【会展圈】一场会议策划的“灵魂”在哪里？如和做好服务？

大家好，今天和大家共同讨论一下，一场会议的“灵魂”到底什么？我们如何更好的策划一个会议、服务一个会议、经营一个会议呢？接下来一起看看吧，会展圈，会展人自己的圈子。

无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题:

1:需要做些什麽?

会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此 第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工 作的计划。

2:谁来筹划会议?

从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

3:主要会议类型:
销售会议:一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。

年会:可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。
产品发布会:是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
研讨会:是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。

专业会议:是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。

奖励会议:是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
培训会议:一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实 现某些目的和目标。

4:会议筹划步骤: 目的和目标:确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些:

# 培训 # 通知 # 教育 # 探讨问题 # 做决策# 引入新事物或介绍新人员# 激励 # 开发 # 展示 # 促进与改善 # 解决问题# 讨论如何赢利 # 赢利

5:在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要 求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了:

# 预计召开会议的日期;
# 会议预计召开几天;
# 打算在什麽地方召开会议;

# 会议形式或程序是什麽;
# 需要多大的场地;
# 以前开过这样的会议吗?结果如何;
# 将有多少人到会;
# 会议预算是多少;
# 与会者对费用开支很在意吗?
# 打算选用什麽级别的酒店和设施;
# 打算选用最高级的房间标准是什麽;
# 谁来制作会议邀请函;
# 会议需要向与会者打印相关资料吗?
# 会议的发言人有哪些?
# 会议需要什麽样的视听设备;
# 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;
# 与会者可以携带家属吗?
# 打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?# 有谁来承担这些活动的费用。

仍然需要做些什么准备、会议操作的要点

会议操作
1、 策划

策划是会议的生命力所在，独具匠心的策划是会议成功的前提。策划包括:主题择 定、模式定位、议程安排、组织协调、公关关系、媒体报道。

2、 设计 别出心裁、引人注目方能使会展和大型文化体育活动引人入胜。富有创意、令人称绝是我们努力的方向。从会议环境、会议布置到大型展览都能显示出独特的格调、非凡的品位，充分诠释会议的宗旨是客户的意图。

3、 设备同声传译、多媒体、宽带网、移动通讯。

4、 宣传会议的目的是制造影响，发挥广告难以发挥的作用。会议效应在一定程度上就是媒体效应。有效组织媒体对会议进行颇具影响力的宣传报道是本公司区别于其他同行的显著特点 之一。

5、 服务本公司能为政府部门、非政府组织、公司等各类企事业单位提供会议所需的相关服务

●酒店、会场、餐饮、交通。 ●礼仪迎送。

●营造气氛:彩旗横幅、氢气造型气球、烟花礼炮、广告礼品设 计制作。

●配套设施:会场布置、音响设备、同声传译、录像摄影。

●会议闲暇时间的观光、购物、娱乐等。

6、 人才培训为酒店管理人员的境内境外培训和学历教育提供服务。

会议策划之 会议活动也要注重个性化

通过以上介绍，相信您已对操作会议有了一个大概认识，从中不难看出真正操作好一 个会议，从筹划开始，到具体操作并落实每一个细节，其过程相当辛苦和复杂多变。如果是在主办单位所在地举办会议，因为各方面关系熟一些，可能操作起来会比较顺利，如果是在外地举办会议，那麽会议操作的难度会提高，很多因素是您预先无法预料和控制的。

1、工作量大，涉及面广，事无巨细，亲历亲为。会议执行人员需耗费大量体力和脑力。2、由于会议形式多样，不是每一个会议执行人员都经验丰富，需要相关人士的指点。

3、由于要与不少相关单位(酒店、机场、餐厅、广告、印刷厂商、车队等)发生联系，

就某一问题进行谈判，达成利益合作，势必牵扯到付款问题。这样会产生多头付款现象，对财务操作带来不便。

有没有什麽办法可以化解这些问题呢?有!您可以找一家在会议举办地服务行业中较有 影响的企业(例如:会议中心、旅行社或者象我们一样的网站)。这些企业由于专业，可以 在诸多方面对您的工作进行协助和建议，而您呢，则可以将有限的精力和时间用在最需要您 的地方，同时有了他们的支持，使您操作的会议更有声有色、锦上添花，获得各方面的认可与赞誉。

