1995年东陶(中国)成立，其母公司是蜚声全球的日本东陶机器株式会社，即大家耳熟能详的高端卫浴品牌“TOTO”。目前，东陶(中国)已经在上海、北京、广州、厦门、深圳、南京、重庆、武汉分别设立了8家分公司。作为一家外资企业，在国内如火如荼信息化的进程中，东陶(中国)有着自己的节奏和特质。
相对于早期的国内信息化进程较慢，东陶(中国)的信息化布局除了日本总部全球化战略的SAP系统之外，企业还部署了OA软件和CRM系统。
基于东陶(中国)以“销售”为主的定位，和日企严谨的经营理念，东陶(中国)对信息化建设有着自己独到的理解。
信息孤岛
东陶(中国)有8家分公司和13个据点，分布非常广泛，分为华南和华西、华北以及华东，所以，其信息化面临的一个核心问题就是需要解决异地的问题，这是他们选择信息化系统平台的初衷。
东陶(中国)信息主管张琦解释道：“这是普遍性的问题，包括异地也好、跨部门协作也好，应该说大部分公司都会碰到这个问题，更进一步的诉求就是解决信息孤岛的问题，也就是数据整合的问题。”
基于异地办公平台的OA系统定位，东陶(中国)在2011年上线了国内某厂商的OA软件，然而在使用过程当中，他们不得不面对两个实际问题：一是东陶(中国)每年都会有一到两次的组织结构的变更，二是公司岗位的角色有很多兼职。每次变更都要把OA系统全部停掉，所有流程都不能在系统上走，这差不多需要一个月左右的时间，而且兼职造成的流程性错误也很频繁，这些对公司的业务会造成很大的影响。为了更好地适应企业发展，他们在2014年7月正式上线了致远协同管理系统。
这有两个方面的考虑：
第一个是简便零代码的业务定制模式，这考虑的是效率和时间成本。
张琦跟我们谈到，东陶(中国)的信息化板块隶属于东陶事业管理本部下属总务部的IT科，整个科室成员并不多，只有三个人负责中国地区所有据点的信息化工作，人力不足，所以高效的业务定制模式是他们所关注的。
第二个就是系统对他们特色组织架构的建模，针对东陶的兼职问题，以及对组织架构调整时间周期的要求，他们希望可以灵活地调整和使用。
再接下来，就是对整体流程的支撑度了。
“当时解决的问题主要集中在我们的审批流程上面，把所有原OA软件上的单据，移植到致远的协同上，完成原有OA功能之后第一阶段就结束了。” 他们上线第一阶段的初始目的已经达到。
这么庞大的数据和复杂的架构问题，移植过程中是否遇到问题?
“具体来说，移植是没有问题的，因为原有OA系统用了多年，我们对系统的熟悉程度比较高，配合度也比较好，而且移植的单据以前都有。”
那么问题在哪儿?
张琦又聊到了东陶(中国)的组织特点，当东陶组织架构变动之后，流程都要重新做编辑。当时他们使用底表去固化每个单据的审批流，因此职位一旦变更，底表也要改变，每次改完之后核对的工作量非常大，这是他们一直碰到的问题。
但到2016年，他们改掉了底表固化的模式，以员工角色为定义，这带来的效果就是工作量得到了极大的缩减。
而这个以角色为属性的辅助底表即致远协同管理系统的特色之一：它由七个权限定义一个人在组织中的位置，核心角色就一个岗位。这就完美的解决了东陶(中国)的多角色组织架构问题。
效率和成本
第一阶段完成后，接下来开始对东陶的业务需求进行实现，这个时候开始有了各业务部门对系统提出新要求，如店面管理部门对店面装修以及抽样进行管理的需求等，而这些新要求和需求都是依靠致远CAP业务定制平台做的定制化开发。
为什么所有需求都是在致远协同平台解决，而不是选择更专业的业务系统?
