用印象笔记做任务管理：一四八模型

这是「印象研习社」栏目的第三十三期。在这里，印小象会定期与大家分享来自效率达人的印象笔记使用技巧、高效锦囊、应用案例，也期待更多象亲在这里分享你的独门秘籍。

今天的分享来自象亲秀秀 ，《 用印象笔记做任务管理—— 一四八模型 》。

可能使用印象笔记的一部分人，面对一堆收集好的信息，会有种混乱感。可能会想： 信息收集了之后保存里面哪些内容才好？怎么命名它们？怎么放置它们？怎么把它们整理成体系？

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该如何整理信息？

很多人在整理信息上没有头绪，一种做法是存着信息，它原来怎么样，就存着什么样，再把它们放在一个笔记本里就完事了。

这种保存信息的方式，最没效率，就相当把碎片信息搬了一次家，不成体系，调取困难，没给自己带来多少便利，反倒增加思考哪个笔记放在哪个笔记本和笔记本组的时间和精力。

还有人整理信息的做法是不断加笔记本，先建立很多自己觉得会用到的笔记本，然后把日常搜集的信息进行是删减，放到有关的笔记本。

这样的做法存在不好的一点是，笔记本非常多，但是能用上的就几个，其他没用上的就成为了摆设，并且成为整理信息时的麻烦。

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信息的分类

可能还会有其他处理信息的问题，这里就不做细说。存在这些问题，主要原因在处理信息，对它们的分类只停留在主题上。

例如，你觉得属于学习类的信息存到学习区，属于工作类的信息存到工作区，属于职场类的存到职场笔记本上，属于项目类的存到项目笔记本。实际上信息的分类还可以从更高的层次上分： 主题类信息、记录类信息、任务类信息 。

主题类信息是指围绕你要搜索的主题而搜集到的信息。例如，你想学习印象笔记的使用，你建立了一个以印象笔记为主题的笔记本，那么保存到这个笔记本里里面的信息就是有关印象笔记主题的信息。

记录类信息是指用于回忆的信息。例如有意义的照片、聊天记录、家庭记录、说明书记录等等。这些信息的处理方式跟其他信息会有不同。

任务类信息是指你需要做的任务。例如，你要考证书、学习一项技能、开始一个项目等，这些都是自己的任务和目标。这些信息保存到印象笔记，可以根据任务的不同做任务管理。

这三类信息的处理方式会有一些不一样。这里跟大家分享用印象笔记如何做任务管理，后期再跟大家分享其他两种信息的处理方式。

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一四八模型

做任务管理要用到了一个模型： 一四八模型 。

模型意思是： 一个信息流程、四个“层级”、八个“箱子” 。利用这个模型将搜集好的任务信息在不同层级的八个箱子中流动起来，做到任务信息管理的流程化的规范化，提高信息的整理效率。

第一层级（收集层）：收集箱
第二层级（分配层）：个人任务箱、集体任务箱子
第三层级（行动层）：日清单箱、to do list箱、not to do list箱、will do list箱
第四层级（归档层）：归纳箱

按照这个流程在印象笔记建立笔记本组和笔记本，就是如下图样子。除了2、3、4箱子是用笔记本建立的，其他的5个箱子是用笔记本组建立。箱子命名用“=”号是为了方便看。

每一个层级，以及每一箱子代表的意思和用用法是不同的。下面一一跟大家解说。

▶收集层

收集层是我们要做的第一步，从各处将信息搜集到印象笔记里面来。包括网页的信息、公众号信息、其他平台的信息，或者手机随手记录的信息和电脑端文件信息等。

在这一步，我们要建立一个收集箱笔记组，命名为“1=每日收集箱”。里面添加一个默认收集箱笔记本，剪藏的网页信息、手机端随手记录的信息都会自动保存在这里。其他的几个笔记本是系统默认的收集的信息保存之地，我们不需要删除他们，把他们都放进收集箱笔记组里面。

这里跟大家介绍，我们在收集和保存任务类信息时要用的命名方式： 时间+地点+人物+事件 。

日常想到什么任务在手机端随手记录，把任务按照这样的形式输入保存到印象笔记，之后有空闲时间把任务再做规划和整理。这样做的好处是记录任务不会有遗漏，将收集好的任务做任务管理，不会因任务混乱而有心理负担和压力。

