什么是代理记账？现代商业指南

经营一个企业是令人兴奋的-尤其是当你刚刚起步的时候。然而，你会很快意识到其中一些不那么令人兴奋的部分——代理记账无疑是其中之一。
虽然你可能想专注于发展你的公司，打造你的产品并将其推向市场，使您的管理全面、及时同样重要。你这样做不仅是为了税务机关，它可以提供对你公司的活力进行了重要的调查，提供一个关于它的性能如何以及您可以在哪些方面进行改进的视图。
为了更好地理解它为什么如此重要，我们将更深入地了解代理记账的历史、它的未来和如何在您的业务中有效地实施它。

什么是代理记账？
代理记账是任何公司的一个重要组成部分，是指对所有财务交易的持续跟踪和索引。它有悠久的历史-自从人类开始做生意，我们也开始记录交易。它一开始是一种非常基本的方法，通过把所有的东西都写在一个由实物分类账和个人账户图表组成的系统中，来记录人们之间的资金流动。
然而，今天，代理记账的范围远远不止这些。在现代企业中，它可以包括各种各样的任务，例如：
管理流入的资金流，如客户付款
跟踪对供应商的付款
偿还未偿贷款
代理记账的核心是记录输入和传出事务。 虽然它们不再被写入实体账簿，但它们仍然需要与相关文档一起输入到数字系统中，这取决于交易的性质，可以是从银行对账单到发票的任何内容。
这些平台通常使用复式记帐验证交易的借方部分（从一个帐户取钱）和贷方部分（存入另一个帐户）的系统。
代理记账与会计的区别
值得注意的是代理记账与会计，因为两者经常混淆。会计是指与公司财务过程有关的一切，包括财务数据的记录、解释、分类、分析、报告和汇总。
会计师处理税法和税务问题，编制大量的报告，并试图从财务数据中获取见解。
相比之下，代理记账更严格地说记录数据。
会计也可以更加专业化。你经常会遇到税务会计师、内部审计师和财务会计。而税务会计师，特别是，通常会是自己国家或州的税法专家。
代理记账过程——尽管它有自己的怪癖和特殊性——可以在国家间复制。在一个新的行业或地区，你不需要同样水平的精确知识和经验来做好这项工作。
为什么代理记账很重要
一家公司看似很小的一部分，实际上却对公司的经营方式产生了巨大的影响。每一家企业都会在某些方面与资金打交道，而对所有进出的交易进行彻底的记录对其经营至关重要。
尤其重要的是确保你做得很准确当你不了解某些事情或工作量太大时，你会和专业人士一起工作。
如果你是一个自由职业者或个人创业者，有很多软件解决方案可以帮助你记账。这些应用程序提供你所需要的一切，而不必雇人为你做。
当您的业务增长时，它会很快变得更加复杂不过。为公司工作的员工数量、业务量和购买量都会影响需要跟踪的日常交易量。
一旦你注意到你的公司正经历着巨大的增长，你可能无法独自处理代理记账。尽管你可能想省钱，但在这一点上，雇用一个能处理你财务状况的代理记账员是有意义的。
公司的资金越多，你就越需要确保一切都得到妥善处理小错误对一个初创企业来说可能意义不大，但对于一个快速发展的企业来说，这可能是灾难性的。
有更多的理由让别人来做你的代理记账工作，比如因为交易量增加，更难追踪税收，以及其他金融产品的引入，比如投资、资产和贷款，使得一切变得更加复杂。
有了今天的数字工具，也可以自动化大部分代理记账工作。 虽然仍然建议大公司在团队中配备一名全职代理记账员，但有很多创新工具这可以帮助他们提高工作效率。
5个最佳代理记账技巧
除了简单地知道什么是代理记账是高水平地实现这一功能至关重要。当然，你需要有经验和对细节有敏锐关注的团队成员。
除此之外，还有一些原则要牢记。
1立即修复错误
正如古老的谚语所说，“正确的一针可以节省时间”。这些可能是你的分类账上的错误数字或丢失购买证明。 随着时间的推移，它们不会变得更容易修复，并且会在未来产生更大的头痛。
律师事务所宣布“我不每月核对是错误的，但是一个更大的错误是，当你发现差异时，不立即纠正错误。 即使帐面和银行存款之间的金额为0。01美元，也要立即解决，否则这个错误会延续到其他月份，以后更难解决。”
2掌握文档
根据你所在国家的不同，你需要将交易记录保存5年、7年甚至10年。最明显的是，这意味着收据。
每次嘎吱声，英国的有限公司需要将收据保存六年。个体户（个体经营者）则稍微容易些，他们必须在相关纳税年度的1月31日提交截止日期后至少保存5年的记录。
三。从收据中知道你的发票
这里有一个非常精确的区别，它可以让代理记账员和他们服务的团队都感到困惑。本质上的区别在于发票代表尚未支付的款项，而收据是已执行交易的记录。
4预测趋势
季节性在几乎任何工作中都起着作用。对于代理记账员来说，总会有特定的时间段，付款开始飞来飞去，而出色的工作会成为严重的阻碍因素。
重要的是要看到这些时刻的到来，并确保在压力来袭之前你有一个明确的积压工作。
希望你没有等到现在才去处理这一年的未付发票，但这仍然是一个很好的时间打一些友好的催收电话，解决未付的发票。同样重要的是重新评估你的收款策略，这样你就可以确保你的业务现金流处于最佳状态为了新的一年。”
5对支出类别具有战略性
大类是国税局真正需要的税收时间。”写作使书成长。 “许多代理记账员使用通用分类法。这是一个全面的标准。”
但正如作者继续解释的那样，最小的策略不会产生最大的结果。你应该创建分类帐类别以反映您在决策中实际使用的信息 :
“想知道您是否应该继续提供服务或产品？根据服务类型对收入进行分类，以便知道您的收入来自何处。想知道运营您的业务需要哪些类型的软件？您可以为销售、营销或运营创建软件类别，以真正了解资金流向和你想优先考虑的事情。”
支出管理如何使你的代理记账现代化
其中代理记账的重要部分是准确跟踪所有费用。同样，变化会使你越来越难监控员工的购买情况。
善的美支出管理工具你的数据是预先格式化的，而且总是准确的。每一笔付款都记录在一个特定的消费者身上，从一开始就设置了金额和总分类账代码。所以和解只需要你习惯的一小部分时间。
把所有最好的收据都用电子方式贴上付款时。 这使得丢失重要文件几乎是不可能的。