“因为业务部门会先根据需求来做选型，先去找一家开发公司说有这样的需求，你给我一个评估和报价，然后我们IT科会做比较，同样的功能可能涉及到内容、数据或是原始的模型在协同系统上已经有了，那么再重新开发的话成本会相当高，而且会有风险。但是我们在现有协同系统上做，可能只是经过一些简单的调整就能达到要求，风险也比较低。对我们来说，系统越少越好，如果企业每个需求都要部署一个单独系统的话，整合就是一个大问题，我们的目的是希望数据流能够逐渐归口，所以不太愿意重新开发。”
张琦其实谈到了企业在上信息化系统时的一个普遍问题，即复用性和快速迭代。如果单独开发系统，不管是对系统的维护，还是将来要打通系统的流通等，都是一个巨大的成本问题。效率和成本，永远是企业的大命题。
协同的关键
“协同上最核心还是审批流，因为我们的行政审批会越来越多，我们希望把它作为一个标准化的流程固化，原来都是通过线下发邮件来实现的。”
什么是协同?我们提取几个关键词来看：协作、同时、一起、互相。信息化时代，协同也成为企业管理的重要关键词，对于东陶(中国)来说，因其业务的性质，经销商和店面管理是整个链条上的重要环节。
东陶(中国)对经销商管理上有自己的一套标准，比如每两年就要重新规划店面的装修;每当发布新产品，经销商都要根据东陶(中国)的标准进行出样展示，等等。从这些细节我们能感受到其对严谨性的重视。
东陶(中国)的经销商店面装修管理流程包括：经销商提交申请，比如什么场地、多少面积、现场图纸等全面提交，然后东陶的店面设计科会做整体设计，选配他们的出样样品，再到店面管理科去监督整体流程的管控。
目前，已经有几十家旗舰店级别的经销商在致远协同管理平台上。
“所以这里面包含了很重要的因素，一方面是装修流程的控制;第二方面是出样样品的控制，他们需要在手机端拍照，有报备，有图纸审核，所有的流程全部都是在致远协同上做的。”张琦补充道。
通过这个系统，一方面，他们的经销商管理逐渐正规化，把流程全部固定下来，形成了标准化管理。另一方面，每个流程都达到了可控或者可见。
而最后，所有完整的数据都会以报表形式体现出来。比如装修时长、KPI，使用了多少补充的样品、分别是哪些等等，它又反过来支撑了东陶整个经销商的管理，形成了一套闭环。
提到数据，目前东陶(中国)分为两部分，一部分是业务性数据，基本上都在SAP系统中;一部分是事务性数据，包括财务单据和经销商数据等都在协同系统上。
在数据层面，其实很多企业会在协同管理系统上进行数据的连接、梳理、分析、出报表等，但东陶(中国)并没有全盘参考，这也是其严谨性的体现，他们需要考虑几个方面，比如对协同上的数据的定义、安全级别等，他们要对风险负责;另外一方面就是成本问题，所以这是一个综合的考量。但他们已经在做协同上财务数据和SAP的对接，将于年底上线。
相较于大刀阔斧的改革，严谨的东陶也许会让你觉得“谨小慎微”，但信息化其实是很“私密”的，它不仅需要根据企业的行业、发展阶段、业务构成等做综合分析，更本质的还有企业自身的特质和性质，也就是他的文化血液，这是核心的东西。
但有一点，企业诉求都是一样的，即对信息化系统的稳定性以及是否能够长期支撑公司业务的发展。
“所以基于这个考量，我们选择了致远协同管理平台。这些年用下来，平台本身的稳定性是一个基础，正因为稳定性，所以我们的员工在使用过程中，会把自己的想法、把原来并没有在系统上体现出来的单据或者管理需求提出来，而这些又将优化我们的管理。”
谈到未来的规划，张琦提到目前各业务部门对系统运行的需求越来越多，接下来就看需求如何解决，他们倾向于在现有致远协同系统上做改变或提升，这也是接下来他们要去做的事情。
本文来源：北国网
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