为什么说要避免项目沟通中的「烟囱」现象？

多年前一个做咨询的人讲到公司管理时说过一个这样的例子，当时某公司遇到了一个从未出现的难题，她受委托对各部门进行调查，发现每个部门都觉得自己部门完全没问题，纷纷指责其他部门，并历数其他部门的几大罪状，在对所有部门调查完一圈后，她发现虽然每个部门都把责任推到对方身上，但对这个部门具体在做什么，日常工作的核心是什么完全一无所知，每个部门好像一个个孤立的烟囱，互相观望指责却从未真正走近了解，后来咨询公司把各个部门的人组织起来，让每个部门对自己的核心工作内容进行阐述，大家很快达成了理解，之前困扰的问题也迎刃而解了。

从这个案例我们可以近距离地看到缺乏「真正」的沟通，会对工作效率、甚至公司的正常运作产生多大的影响。其实「烟囱」现象在项目管理中更为常见，由于项目中的人员大都是从各个部门中临时调用过来的，彼此间缺乏必要的了解，又没有统一的工作平台，遇到问题很容易脑补出很多“事实”，并把大部分责任推给其他同事，大大地阻碍了项目进展，可以毫不夸张地说，项目沟通虽然看不见摸不着绝对是影响项目进展的第一名！

在项目管理中，专门将沟通管理作为一知识领域，其基本原则是及时性，准确性，完整性和可理解性。项目经理的时间分配应该是3-7法则，即30%时间用于管理，70%时间用于沟通，可见沟通的重要性。

这里不对项目沟通中主观因素进行分析，比如项目人员的性格等等，具体说说项目沟通中可控的部分：项目管理工具，如何借助专业的项目管理系统加强项目人员的沟通，润滑工作关系，更高效地推进项目。

为了更好的理解，这里还是以iMIS-PM项目管理系统为例，在iMIS-PM中提供多层级、多渠道的沟通平台，通过工具的力量，保证各类信息的及时准确传达，避免「烟囱」现象的发生，具体来说分为以下几大类：

会议纪要

n 会议纪要： 项目组线下沟通内容以会议纪要形式提交，形成会议纪要列表，可继续编辑，审阅、发布。

n 会议中需要跟进的问题用iMIS-PM的问题管理模块进行跟踪。

Benit: 汇总项目成员各类意见，保证项目中每一次的会议记录可追溯，会议核心议题可落地，可追踪。

预警和提醒

n 项目/任务状态更新时，系统自动发出消息提醒（如任务启动提醒、任务定期提醒、任务完成提醒、添加备注提醒等）；提醒消息可以短消息、邮件、手机短息的形式发送给相关项目人员。

n 用不同颜色指示灯显示正常进行、轻度超期和严重超期的项目/任务。

任务定时提醒，支持将各种会议、约定设置提醒，系统按预设的时间和方式提醒相关人员提前准备工作材料。

n 可与微信等即时通讯工具集成，将预警提醒消息推送到个人移动终端。

Benit: 最大程度避免信息传达不及时、不顺畅，降低项目人员因信息传达不及时造成的项目风险。

任务备注

n 在项目任务中添加备注。备注的主要作用是沟通交流，方便上级对下级的工作指导和平级之间的工作交流。

n 添加备注时有多种提醒方式，可以对相关项目人员进行消息提醒。

Benit: 清晰下达任务指令、方便上下级沟通，避免信息在传递过程的衰减，失真。

项目信息发布、汇报

n 支持信息发布功能，可将信息发布给项目干系人（参见信息发布），发布的信息可提醒到相关项目人员。也可通过表单的形式在项目主页发布重要信息。

n 项目任务执行中的工作记录可以对之进行评注和回复，帮助任务下达人和执行人之间进行互动沟通。

Benit: 帮助项目经理传递项目信息， 及时提醒所有项目人员、项目干系人，同时通过多轮互动沟通，保证项目实施工作始终朝着预期方向前进。

自动生成工作报告

n 根据报告期间的任务和工作记录自动生成工作报告，方便项目经理、各级领导查看。

Benit: 智能高效，减少重复工作。

当然，任何项目的成功都是“硬件”和“软件”的高效组合，项目管理系统固然能提供一个好的沟通机制，不过更重要的是，每一个项目人员都能够抛弃偏见，在大方向上达成共识，在沟通的过程中多做思考，并设身处地站在对方的角度思考问题，求同存异，这样在面对各种各样的难题的时候，能得到一个相对准确的解决方案，不断推进项目取得新的进展。