招标代理机构采购档案信息化管理方案

　　摘 要：

　　采购文件存档保管过程中，代理机构经常会碰到管理费时费力、资料查找困难、文件经常丢失等问题。针对这些痛点，本文剖析了档案管理工作应具备的基本功能、关键管理要素和不同管理手段，对过程文件作了分类，在此基础上给出档案管理的几种信息化解决方案，且进行了对比分析。

　　一、前言

　　招标采购档案是招标投标过程中形成的各类资料的集合，是具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是对招标全过程的真实反映，对于招标人、投标人、招标代理机构、监督管理部门等主体均有重要意义。

　　对于招标代理机构而言，档案管理的重要性主要体现在：从外部角度看，档案记录是行政主管部门监督检查、招标人对代理机构服务质量评估的主要依据；从内部角度看，档案管理是提高企业服务能力、提升项目管理水平的重要抓手。

　　招标档案信息化的作用和意义包括：

　　（一）是社会与档案事业发展的需要

　　档案部门作为收集、处理、保存信息资源的平台，如果档案管理水平长期处于落后状态，那么档案信息资源的开发将会受到不利影响。因此有必要以现代化建设管理方法推进档案管理，通过档案信息化建设提高档案工作效率和工作质量，使档案部门得以发挥其应有的职能和作用。

　　（二）是档案价值开发利用的需要

　　传统的档案管理办法环节烦琐，使得档案的价值长期得不到发掘。在信息化条件下，档案管理人员能够及时、全面地收集到各种有利于单位发展的外部信息，并以此进行用户需求分析，及时、有针对性地开发本单位档案信息。利用现代信息技术对档案进行信息化建设，能够进一步挖掘档案的潜在价值，加速资源的共享与传播利用。例如，通过对历史档案数据资料整理分析，形成数据资产，货物类如不同产品的供应商库、价格水平信息，工程类如不同专业建设项目的供应商库、资质信息等。对这些数据资产进行脱敏处理后，可以向内外部提供一些增值服务，如可以向招标人后续类似项目招标提供信息支持，可以向造价咨询单位或部门提供市场价格信息。

　　（三）是组织提高决策效率、促进创新的需要

　　进行档案信息化建设，实现档案信息资源共享、档案信息资源合理开发和利用，就能够更好地为公司的各项决策活动提供重要的依据。组织领导在做重大决策的同时需要迅速、准确地查考组织中的各种资源，而传统的档案管理方式早已不能满足利用要求。因此，档案信息化建设顺应了公司发展的迫切需要，是创新当前档案工作的重要方面，也是公司档案工作发展的必然趋势。

　　二、招标采购档案内容

　　按照储存介质不同，采购档案分为纸质档案和电子档案两类。以公开招标为例，无论是政府采购还是企业采购，一般需要招标代理机构留存的档案有以下两类：

　　（一）纸质档案

　　前期准备文件（项目批复文件/代理委托协议/采购方案等）、发标阶段（招标公告/招标文件/澄清文件/标书购买记录/踏勘答疑记录等）、开标阶段（投标文件接收记录/投标人签到表/报价表/唱价记录/投标文件等）、评标定标阶段（评委签到表/评标报告及附件/中标候选人公示/中标通知书/异议或投诉处理记录等）。

　　（二）电子档案

　　采用非电子招标方式的采购，电子档案原则上与纸质档案内容保持一致。

　　采用电子招标投标平台进行招标全流程操作的，平台一般具备归档模块，实现招标投标过程文件自动归档，并按照逻辑关系生成电子档案；除此之外，根据《电子招标投标办法》（发展改革委令第20号），还应具备记录电子招标投标中涉及的操作时间和人员，以及评标全过程录像自投标有效期结束之日起存档90日以上的功能。