会议策划之 活动:适应不同的口味

会议一般要为与会者及其随行家属安排一次或几次特别活动。特别活动可以是在会议正在召开时组织与会者家属进行的项目，也可以是会议期间专门安排的与会者及其家属共同参加的活动。了解与会者的身份:

为与会者安排活动之前要了解他们的身份背景。他们是否与去年的与会者一样?今年的新的与会者，可以为他们安排以前成功的活动吗?如果与会者还是去年那一群人，那麽活动不必比去年的更大或更好，但却必须与去年的活动有所不同。

由于不同会议的与会者有不同的性格特点，所以在此主要的责任就是你所计划的活动 要适合与会者的口味。

会议期间可以安排的特别活动一般有:

# 观光旅游;
# 宴会;
# 乘船游览;

# 看地方戏曲;
# 欣赏芭蕾舞演出;

# 垂钓;
# 水上活动;
# 海边晚会;
# 聚餐;
# 化装舞会;
# 主题晚会;
# 参加地方传统节日活动。

会议策划之 预算:财务目标的工具

1.制定财务目标
财务目标必须与公司和项目的总目标相一致。 有些时候，项目目标是信誉目标而不是赢利目标。(如:年终庆祝大会可能是为了增强公司在员工心目中的良好信誉和感谢他们在这一年创造了良好佳绩。该活动的开支最有可能全部由某个部门来负担，根本不是期望从中赚钱或是压缩开支。)

另一些时候，项目的核心财务目标是为了赢利。(如:面向公众的培训班和展览会，必须赚到钱。)

2.制定预算
预算是协助你实现财务目标的一个工具。预算中的费用有两类: 固定费用:它不随着活动的参加人数而变动，即使实际收益少与预期收益时，固定费用也不变。项目的市场营销费是一种固定费用。 在筹划活动过程中，同各方面谈判协商时，必须考虑你所编制的费用预算。在合同即将签定时，问问自己留了多大余地应付因天气或其他因素而产生的出席人数的变化情况。 确保任何谈妥的定金或违约费在你方需要支付时你的预算上能提供这笔钱。

可变费用:它是根据出席人数或其他因素的变动而变动的。餐饮费用属可变费用。

您仍然需要做些什么

有了合作伙伴，并不意味着作为会议执行方的您就没有什麽可做的了，其实还是有不 少工作需要您自己去做(牵扯到您所在的企业内部信息，外界不好介入)，您只是由原来的 事无巨细、亲历亲为，变为更多的在全局上的运筹帷幄。

1、 在会议开始之前，全局性的总体策划还得由您来做，做出会议进程“时间进度 表”——前面介绍过。

2、 一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议，并确认各单位与会代表人数。

3、如果会议形式比较郑重，除电话联系外，需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复(如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作，您还得与印刷厂商协商处理)。

4、 取得合作伙伴开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与合作伙伴签署相关协议、合同，以法律手段保护自己的合法权益。

5、 您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，如果会议内容并不涉及内部机密，也可将情况告之合作伙伴，请他们协助制定。

6、在有了合作伙伴帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，根据“时间进度表”进行及时的询问，落实计划的进度。

7、 会议开始时参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时可以认识新朋友， 加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的，您还得负责收取会务费。

8、 报到结束后，及时通知合作伙伴最准确的人数、房间数，多出或少出的房间 及时与酒店协商解决，避免酒店和您不必要的麻烦。

9、 正式会议开始之前，检查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和特殊 设备)，确保万无一失。

10、 与合作伙伴协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。
11、 作好会议期间的协调工作。
12、 制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算，定金一般是先预交总费用的50%，其余费用会议结束时一并解清。

13、 会议结束后，根据实际情况做出此次会议的总结报告，备档。

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