时间：这里写的时间只写截至时间，例如这周六、1210等。如果不清楚截至日期就打一个问号“？” 地点：一般像外出的任务，要加上任务地点名称，简写就可以了。例如：武汉街道口百读书社，简写成街道口。这样的目的是方便后面做安排。 人物：一般像要跟人其他人吃饭，开会、谈项目等等，可以将对方的名字，或者组织的名称写上。 事件：也就是你要做的任务名称，例如：约会、开会、XX项目、XX活动等等。

▶分配层

分配层是我们进行的第二步，将收集到的任务类信息从收集箱里面拿出来，分配到对应的箱子。

首次我们要建立两个箱子，也就是两个笔记本，分配命名为“2=个人任务”“3=集体任务” （是笔记本不是笔记本组） 。

其次开始分配信息。我们收集的信息有三类：主题类信息、记录类信息、任务类信息。我们只需要从“1=每日收集箱”里把任务性质的信息拿出来分配。如果任务类信息是属于自己个人要做的任务，就放到“2=个人任务”箱子里，属于要跟集体一起完成的任务，就放到“3=集体任务”箱子里。

这样做的目的是在安排任务的时候，更能清楚的知道哪些任务比较紧急和重要，方便更快的做安排。一般集体任务是组织的任务，这一类任务一般是属于重要或者紧急的，我们可以优先安排这一类，然后再安排个人任务。

▶行动层

行动层是我们要进行的第三步。我们将分配层的两个箱子里的任务做规划，安排行动计划。

首先我们要建立4个箱子，将个人任务和集体任务箱子里面的任务分配到这四个箱子做任务管理。 （“4=每日清单”箱子是笔记本，其他三个箱子是笔记本组）

▶任务怎么做规划？

1.一天内可以做完的——安排到“4=每日清单”箱子里。

2.完成时间超过一天，并且需要搜集信息，或者任务比较复杂——安排到“5=to do list”箱子里

3.自己不想做，想外包给其他人做的任务——安排到“6=no to do list”箱子里

4.现在不想做，但是未来可能会做的任务——安排到“7=will do list”箱子里

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每个箱子该如何安排？

▶每日清单
在“4=每日清单”这个箱子里建立笔记，每一条笔记就是当天需要做的任务清单。

用来做清单的笔记最好使用模板，这样比较方便，每次建立笔记时候，点开模板建立就可以开始一天的任务安排。下图这个模板是我一直在用的番茄钟模板，它可以把任务归类，细化，并且用45分钟为一周期的番茄钟记录，在处理任务的时候会更加专注，提高任务完成的效率。

把“2=个人事项”和“3=集体事项”箱子里面能够当天完成的任务，放到日清单里面，这就可以安排当天时间去完成。

这里涉及到用印象笔记做年月日目标管理，后期再跟大家分享。

▶to do list

这里安排完成时间需要超过一天，并且需要搜集信息，或者比较复杂的任务。将任务按照下图的方式建立笔记本，相当于每一个任务就是一个主题，我们需要围绕这个主题展开信息的搜集和整理。

▶not to do list

这个箱子的笔记本命名跟to do list的一样。

▶will do list

把现在不想做，但是未来可能会做的任务安排到这个箱子，这个箱子的笔记本命名跟to do list的一样。当这一箱子里的任务开始做的时候，需要把他们转到to do list 箱子里。

▶归纳层

我们在把完成的to do list 和not to do list箱子里面完成的任务，用便签打包整理之后，放进入这里保存。想再调取出来用的话，就利用印象笔记的搜索方式找出来。

我归档箱子里又分为三个笔记本，现场是指是自己制作信息的，比如笔记、照片、便签等。WEB指的是我从网页上获取的信息。书籍指的是我从书上获得的信息。这个目前可以大致了解，之后我会在每条笔记的命名方式里解释，这个命名跟我们笔记快速搜索和回想有关，之后会和大家重点介绍。

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小结

一个任务类信息流程就是如此，可能刚开始操作会有些不熟练，但经过多加练习之后，用印象笔记处理任务的速度就会越来越快。处理的任务信息变得流程化和规范化，会省下很多精力和时间，效率也会提高。

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