　　三、档案管理功能及管理手段

　　（一）档案管理功能及要素

　　一个完整的档案管理过程包括档案的收集、整理、保存、利用、盘点等环节。具体到招标代理采购档案管理，离不开以下几个关键要素：

　　1．制度

　　招标代理机构需要建立科学的管理制度，对采购过程资料的内容、归档时间、分类、立卷、移交、保管、借用、归还、统计、盘点、销毁等制订具体的规则与流程。因招标代理档案具有一定的特殊性，企业管理制度要求不应违背《政府采购法》《档案法》《电子招标投标办法》等相关法律法规以及采购人对招标代理机构的管理要求。

　　2．人员

　　招标代理档案应安排专人管理，要求管理人员具备档案管理、招标投标相关法律法规、招标投标流程等方面的专业基础，熟悉档案管理制度，具有高度的责任心和良好的职业道德。需要对电子档案进行管理的人员，还应具备一定的信息化管理知识和系统操作能力。招标代理机构还应配套建立相应的奖励与惩罚机制，对人员进行考核。

　　3．场所

　　招标档案的安全性体现在：一是不发生火灾、霉变、水浸、鼠灾等自然事故，二是不出现丢失、泄密等人为事故。招标档案的保存时间一般较长，以政府采购为例，要求档案保存时间至少15年。档案存放室应当具有防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危险和不安全的环境中保管档案。电子档案管理系统，根据档案密级，机房建设应达到相应的安全等级。

　　（二）管理手段

　　信息资源管理学家马尔香和克内斯莱英的信息管理理论中，将信息管理分为四个发展阶段，即信息物理控制阶段、信息技术管理阶段、信息资源管理阶段、知识管理阶段。档案管理手段的历史沿革，可参照上述理论分为几个阶段：

　　1．物理控制

　　手工管理阶段。特点是不借助任何数字化手段，采取人工目视、手动登记方式，管理的核心是台账记录，包括入库台账、出库台账、销毁台账等。目前很多招标代理机构仍采用这种管理方式，缺点是管理效率低，在档案数量较多的情况下，无论是档案出入库，还是档案盘点统计，都会耗费大量的人力成本。

　　2．技术管理

　　半自动化管理阶段。特点是引入二维码、RFID等技术，给物理档案贴上标签进行标识，同时借助信息化管理软件及标签识别设备，实现档案的半自动化管理。这种方式很大程度上提高入库、出库、盘点效率，而且结合安全闸机，可实现档案非正常离库的报警功能，提高档案保管的安全性。

　　3．资源和知识管理

　　全电子化管理阶段。在国家简政放权的背景下，从政府采购到一些行业的大型企业采购，都已大力推行电子招标投标。《电子招标投标办法》中规定：数据电文形式与纸质形式的招标投标活动具有同等法律效力。《档案法》第三十七条规定：电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。综上，招标档案的全电子化管理已是大势所趋。这种方式的特点是档案电子化，保存在磁盘阵列或云存储等设备上，设备联网，管理人员可通过信息化系统实现档案的全数字化管理。在实现档案基本管理的基础上，还可以对档案信息分类、二次处理分析，形成资源和知识，进而提供数字资产带来的增值服务。

　　四、档案信息化管理方案

　　无论是半自动化还是全电子化的管理方式，都有其适用场景。下面对几类主流的技术实现方案做简要描述。

　　（一）二维码方案

　　通过二维码，赋予每一份纸质档案（档案盒、档案袋等）一个唯一的“身份”标识，借助标识、阅读器及后台的管理软件等实现档案的入库登记、借阅、归还、盘点、销毁等各类档案管理功能。主要管理功能如下：

　　1．二维码生成

　　二维码中保存档案内容的摘要信息。根据招标代理业务的特点，二维码中一般需包含档号、索取号（即存址号）、项目编号、项目名称、项目年份、招标人名称、保存期限等，也可以根据需要增加其他如招标类型、项目类型等关键信息。

