公司开完大会开小会，都没时间工作?五步教你开出高效会议

最近，美团CEO王兴在今年2月提出的“苦练基本功”，美团在内部改进了汇报流程——汇报员工不再用PPT而改用Word，上半年开始推行，规定内部汇报人员不再用PPT而是改用Word，并且汇报材料不能超过六页。

据美团人士称，此举是效仿亚马逊来提高管理者阅读的效率，并且美团认为PPT主要靠讲，在讲的过程中会掩盖细节，而Word是把所有细节暴露出来，这样思路、逻辑和知识点都可清楚呈现，这些细节可能具有决定性意义。

开会使用PPT，各种效果，华丽的包装，让会议失去了焦点， 这其实只是会议中一个问题，中国人喜欢开会，开各种各样的会，大会，小会，学习的会，培训的会，讨论的会， 开不完的会，做不完的事。

一天从早开到晚的会，早上起来有晨会，上午计划会，下午有头脑风暴会，下班前有总结的会，甚至有鸡贼的公司，快下班的时候，拉着大家一起开会，一开就是一两个小时，变相让大家加班。

而有人调侃中国人开会的特点：

• 人多的会议不重要，重要的会议人不多。
• 解决小问题开大会，解决大问题开小会，解决重大问题不开会。
• 会上发表的意见不要太当真，会下交换的意见一定要认真。
• 开会的人基本不干事，干事的人基本不开会。

但是，开会不在多，在与精 ，如果只是为了开会而开会，那就是得不偿失，而且工作时间之外开会，不算加班，占用员工的私人时间，这个老板也太鸡贼，这样员工会有逆反情绪，大家都不开心。

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如果开了太多的会，占用太多的时间，工作效率低下

一天工作时间也就8个小时，中间还要吃饭，休息，上厕所，算下来工作的时间有6个小时就不错了，如果中间还要开会，你会发现， 一天员工真正做事时间就变很少了，那当然完成不了任务。这样可能还要加班， 如果这个时候，下班还开会，那员工什么时候可以做事，坐不了就拖着，那项目就没有进展。

而且员工总是开会，创造了大家都很忙的一种假象，其实工作并没有推进，效率奇低。

在工作环境下，若各种行为对于底线的影响没有得到明确的反馈意见，我们倾向于采用当下最简单易行的行为， 这叫最小阻力原则

项目上频繁召开的例会。这些会议往往使你无法持续专注，导致日程无法及时完成，变得支离破碎。为什么还要坚持？因为更简单。对于很多人而言，这些例行会议是一种简单的（但同时也是笨拙的）人员管理形式。

有些会议，拉上一大帮人，在哪里讨论，可是效果并不好，都是在熬着，这样的会议效率不高，浪费大家的时间。

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如果开了太多的会，问题没有解决，养成了坏的习惯

工作中，进入工作状态是需要时间的，当你进入工作状态的时候，被叫去开会，开完会，回来以后，又要重新进入工作状态， 这样就很浪费时间。

明尼苏达大学商业学教授索菲·勒鲁瓦（Sophie Leroy）对此有一种很有趣的解释。勒鲁瓦在 2009 年发表的一篇题名很有趣的论文“为什么完成工作那么难？”中介绍了一种她称之为“注意力残留”（Attention Residue）的效应。

当你从某项任务 A 转移到任务 B 时，你的注意力并没有即时转移，你的注意力残留仍然在思考原始任务。如果在转移工作之前，你对任务 A 缺乏控制且关注度较低，残留会尤其浓厚，但即使你在转移工作之前已经完成了任务 A，你的注意力还是会有一段分散的时间。

从会议回来以后，进入工作状态，需要至少15分钟，才能恢复到原来状态。 这样就浪费了时间。

而且对于一些有难度的工作，需要大块的时间来思考，攻关 ，如果时常被大会，小会打乱了计划，这样就没有办法工作。

而且会开多了，习惯了会议上指点江山，到了工作的时候，就做不下去，毕竟只要动口，不动手，还是很爽的。

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如何正确的开会

1）确定开会主题

一次会只能有一个中心，一个中心就好， 只要一个主题，主题集中，能够提高开会效率，大家不会东拉西扯，浪费大家时间。

所以开会之前，确定好主题，确定好开会目的，不要开无意义的会。

在 Facebook，CEO Zuckerberg 要求所有人在开会前，都先想好一个最基础的问题：本次会议的目标是什么？在他看来，会议可以分为两大类：决策型会议、讨论型会议。前者必须输出一个明确的决定，如项目评审会、预算审批会，而后者则可能是召集所有人一起讨论问题，共享信息，如晨会、头脑风暴、项目沟通会等。

比如我们每天开的早会， 作为IT主管， 我们开晨会的目的是：

第一， 查看项目进展，提醒当天任务， 统一大家对任务进度的共识

对于项目进度，每个开会，可是知道目前项目进展的情况，有没有拦路虎，而且每个成员之间的任务是有关联的，有依赖的，开会的时候，大家更新完自己的任务后，如果有关联，依赖的任务，就知道可以接下来自己的部分，大家在一起更新，效率也高。

