己用的，一般不给外人看的，在这个表格中存储着各种基本的数据；而报表一般是给其他人看的表格，他们所看到的表格是美化后的表格，而数据是我们经过加工后的数据，可能不会体现一些基本的数据。如前言中所讲的事例，按照我的习惯，我会把晋级考核的成绩保存到一个表格中， 这个表格做完后将不再变动。如果老板要看成绩和工资增长幅度，我会另外新建一张表将它处理好美化后发给老板。我保存的那张表可以称之为数据表，而发给老板的那张表是报表。当然这只是一个简单的例子。

图 1

在这里先给大家讲一个注意事项，千万不要在数据表中处理数据和随意更改，除非是你将错误的数据改成正确的数据。我们要保持良好的习惯，需要处理数据或者做报表时，要另外新建一张表。如果直接在数据表中改格式做报表，可能会导致严重的后果，这种事情在日常工作中我见到了不少。大家也可以把数据表想象成数据源，数据源没有了或者数据错误， 你能把报表做好做对么？

大家对数据表和报表有一个概念后，我们将进入 EXCEL 规范操作的正式内容。大家看表1（后面的实例讲解几乎都以表 1 为基础，请大家务必保存好表 1 和处理后的表格），这是《人员档案信息表》，你能指出表中有多少项错误或者不当的地方？ 希望大家在这个表上多停留一些时间。这张表格是我专门“恶意”处理过的，但是我确实碰到过类似的表格，而且有很多人做的表格中或多或少都存在着一些问题，制约着后期的报表制作。在本部分内容中，我们就围绕着给这张表格发现问题、整改问题来学习如何规范表格。

表一

这个表格给我们的第一印象是非常混乱，相信大家能找到不少的问题，下面我将一一的讲解。

一、表名重复、位置不对

先让大家区分两个概念：工作表和工作簿。工作簿通常就是我们所说的建立一个 EXCEL 文件，例如在一个目录下单击右键 - 新建- 新建 Microsoft Excel 工作表，这个就是工作簿。工作表就是打开工作簿以后，在表格区域下方可以看到 sheet1、sheet2、sheet3，这个就是工作表。

概念明晰后大家看第一行，表名叫《人事档案信息表》，第一个问题就是这个问题。它放在这里本身就是重复的、无任何作用的。因为我们建立的工作簿和工作表都可以用“人事档案信息表”命名（如图 2），根本没有必要用一行作为表名再命名。在前面我也讲到，数据表是给自己看的，既然给自己看何必再这么麻烦，自己能看懂而且别人打开工作簿的时候也能知道是什么表格就行了。如果要报纸质的，需要打印，这就是严格的报表了， 那就需要这一行标题。

图2

二、标题多余

大家看图 3 标注的位置，表格中使用两个标题，这本身就是多余的。大家应该还记得数据表和报表的区分。还是那句话，数据表是给自己看的，完全没必要做两个标题，这样是多此一举的。最重要的是我们在进行排序、筛选或者用数据透视表的时候，都会给我们处理数据带来很大的困扰。

图3

这个我们要怎么去掉呢？

我们不能直接删除，如果将第一行删除，那么 A-H 列和 Q 列的标题都会被删除，再慢慢打字比较麻烦。我们可以用鼠标选中“合同信息”单元格，然后“合并后居中”，同样把“核定工资标准”单元格进行上述操作。如图 4。

图4

然后把 J2 和 K2 复制到 J1、K1，N2、O2、P2 复制到 N1、O1、P1，然后把第二行删除， 表格便调整过来。如图 5

图5

三、小计、合计、计算出现

在表中我们会看到出现“小计、合计、总计”，这也是完全没有必要出现的。还是拿数据表说事，数据表也可以看成数据源，既然是数据源，那么它里面的计算可以说是不应该出现的，当然了，也会有公式出现，但是这些公式是为了便捷（后面也会讲到），而小计、合计等在这里出现，反而影响着表格的处理。也就是说，数据表中储存的是基本元素，我们得到其它各项数据可以通过基本元素进行汇总、计算、分析得来。

如果在数据表中出现小计，有谁能来给我解释一下它的优点？

在庞大的数据表中出现小计，或者在数据表中出现合计，这些都是不能忍受的。每次做小计、合计都花费不少力气不说，在数据的增减过程中，小计、合计有可能会出错，还要花费时间去纠错。如果我想要知道按部门、个人或者公司合计，只需要编辑一个公式或者用一个辅助列即可，何必日常花费时间去维护这些无用的工作？另外小计、合计的出现，还影响着我们使用筛选、数据透视表等功能。所以，对于数据表中的小计、合计等，我们全部都删掉。我想这个操作大家都应该会， 直接删除行或者列。

四、合并单元格

我对 EXCEL 还一知半解的时候，有人就对我说，合并单元格尽量不要出现。等我再教别人的时候，我告诉他一定不要合并单元格，除非是特殊要求。他们问我为什么不能合并单元格，难道我做成表打印出来也不能合并么？

为什么不能合并单元格？现在我来一项一项的向大家讲解

一、大家可以看图 6，如果要选 B2:F8 这些表格，能不能选中？

二、大家用筛选的时候有没有碰到过如图 7 中的提示，因为合并单元格的原因，这种情况经常会出现，有没有受到这方面的困扰？

三、我把工资改成图 8 的格式，求每个人的工资合计，能不能简便地计算出来？

四、如图 8，我想把李红梅放在李玉红下面，通常我们的操作是“剪切 - 插入已剪切的单元格”，大家试一下会产生什么问题，有没有像图 9 那样的提示？五、最终的报表完成后，因为同一类别的项目合并过多，会出现分页的情况，一页上面有项目，另一页上面全是空白，让人看着不舒服。六、合并单元格的出现，导致我们不能应用数据透视表。

图7

图8

图9

很多时候我看到别人合并单元格，会问他们为什么这样做，他们告诉我，这些内容都一样， 合并单元格输入多方便，而且看着表格简洁。这到底是方便简洁还是繁琐，通过上面的讲解大家应该有直观的印象。所以大家一定要记住：EXCEL 表格能不合并单元格千万不要合并。

我们继续修改表 1，把合并去掉。选中“人力资源部”单元格 - 合并后居中， 然后“人力资源部”会在 D7单元格，鼠标在单元格右下角变成黑色十字，双击，D8、D9、D10 三个单元格便填充上人力资源部。

好了，由于篇幅原因今天就先聊到这里，我们明天继续下面的章节，文章中的截图姓名及信息纯属编造，如有雷同，纯属巧合！