outlook最实用的十个小技巧，每个都能给你工作避免不必要的麻烦

前面一直在给大家讲excel的小技巧，之前因为电脑装的office是试用版的，也没有装outlook，今天终于把office和outlook都激活了，花了我不少时间。我们工作除了excel用的比较多，相信outlook用得更多吧？相信很多公司用的邮箱都是outlook，那么就不得不知道outlook的一些常用的设置了。

今天用outlook2019增强版给大家分享一些outlook最好用的设置，大家做好准备做笔记吧。

一、浏览设置：

首先我们打开outlook进入首页，我们先来设置一下邮件显示，我们单击一次【类别】邮件就会按时间先后顺序排序，并且标记了颜色的邮件会显示在收件箱的最底下。再单击一次，【类别】被标记了颜色的邮件会排在最顶端，该文件夹内的所有邮件都会按时间先后顺序排列。知道这个技巧以后回别人邮件就能找到最新的邮件回复了。【我们有同事经常被客人投诉回复邮件不在最新的那封回复，就是因为不知道这个小技巧】

二、添加群组

我们在发邮件的时候很少会单独发给某一个人的，经常发给一些公司的联系人，每次都是那么几个人，直接输入邮箱地址容易输错，到时候把邮件发错人。小王之前在一家外贸公司上班，发给A公司的给报价合同因为输入邮箱地址，误发给B公司的员工了，原因就是因为两家公司都有一个叫Rise的联系人，因为这件事小王丢了饭碗。

其实我们可以预先对每一家公司的联系人设置成一个群主，我们在发送邮件给该公司的时候在地址栏直接输入该群组名称就可以发送给该群组的所有成员了，具体设置如下， 左下角有一个【联系人】按钮，然后【新建联系人组】，然后【添加成员】，最后输入联系人的邮箱地址就可以了。

3、便签的使用

你们每天的待办事项是不是还在用手写在纸上呢？万一纸不小心弄丢了呢？其实我们如果每天在电脑前的时间较久的话，就可以使用outlook的便签功能了，我们在左下角找到【便签】，新建一个便签，把你需要做的事情列出来，或者单独列出来，然后保存，还可以发送给其他人。

4、预览格式

我们在预览邮件的时候，有的人习惯性预览部分内容，有的人只喜欢查看标题，我们在【视图】找到【邮件预览】，然后可以将邮件的预览格式设置为一行/两行/三行，个人还是比较喜欢设置一行，大家可以根据自己的习惯来设置。

5、邮件自动归档

对于有些邮箱发来的邮件特别多，但是又不重要的情况下，为了让收件箱整洁，我们就可以设置一个规则来让这些邮件自动归类到某个文件夹下面。设置过程如下图，我们在开始界面找到【规则】，然后【创建规则】，然后勾选你需要用来创建规则的条件，比如我这里选中的是这个图中给我发送邮件人的邮件地址，然后最后面勾选【将该项目移至文件夹】，然后我们选择需要归档的文件下点击确定就可以了。

【小贴士】这个设置可以节约很多查看不必要邮件的时间。缺点是容易漏看邮件，也可能会不能及时查看邮件。

6、邮件自动回复

我们在出差或者请假的时候，如果他人遇到急事需要联系自己，发邮件不能及时查看，对方又不知道找谁处理，很容易会耽误事。邮件自动回复功能就可以提前设置好，告诉他人自己不在办公室的时间和这期间可以联系谁，或者告诉他人自己的联系方式，以便他人有紧急事情需要电联自己，也不至于耽误工作，给公司造成损失。详细设置见下图所示：

7、检查拼音

做外贸的朋友应该常用英语发邮件，有的时候拼错单词会觉得很尴尬，有的时候也可能因为单词拼错让客服误解意思，其实outlook有一个自动检测拼写的功能，还可以自动联想，我们在输入单词的时候如果输入错误就会有提示。具体设置我们打开【文件】，然后找到【选项】，然后【邮件】，然后我们把【每次发送时自动检查拼写】勾选上就可以了。

8、视图设置

视力不好的同事看到邮件字体太小眼睛会很累，那就给它换个大点的字体吧。选择【视图】，找到【视图设置】-【其它设置】，把列字体和行字体改成自己喜欢的字体，字体大小改成合适的大小。

9、设置字体颜色

为什么有的人每次发送的邮件的字体颜色都不一样？有的人每次发的邮件格式都是统一一种地，其实这个设置很简单，我们打开【文件】-【选项】-【邮件】-【用信纸更改默认样式、颜色及背景】，在这里面就可以设置新建邮件以及回复邮件的文字字体、字号、颜色、背景等设置，设置好之后以后发邮件或者回复邮件就是同一种格式了。

10、邮件撤回

我们在工作中难免会有发错邮件的时候，比如邮件没有编辑完，或者是漏加了一些内容，甚至是发错人，即使对方已经收到邮件，但是只要还没有点开阅读内容，我们都是可以撤回邮件的，具体操作如下步骤；

第一、我们在发件箱打开发错的那封邮件

第二、打开文件，然后选择【信息】-【重发或撤回】，我们选择撤回该邮件，然后选择【删除该邮件的未读副本】，如下图：

这样就可以撤回我们发错的邮件了，前提是对方还是未读状态。

以上就是今天跟大家分享的全部内容了，喜欢办公技巧的朋友可以关注我，每天都给大家分享一些最实用的办公小技巧。