一文讲透：档案整理中的“一文一件”与“按卷归档”

一、新手档案工程师的常见困惑

初入档案行业的工程师，往往会在一个最基础的问题上纠结许久：这份文件到底该“按件”整理，还是“按卷”整理？

无头绪的档案整理工作

有人拿着一份合同和它的招投标文件、决议材料，不知该不该装订在一起；有人面对一堆人事任免通知，犹豫是每份单独编号还是合并成卷；还有人听说“2000年以后都改按件了”，于是把所有档案一股脑全拆成单份——结果科技档案检查时被判定不合格。

这些困惑的根源，在于没有真正理解“件”与“卷”是两种不同的档案保管单位，各有其适用场景。本文将从政策规范出发，结合企业常见档案类型，帮你彻底厘清这个问题。

二、政策规范怎么说

（一）什么是“件”——按件归档

“件”是归档文件的整理单位，强调每份文件的独立性。根据《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015），归档文件一般以每份文件为一件。具体而言：

• 正文与附件为一件
• 文件正本与定稿为一件
• 转发文与被转发文为一件
• 原件与复制件为一件
• 报表、名册、图册等一册（本）为一件
• 简报、周报等材料一期为一件
• 会议纪要一般一次会议为一件

按件整理的档案，其基本保管单位是“件”，需要在文件首页加盖归档章。这种整理方式更注重文件的个体性和计算机管理的便利性。

（二）什么是“卷”——按卷归档

“卷”是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。简单说，就是把相关的多份文件按照一定规则组合成一个案卷。

按卷整理的档案，其最大特征是形成案卷封面、卷内目录和备考表。以案卷为单位整理就是“立卷”，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系，将其组合成案卷。

（三）权威规定：什么档案用“件”，什么档案用“卷”

《机关档案管理规定》对此有明确界定：文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件（张）等为单位进行整理；科技档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进行整理。

科技档案的整理还需参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008），该标准规定了科技档案案卷的组卷原则和方法。

关键在于：两种方式并非“新替旧”的关系，而是各有适用场景。

三、企业常见档案类型归档指南

以下结合企业实际，逐一说明各类档案应该采用哪种归档方式及原因。

（一）人事档案：按卷归档

归档方式：以“卷”为单位，实行“一人一卷”。

为什么：人事档案的核心特征是以“人”为中心。一个人的履历、学历、劳动合同、考核、奖惩、培训等材料，必须作为一个整体来反映该员工的全貌。如果按“件”拆开，不仅无法完整了解一个人的职业生涯，查阅时也需在多个位置翻找，效率极低。

整理要点：按照《干部人事档案工作条例》等规定，人事档案需经材料鉴别、分类、排序、技术加工、页码编制、装订等环节，一般分为履历、自传、考核、学历、政审、党团、奖励、处分、工资、任免等十大类。

（二）财务（会计）档案：按卷归档

归档方式：以“卷”为单位，按年度、按类别立卷装订成册。

为什么：会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告等，它们之间存在严密的勾稽关系——凭证支撑账簿，账簿支撑报表。只有按卷完整保存，才能保证财务数据的可追溯性和审计的完整性。按件拆开会导致账证不符、账表脱节，丧失会计档案的凭证价值。

整理要点：会计凭证一般以“月”为时间断限整理，同一月份内按收款、付款、转账顺序排列。会计年度终了后，将装订成册的会计档案整理立卷。

（三）项目工程档案：按卷归档

归档方式：以“卷”为单位，按项目或项目阶段组卷。

为什么：一个工程建设项目从立项、设计、招投标、施工到竣工验收，会形成大量文件。这些文件之间存在天然的因果链条——没有立项就没有设计，没有设计就没有施工，没有施工就没有验收。只有按项目组卷，才能完整呈现项目的全过程，便于后续审计、运维和改扩建时查阅。

整理要点：建设项目文件整理需遵循《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）和《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）。可按项目阶段（立项审批、勘察设计、招投标、施工、监理、竣工验收等）分别组卷。每个案卷需单独编制卷内目录。

（四）研发（科研）档案：按卷归档

归档方式：以“卷”为单位，以课题或项目为单位组卷。

为什么：研发活动具有明确的课题属性和阶段性——从开题、研究试验、总结鉴定到成果申报、推广应用，每个阶段环环相扣。按卷归档能够完整保留研发的全过程记录，包括失败的经验和数据，这些都是后续研发的重要参考。

整理要点：一般按科研课题的准备、研究试验、总结鉴定验收、成果奖励申报和推广应用五个工作阶段整理组卷。课题简单的可按课题组卷，文件较多的可按阶段分别组卷。最能反映课题概况的材料（如开题报告、论文、成果鉴定材料等）可整理成综合卷，排放在全部案卷之首。

（五）奖项及荣誉档案：按件归档

归档方式：以“件”为单位，一件实物即为一件。

为什么：奖状、奖牌、奖杯、证书等荣誉档案，每件都是独立的实物，彼此之间不存在像项目文件那样的内在逻辑关联。按件整理便于逐一登记、编号、拍照和展示利用。

整理要点：荣誉档案按颁发时间先后编流水号。归档目录应按件编制，内容包括序号、档号、获得者、授予者、荣誉称号、实物名称、时间等。建议同时将每件荣誉实物拍照，纳入照片档案管理。

（六）实物档案：按件归档

归档方式：以“件”为单位，一件实物即为一件。

为什么：实物档案（如印章、纪念品、牌匾等）与文书档案不同，每件实物都是一个独立实体，无法像文件那样合并装订。按件整理是最自然、最便于管理和利用的方式。成套的实物以一件计。

整理要点：实物档案可按物品种类分类，逐件编制目录，在管理软件上著录各项目要素。

四、一张表总结

档案归档整理一张表

五、给兰台新手兄弟姐妹的几点建议

第一，不要一刀切。“2000年以后都改按件了”是误解。按卷和按件是并存的两套体系，各有适用场景。

第二，判断标准只有一个：看文件之间是否存在“必须作为一个整体才能理解”的内在联系。有联系则按卷，无联系则按件。

第三，注意卷盒和归档文件盒不能混编。按卷整理的和按件整理的档案，编号体系完全不同，不能连续编盒号。

第四，关注政策动态。《企业档案管理规定》（国家档案局令第21号）已于2023年10月1日起施行，对企业档案工作提出了更明确的要求。企业档案的保管期限分为永久和定期两种，定期一般分为30年、10年。

第五，善用工具，但不忘业务本源。

档案整理方式的选择，归根结底是对业务逻辑的理解。理解了“为什么”，具体怎么操作反而清晰了。目前市面上的数字档案管理系统，大多已能同时兼容“按件”和“按卷”两种整理方式，支持文书、科技、人事、会计等各类档案的分类管理。以成都中禁创科等厂商提供的针对企业轻量化数字档案管理系统为例，系统可按照组卷、单件等不同规范灵活配置，覆盖企业常见的档案门类。工具的价值在于将规范化的整理流程固化下来，减少人为差错，提升工作效率——但前提是，档案工程师自己先要搞清楚每一类档案背后的业务逻辑。工具辅助执行，但判断永远在人。

档案整理看似是技术问题，实则是对业务逻辑的理解问题。当你真正理解了每一类档案背后的业务逻辑，该用“件”还是该用“卷”，答案自然就清晰了。