在微信已经发达到24小时随时在线，随时可沟通的现在，邮件的重要性似乎正在下降，越来越多的人宁可选择在微信中直接用语音来说，也不太愿意写一封邮件了。
但即使如此，邮件在商务沟通中，还是占据着非常重要的份量。工作安排、活动通知、方案汇报、正式邀请等事项一般都会通过邮件进行完成。
在日常工作中，不知你有没有碰到过这样的情况：
邮件写完之后，发现忘了添加附件，发出去之后急急忙忙加了一句“不好意思，刚才忘了添加附件……”
没有主题就把邮件发了出去，双方来回的邮件中一直挂着“无主题”几个字，好不尴尬。
邮件里写了好多内容，对方却一直没有给你回复……
通过邮件可以观察到一个人的工作状态，所以，邮件也是一个展示自己的平台。
邮件用得好，升职跑不了。
为了让大家使用好电子邮件这个工具，少犯错，今天这篇文章总结了一些使用电子邮件需要注意的要点，以及千万不要做的事情。
需要注意的7点
1、一封邮件只说一件事情
一封邮件不要表达多件事情。如果想讨论多件事情，可以分别写多封邮件探讨。
2、标题要简单直接
标题要简单直接，并要注意主题的细节。如果想给大家发周会备忘录，标题写成“周会备忘录”不如写成“周会备忘录-20170920”更好。
邮件有一个好处是可以随时搜索查看，日后去搜索的时候，邮箱里躺着一堆“周会备忘录”和带有日期标记的“周会备忘录”，哪种做法会更好？不要怕麻烦，越细致越好。前期的麻烦是为了后续沟通更加节省双方的时间。
3、适当使用标签
如果特别重要、紧急，可以在标题加上“【重要】”、“【紧急】”甚至可以加上“【今天内回复】”的标签。
收件方很可能每天收到几十封邮件，通过这样的方式让对方先看你的邮件，以免漏掉了重要信息，耽误项目进展。
4、开头要称呼对方
相比“Hi”和“Dear”，不如直呼对方的名字，而且注意一定不要把别人的名字写错！每个人都会特别在意自己的名字，写上对方的名字是礼貌和尊重，也会让对方有更多好感。
5、邮件开始就要说明来意
邮件的整体结构可以为：表明主题、细节阐述、小结。表达上尽量简洁，所有信息围绕主题，不相关的内容删掉。
6、别忘了添加附件
很多人发邮件经常犯的一个错误是邮件发出去之后，发现忘了添加附件。所以发邮件的时候最好的习惯是：先添加附件，然后写正文，然后是主题，最后写上收件人。这样可以避免忘记发附件的尴尬。
为什么正文在前，主题在后，收件人在最后？很多邮件在写的时候并不知道如何准确地表达主题，所以如果在主题上卡壳了，在邮件正文写完之后，主题自然也能写得更明确。收件人放在最后写是因为怕邮件写到一半，不小心误发了出去，从而造成尴尬。
7、注明收件人变化情况
在多人讨论的邮件中，如果删掉了某个收件人或添加了某个收件人，要在邮件一开始注明。比如在邮件一开头注明“+张明”，或者“-王二”，这样所有收件人知道哪些人加入了讨论，哪些人离开了讨论。
为你加分的细节
1、能用文字的就别用图片
首先加载速度慢，在手机上看更是效率低。其次不能检索，后期查起来太麻烦。最后每个人的审美不同，正常的文字至少不会减分。
其实这事和在微信上沟通是一样的：能发文字就别发语音。
2、简化邮件中的链接
如果有链接需要添加，那就去用专业网站缩短它。看起来简洁明快，不会让人觉得反感。可参考的“短网址”网站如百度短网址。
这些事情不要做
沟通的第一原则：能当面沟通的不要通过电话，能电话沟通的不要通过文字。如果当面沟通或电话沟通更合适的内容，就不要写电子邮件。否则就是浪费自己和对方的时间。
1、写收件人感兴趣的事情
别写自己的事情，写对方感兴趣的事情。从一开始就写能引起对方兴趣的事情。
2、不要讨论复杂话题
电子邮件适合阐述“事实性”的内容，比如会议纪要、合作备忘、周报等内容，尤其适合在一些口头讨论形成共识和决议的时候，作为“双方共同认可”的内容作为备忘。
不要通过电子邮件讨论有复杂议题或有重大分歧的话题，尤其涉及多个人的时候。这种情况更适合约一个工作会议讨论解决。
3、不要讨论机密
不要在邮件里讨论公司机密或别人的隐私。对于规范的公司而言，公司邮件是公司资产，如果不希望被讨论的内容被别人看到，不要在邮件里讨论。这既是对公司的保护，也是对你自己的保护。
4、区分发送、抄送与密送
发送（TO）给需要知悉且希望对方回复的人（收件人），抄送（CC）给“需要知悉但不需要回复”的人，不要使用密送（BCC）。
收件人是沟通的直接对象，邮件正文放上收件人的名字。与这个主题相关的人是抄送对象，可以不写抄送对象的名字，你认为需要知悉这件事情的人都可以抄送给对方，但是请谨慎使用，因为每个人每天都会收到很多邮件，不要打扰与主题无关的人。
“密送”这个功能的设计本意是希望所有的收件人/抄送人不知道密送对象，但这个功能的设计就像把大家的讨论给某个人“打小报告”。认为这样的态度不够敞亮，非常不提倡使用“密送”这个功能。
5、谨慎使用自动回复功能
如果设置，请务必对同一收件人发送一次。有些人在休假或外出的时候，会将邮箱设置自动回复，这本是好意。但有些系统会对每一封邮件进行自动回复，这对收到自动回复的人是一个极大的骚扰。在设置自动回复功能的时候，务必多测试几遍，仅对同一收件人发送一次。
6、不要发泄情绪
发出去的邮件就是泼出去的水。如果看到别人邮件让你情绪激动或者愤怒的时候，不要发邮件。发邮件把对方臭骂一顿或许很爽，但是发完之后你一定会后悔。如果你要发泄情绪，不妨在自己的个人笔记里骂，不要写在邮件里。
重要的邮件写完之后最好再检查一遍，看看有没有不合适的表达。越是重要的邮件，越要多小心细致。如果不是特别紧急，也可以在邮件写完之后，喝点东西，或者和同事聊几句，过一会儿再来看看自己之前写的邮件有没有不合适的地方。
还有一个办法是：可以找一位同事帮忙看看邮件中有没有不合适的表达。他提的意见可能不一定中听，但作为“普通读者”的意义和价值非常重要。他如果有不好的感受，一定要用更好的表达方式去写这封邮件。
文章选自《职场写作速成指南》第1课时
主讲老师：师北宸
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