第二， 发现问题，解决问题

在开会的过程中，发现问题，大家可以一起讨论，会有更多的思路，甚至可以调动更多的资源来解决问题，用团队的力量来解决比一个人解决会更快，避免团队成员因为一个问题，影响团队进度。

第三，激励员工

早上自己刚来，零零散散，没有进入状态，早会可是说是正式开始工作的一个仪式，激励员工，让大家有一个好的开始。

然后是会议的形式，是项目例会，专项讨论，还是圆桌会议，也需要定下来。

2） 提前把会议发出，列出要讨论的问题， 让大家做好准备

根据会议的主题，需要把讨论的问题给列出来，让团队的成员做好准备。 最好每个了对于会议的问题做好回答。

Google 曾经的 CEO Eric Schmidt 在《How Google Works》一书中提到过，一定要提前 24 小时，将会议议程发给所有的参会人。议程应该包含会议目标、参会人、待讨论的事项等内容。

亚马逊创始人贝佐斯在每次开会前，都要求团队的每个人提交备忘录，将自己的想法和盘托出；同时还要阅读其他人的备忘录，了解其他人的想法，之后再进行讨论。

而我们现在每天的项目列会，则是三个问题：

• 你昨天做了什么？
• 碰到了什么问题？ 如何解决的？如果没有解决， 需要什么帮助？
• 今天做什么？

这样大家提前把答案写好，到了会议室，直接说，然后有问题也直接讨论，简单高效。

3） 开会的时候，根据议题一条一条的过，不要自由发挥

开会的时候，大家要畅所欲言， 但是要扣紧主题，不要自由发挥。 所以这个会议的主持人随时要有一根神经在注意会议的主题和进程。 如果有人在东拉西扯了，要及时制止，让会议围绕主题来及进行。

我们早会的时候，每个人说下这个三个问题的答案，对于第一，第三个问题，大家常规回答就好了，主要是为了知道团队成员做了什么，今天做了什么，同步进度给所有成员，这样有依赖的任务该开展就可以开展了。

对于第二个问题，需要大家的讨论，要调动大家的积极性，让大家积极讨论，要形成结论， 当然，如果问题很难，要讨论很久，我们的原则是每个问题最多讨论三分钟，如果多于三分钟，记下来，相关人员线下讨论。 如果是需要资源也是需要线下协调。

4） 做好会议记录，需要有行动计划

会议之后， 做好会议记录，会议记录包括会上讨论的事情，已经达成的行动计划，还有需要跟进的任务，这些要在会议完成以后，及时发出。

一个会议一定要形成行动计划，没有行动的会议是无效的会议，所以后续的行动才是会议的产出，如果没有行动，相当于没有产出。

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开会的注意点

1) 时间不能过长，人不要过多

开会不能时间过长，时间过长，人很累， 然后就会失去耐心，开始东张西望，或者是看手机。

一般来说，晨会最好控制在，15分钟以内，而一些讨论会议，不要超过2个小时，中间每45分钟要休息一下，不然开不下去。

人也不能太多，多余10个，只能开大会，宣布一些公司的大事等等。 如果是讨论，最好是10个人以内。

对于如何控制会议规模，Amazon 的 CEO Jeff Bezos 曾有一个非常有趣的衡量标准：一场会议的人数，订两份批萨就够了。如果超出这个规模，说明这个会议有太多的人参加了。

2） 要准时

开会要准时，形成习惯，不要今天等这个人几分钟，明天等这个人，这样大家就懒懒散散。每次几分钟，大家等这个人，加起来就一个小时了。

我们公司以前只要是有人迟到，就罚款20块，进入买零食的基金，经理由此迟到，带头给钱了，后面只要有人迟到， 就给钱，第一个月还有人迟到，后面就没有人迟到了。

3） 强调开会纪律

开会的时候，强调纪律 ，不看手机，积极讨论， 这样才能得到好的结果。这个非常重要，现在大家都是手机低头族，随时带着手机，好像非常重要，其实就是手机依赖症。

还要就是带着电脑，一边工作，一边开会，既耽误了开会，工作效率也不高，两边都没有做好，得不偿失。

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写在最后

管理学家彼得·德鲁克说：我们之所以开会，是因为要想完成某一项具体工作，单凭一个人的知识和经验不够，需要结合几个人的学识和经验。

开会是为了结合多人的学识和经历， 而不是浪费时间。 在职场上，会议不是越多越好， 会议是为了解决一个问题而设定，所以一定要有主题，然后把会议问题列出来，大家事前做好准备，在会议中，围绕主题，畅所欲言 ，做好会议记录，后续的行动计划。

这样会议的效率提高了，占用员工的时间变少了，员工工作时间多了，效率高了。这是一举多得的。