　　2．二维码采集

　　使用扫描枪采集二维码信息，传输到管理后台，形成档案信息数据库，作为出入库、盘点等其他管理过程的基础数据。

　　3．出入库

　　管理员通过扫描二维码可以读取档案摘要信息、位置信息，做到准确定位档案，进而可高效完成出入库操作，同时管理平台可记录档案的在位状态。

　　4．清点

　　进行档案盘点时，通过扫描枪快速读取二维码并与管理平台中信息比对，从而实现档案数量、在位状态等信息统计汇总。

　　（二）RFID方案

　　RFID采用的也是标签技术，档案管理功能实现原理与二维码方案类似。不同点体现在：

　　1. RFID属于电子标签，信息存储在RFID芯片中

　　RFID数据采集为非接触式，在一定距离范围内，阅读器可自动采集RFID信息，每秒可读取几百个标签。对于档案盘点而言优势很大。

　　2．标签可重复使用

　　标签信息量大，可重复使用，且标签抗腐蚀性强、不易被污损，使用寿命长。

　　3安全性高

　　一方面是标签本身可设置密码保护，防止信息被篡改；另一方面，配合门形通道天线，档案如被非法取走、经过通道时可自动报警。

　　4．适用场景广，灵活度高

　　RFID射频识别设备可集成在点检车、智能密集柜、智能档案柜等载体上，适用场景广，灵活度高。

　　（三）电子档案系统管理方案

　　电子招标投标已是大势所趋，省、市、县各级公共资源交易中心已经广泛采用电子招标投标平台实现招标投标的全流程操作，众多大型国有企业通过自有的采购交易系统完成企业采购，市场上也有大量由招标代理机构、交易平台厂商等第三方机构运营的交易平台。《档案法》第三十五条规定：各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用；档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。由此看来，随着电子招标投标的大力推行，建设配套的电子档案管理信息系统也逐渐成为各采购主体的刚需。

　　对于招标代理机构而言，构建电子档案管理系统时关键设计要点如下：

　　1．管理对象

　　采用非电子招标方式的，系统管理对象为各类过程文件的电子档，需要通过扫描仪等设备对实体档案进行数字化加工后导入系统；采用电子招标方式的，系统管理对象为线上各阶段流程生成、留存的过程文档。若招标投标系统为自有系统，可直接通过系统间数据接口进行数据接入；若招标投标系统为非自有系统，则需要与对端系统建立接口接收数据，或者由招标代理人员下载数据后进行导入。

　　2．软件功能

　　电子档案系统中档案整理、移交、接收、保管、利用、编研等相关功能基于开放档案信息系统参考模型（ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system(OAIS)-Reference model）设计功能框架。

　　3．硬件设备配置

　　基础配置方面，一般至少应配置数据库服务器、应用服务器、WEB服务器等计算设备，磁盘阵列等存储设备，交换机等网络设备。也可以选择租用各云计算服务商的云主机、云存储等资源。

　　为确保数据不丢失，系统一般具有数据备份机制，将数据备份至磁带库或者光盘介质。

　　系统安全方面，鉴于招标采购档案数据的敏感性，应遵循国家有关信息安全法律法规原则，建议参照《信息安全等级保护管理办法》第三级的防护要求对局域网和核心数据库进行防护。

　　（四）方案对比及适用性分析

　　相比传统管理模式，几类信息化方案都能带来管理水平的提升，且在智能化水平、功能丰富性、安全性等方面电子档案系统方案最优，RFID方案次之。智能化水平越高，成本相应也越高。

　　五、结束语

　　通过二维码、RFID、电子档案管理系统等技术为档案管理的自动化、智能化带来了可能性。主要带来的价值一是采用自动识别手段，提高查阅、盘点等操作效率；二是实现档案在位监管，提高资产保全率；三是减少档案遗失问题，从而避免财产损失，杜绝泄密事件的发生；四是通过信息化手段将档案统一入库后，通过数据的二次加工、分析、统计，形成数字资产，为领导决策、业务管理等提供有力支撑。

　　最智能的不一定是最合适的，招标代理机构应结合档案规模、自身或采购人存档要求、公司业务发展需求、信息化建设预算等因素，综合考虑，选择适合自身的档案管理方式。