员工垫资买办公用品千万不要做了，否则......

深圳市一家公司，员工垫资购买办公设备再找公司费用报销，竟然被税务要求整顿了！究竟是什么原因？公司费用报销怎样避免风险？

（图源：摄图网）

被税务局要求整改？

深圳市某个创业公司被税务局规定整改了。原因是，公司购置办公用品时由个人使用个人的账户支付，随后再找公司费用报销的行为，在检查时被觉得不合规管理，因此规定公司及时实行整改。

惩处原文：在检查中，检查人员发现了该公司有向私人帐户转款转账的情形，询问后查出由于公司企业规模小，因而在办公设备购置时由私人运用个人帐户购入，之后由私人报销，公司企业的再将款项支付给私人，通过对金融机构资料对比证实了公司企业以上状况属实，但该行为既不合规管理，也造成了税收风险，检查人员已要求公司企业及时整顿。

税务局部门提示

深圳目前许多创业孵化器类型的公司企业，由于业务尚正处于研发阶段中，日常生活账务管理相对比较混乱，甚至于出现用职工私人帐户来购买公司办公设备等状况。虽然本次案件未查明有使用私人帐户进行税收违法行为，但存在非常大税收风险，有损公司的长远规划，长远发展，因而，公司的即使在起步阶段中还是要财务规范管理方面加以重视，以防税收风险。

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个人垫资再报销需注意的3个事项！

1. 个人垫资费用不宜过大

从个人角度上来说，需要你先自己掏钱毫无疑问不愿意呀！首先是不知道何时才可以拿回来，二是要是发票出什么问题，财务会计分分钟不进行费用报销！！！因此很多人都想要先从公司企业的备用金先进行领取，再支付，或者希望公司企业直接公户付款，因为现在有微信支付、支付宝等十分便捷的交易方式。

从公司的管理角度来分析，私人垫款非常容易发生虚假费用报销的现象，并且许多企业都有限制业务员垫款金额，超额自身支付。

因此，私人垫支额度过大，从逻辑上就已经说不通了！多少才算“大”呢？参考资金管理办法的说法，一千及以上。

2. 对外采购垫资的人员不宜太多

一般来说，一家公司负责购买的人，都有支付工资的嫌疑，收据有支付工资的嫌疑。税务局可能检查公司隐藏在收据后面的工资和福利费，要求支付税金。因此人数不宜过多。

3. 垫资的费用要及时报销

企业经常清算前期费用，一是不利于内部管理，二是会计数据失真，三是税务局质疑费用真实性。

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费用发票报销要规避5大风险！

不仅个人预付款的清算有风险，差旅费、饮食费、福利费等企业的常见费用的清算也有很大的风险，财务负责人应该一步一步地注意，给你5个避难所的指南！

1. 需不需要代扣代缴个税？

财务向个人支付时，必须考虑是否需要扣除个人所得税。

企业清算的办公用品、餐饮费、加油费与公司规模、经营状况不一致的话，被检查要求补税的可能性很高。

对属于自己的费用，由企业报销，具有福利性质，实质上取得了与雇佣有关的收入，应按工资薪金缴纳个人所得税。

《税收征收管理法》第六十九条规定，扣缴义务人应扣未扣，由税务机关对扣缴义务人处应扣未扣款百分之五十以上三倍以下的罚款。

关于收据的工资，财务不仅不能提出这样的坏主意，还应该立即通知相关人员这样做的结果，帮助公司降低风险！

2. 增值税能否抵扣？

拿到费用的报销单，财务人员应该考虑增值税能不能抵扣。进项税的抵扣必须同时满足2个条件：

◆取得合法有效的抵扣凭证

◆没有用于免税项目、集体福利等不能抵扣进项税的项目

3. 企业所得税能否扣除？

《企业所得税税前扣除凭证管理办法》规定可税前扣除的合法凭证，不仅限于常用的发票，还有财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等。

有一些费用虽然按照会计相关管理规定可予以报销，但所得税上不能税前扣除，应该主动做调增。

例如，铁路电子客票丢失后，企业所得税存在不能扣除的风险。

4. 是否存在会计和税法的差异

很多人把会计处理和税法混为一谈，最典型的一个例子是：

税法上规定500万元以下固定资产可以一次性税前扣除，很多人在会计处理上就一次性提折旧计入费用，固定资产的净值也变成了0。

这种做法会导致会计信息的失真。对于会计和税法的差异，应该通过“递延所得税资产” “递延所得税负债”等科目入账。

5. 公款私用、恶意报销的风险

个人消费在公司报销、或者串通第三方故意抬高价格来恶意报销、公款私用，对于国企、私企都是危害特别大的一种情形。

企业可以通过以下几种方法来规避这一风险：

1、应该索取发票清单；

2、设定专人采购、专人审核、定期采购；

3、制定预算，以预算制度来约束费用的报销；

4、采用公户支付，可以使用支付宝、微信等便捷支付的方法。

5、报销费用不能仅依据发票，同时还要有大额采购申请、验收单、合同、入库单等原始单据；

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